潘麗莉

摘要 人事檔案的管理工作是人事工作的一個(gè)重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據(jù)，為合理調(diào)配使用人力資源提供可靠的信息參考，是單位了解考察和使用員工的重要依據(jù)，是處理與個(gè)人有關(guān)的各種問(wèn)題的重要信證。

關(guān)鍵詞 人事檔案 人力資源 管理 知識(shí)經(jīng)濟(jì)

現(xiàn)如今，社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，世界市場(chǎng)被逐漸連接為了一個(gè)整體，企業(yè)作為經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的主要參與主體，其規(guī)模不斷擴(kuò)大，競(jìng)爭(zhēng)也越來(lái)越激烈。人事檔案是企業(yè)最重要的檔案，檔案內(nèi)容涉及全體職工的基本情況、精神面貌，是組織部門(mén)人員招聘、培訓(xùn)、審核、評(píng)定的基礎(chǔ)，也是企業(yè)參與市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)的參考依據(jù)。眾所周知，人力資源管理受到的關(guān)注愈加變大，而人事檔案作為人力資源協(xié)調(diào)與配置的關(guān)鍵，更是起到了重要的作用。

一、企業(yè)人事檔案的概述

企業(yè)人事檔案，指企業(yè)的勞動(dòng)或人事部門(mén)在招聘、培訓(xùn)、考核、選拔以及任用等工作環(huán)節(jié)中形成的區(qū)分人的經(jīng)歷、政治面貌、具備的技術(shù)水平、工作的日常表現(xiàn)以及工作崗位的變遷等相關(guān)情況的記錄性材料，是對(duì)一個(gè)員工全方位的考察依據(jù)，亦是國(guó)家檔案的重要組成元素。具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)人事檔案能夠從側(cè)面反映全體職工的面貌，是對(duì)職工活動(dòng)的客觀記錄，通過(guò)圖表、數(shù)據(jù)等展現(xiàn)企業(yè)歷年來(lái)的經(jīng)營(yíng)情況，也便于企業(yè)提高查詢(xún)速度和工作效率。另外，人事檔案都是經(jīng)過(guò)部門(mén)認(rèn)可的真實(shí)記錄，具備權(quán)威性和科學(xué)性，并以個(gè)人為保管單位，體現(xiàn)企業(yè)的性質(zhì)與工作情況。

二、進(jìn)一步做好企業(yè)人事檔案工作的思考

做好企業(yè)人事檔案工作是一項(xiàng)任重道遠(yuǎn)的工作，上級(jí)檔案主管部門(mén)要制定相關(guān)的企業(yè)人事檔案管理規(guī)章制度，明確企業(yè)關(guān)于人事檔案管理的責(zé)任，企業(yè)本身從領(lǐng)導(dǎo)到每個(gè)部門(mén)、每位職工要認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性，自覺(jué)參與這項(xiàng)工作，不能只是檔案人員單打獨(dú)斗。

（一）提高企業(yè)人事檔案工作者綜合素質(zhì)

1.人事檔案工作者要有具備較好的政治素質(zhì)，熱愛(ài)檔案事業(yè)，勤奮工作，熟悉國(guó)家政策、法律法規(guī)和規(guī)章制度，堅(jiān)持原則，保守機(jī)密。2.人事檔案工作者要經(jīng)常性地參加專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，廣泛了解人事檔案工作的相關(guān)知識(shí)，努力提高人事、歷史和現(xiàn)代化管理等知識(shí)水平和開(kāi)拓創(chuàng)新能力，不斷提高業(yè)務(wù)工作能力，為做好本單位人事檔案管理工作水平提供可靠保障。3.人事檔案工作者在日常工作中要加強(qiáng)工作責(zé)任心，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案材料形成過(guò)程與規(guī)律，密切關(guān)注員工情況，對(duì)員工人事檔案材料的形成、積累階段進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，協(xié)助人事檔案材料形成部門(mén)和人員按質(zhì)按量地做好文件材料的形成工作，為人事檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）做好企業(yè)人事檔案收集工作

1.明確人事檔案材料的收集范圍，其基本收集材料包括員工履歷材料；自傳材料；鑒定及考核考察材料；學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；政審材料；黨團(tuán)材料；表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料；涉紀(jì)涉法材料；錄（聘）用、任免、調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、待遇、退（離）休、辭職（退）材料及各種代表會(huì)登記材料；其他材料（如健康檢查、工傷事故處理、廉潔、誠(chéng)信等材料）。

2.建立人事檔案收集工作制度。人事檔案材料的收集是一項(xiàng)貫徹始終的經(jīng)常性工作，合理建立歸檔制度、催要制度、聯(lián)系溝通制度、檢查核對(duì)制度、及時(shí)登記季度、隨時(shí)補(bǔ)充制度等一系列行之有效的制度，可以鞏固并加強(qiáng)收集工作。

（三）做好企業(yè)人事檔案鑒別工作

鑒別是對(duì)文件材料進(jìn)入人事檔案的最后關(guān)口，是對(duì)材料進(jìn)行審查，甄別其真?zhèn)?，判斷其有無(wú)保存價(jià)值、確定是否歸人事檔案。首先要判斷材料是否屬于人事檔案，將人事檔案材料和非人事檔案材料嚴(yán)格區(qū)分開(kāi)來(lái)，各歸其位；其次要判斷材料是否屬于員工本人，經(jīng)過(guò)鑒別、核實(shí)清楚人事檔案的對(duì)象，避免因同名同姓而張冠李戴、錯(cuò)歸錯(cuò)裝或一人多名而將檔案材料身首異地；最后要求確保歸檔材料真實(shí)準(zhǔn)確、齊全完整、規(guī)范整齊、辦理完畢、手續(xù)完備。

（四）做好企業(yè)人事檔案保管工作

人事檔案的保管應(yīng)遵循“安全保密、便于查找”的原則。做好人事檔案保管工作，既要利用其他業(yè)務(wù)工作的成果，又必須緊密配合其他業(yè)務(wù)，將安全防護(hù)措施貫穿于收集、整理、提供利用和轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)，為人事檔案保管提供包括庫(kù)房、裝具、設(shè)備保管、包裝材料和消耗品等物質(zhì)基礎(chǔ)，避免人事檔案受到磨損、丟失、泄密和污損，維護(hù)其完整與安全。只有科學(xué)有序的保管，才能確保單位機(jī)密和個(gè)人信息安全，也才能迅速查找所需檔案，減少多次取放檔案對(duì)檔案的磨損，提高利用效率。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)人事檔案是企業(yè)最重要的信息之一，也是有關(guān)職工的基本信息的記錄，對(duì)企業(yè)人力資源管理起到重要的作用。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈的背景下，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮帶頭作用，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行積極宣傳，結(jié)合管理上的問(wèn)題開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)智能管理，完善檔案內(nèi)容，并逐步提高管理者的綜合素質(zhì)，制定健全的管理制度，通過(guò)積極的方式規(guī)范管理，促進(jìn)企業(yè)更好的發(fā)展。endprint