關(guān)于加強機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設的幾點建議

胡瀟瀟

摘 要：機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案關(guān)系著機關(guān)事業(yè)單位工作人員的考核、調(diào)動、升職、職稱評定等諸多事項，人事檔案的管理在事業(yè)單位日常監(jiān)督管理中具有重要意義。本文將對機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在的現(xiàn)實問題進行分析探討，并對此提出合理化建議。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；人事檔案；信息化管理

機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，檔案的登記、整理、保存、管理這些環(huán)節(jié)是很重要的，這涉及機關(guān)事業(yè)單位人員的人事關(guān)系、社會保障、競聘、升職加薪等等后續(xù)工作，是對機關(guān)事業(yè)單位人員的整個成長經(jīng)歷的記載，是重要的衡量依據(jù)。

1 當前機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中存在哪些問題

（一）機關(guān)事業(yè)單位檔案仍舊以紙質(zhì)資料為主。部分機關(guān)事業(yè)單位管理層對人事檔案管理重視程度不夠，在人事檔案管理上比較隨意。機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理仍多以紙質(zhì)資料為主，不注重電子化檔案的使用，在人事檔案資料上沒有進行電子檔案的制作和儲存。人事檔案多是紙質(zhì)檔案的形式存放，大量的紙質(zhì)資料堆積于檔案室，落后的人事檔案處理方式，落后的人事檔案管理方式，人事檔案數(shù)量之大，在存放上占用較大的空間，對以后的查找工作也帶來了諸多不便。

（二）機關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作較為粗放，管理方式落后。機關(guān)事業(yè)單位人事檔案缺乏專業(yè)人員對檔案進行登記和管理。人事檔案本該是極其重要的人事資料。機關(guān)事業(yè)單位對人事資料的保密、查看權(quán)利等都應有所規(guī)定和限制。但目前的情況是，人事檔案的管理缺乏相關(guān)制度的約束，缺乏專業(yè)人員的管理。沒有嚴格的檔案管理制度和資料調(diào)閱制度，導致了資料存放無序，檔案丟失或信息泄露等問題出現(xiàn)。人事檔案的泄露或檔案的丟失嚴重影響了行政事務的開展，對業(yè)務的順利進行帶來了極大的不便。

（三）機關(guān)事業(yè)單位檔案管理缺乏專業(yè)的檔案管理人員監(jiān)管和管理。機關(guān)事業(yè)單位在人事檔案的管理上缺乏專業(yè)的檔案管理人員。在檔案的初期審查、檔案登記、整理、保存各個環(huán)節(jié)不夠細致、嚴謹。沒有專門的檔案管理部門和管理人員，在檔案資料錄入的初期缺乏相應的檢查核對過程，就容易出現(xiàn)檔案資料不實甚至造假現(xiàn)象。起初的檔案資料的審查、核定過程很繁瑣。人事檔案在保存過程中的分類、歸檔、存放也都是門學問。面對海量的人事檔案資料，如何歸檔、排列，才能提高查閱的效率，如何整理、登記才能體現(xiàn)最有效的信息，都是檔案管理面對的問題。人事檔案管理方式粗放，如果出現(xiàn)資料丟失、檔案放置混亂或資料損毀現(xiàn)象，將對檔案的查找、利用工作帶來極大的困擾。

（四）機關(guān)事業(yè)單位檔案缺乏信息化管理。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平落后，沒有實行電子化資料儲存，進行信息化、數(shù)字化管理的模式。很多機關(guān)事業(yè)單位仍舊以紙質(zhì)資料為主要檔案存放形式。落后的檔案管理形式，在檔案的登記、保存上耗費了大量的人力物力，其次在檔案的使用上也不夠便利。而信息化的管理方式是電子數(shù)據(jù)的存儲，可以存放大量的數(shù)字化信息?，F(xiàn)在是網(wǎng)絡時代，信息技術(shù)發(fā)達，電子化信息傳輸迅速且數(shù)據(jù)共享。這利于資料的傳輸和內(nèi)部交流。同時先進的搜索技術(shù)可以幫助人們迅速地查詢到想要查詢的資料，這比傳統(tǒng)方式效率大大提高。

2 對當前人事檔案管理信息化建設提出幾點建議

（一）利用先進的信息技術(shù)建立數(shù)據(jù)庫，進行檔案的電子化管理。從技術(shù)上給予支持，提高人事檔案管理信息化水平，人事檔案處理實現(xiàn)電子化。電子化檔案儲存量大，儲存簡單，資料傳輸迅速。機關(guān)事業(yè)單位要與時俱進，逐漸建立電子化人事檔案數(shù)據(jù)庫。根據(jù)本單位的需求進行人事檔案設置，通過將資料掃描，錄入電子檔案庫進行儲存，并對檔案資料進行細化、分類，并利用信息技術(shù)設置合適的檢索方式，方便后續(xù)的資料調(diào)閱、查詢。

（二）機關(guān)事業(yè)單位要建立健全完善的人事檔案管理制度。通過嚴格的規(guī)章制度規(guī)范人們的行為，從檔案管理的各個環(huán)節(jié)入手，理清工作程序，通過制度的設立，進一步規(guī)范人事檔案的期初審查、檔案的錄入、檔案的存儲、檔案的調(diào)閱、檔案的保密等相關(guān)環(huán)節(jié)。完善相關(guān)人事檔案管理制度，嚴格監(jiān)督和把控，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生。機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理涉及環(huán)節(jié)眾多，是機關(guān)事業(yè)單位的重要內(nèi)容，相關(guān)人員都要嚴格遵守法律法規(guī)的約束，提高自身職業(yè)素養(yǎng)和操守，注意檔案管理的制度化性和規(guī)范化。同時相關(guān)人員增強服務意識，真正將人事檔案管理工作做到位，合理利用檔案信息，為機關(guān)事業(yè)單位提供人事參考，為機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展做好人才儲備工作。

（三）機關(guān)事業(yè)單位需要培養(yǎng)一批具有專業(yè)知識的檔案管理人才。部分機關(guān)事業(yè)單位對單位人事檔案管理的認識不足，只把檔案管理作為事務性工作來完成，沒有安排專門檔案管理人員負責，更缺乏專業(yè)檔案管理人才。加強機關(guān)事業(yè)單位人才隊伍建設，人事檔案管理信息化，需要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)和現(xiàn)代化檔案管理方式，不斷提高人事檔案管理人員的業(yè)務水平，通過對檔案管理人員進行培訓學習，業(yè)務交流，提高工作人員的政治素養(yǎng)、業(yè)務能力、思想道德素質(zhì)，用先進的理念進行武裝，實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化和科學化。只有建立一支高素質(zhì)的人才隊伍，才能更好地為機關(guān)事業(yè)單位服務，更好地做好檔案管理工作。

（四）加強人事檔案管理的信息化，要積極利用現(xiàn)代科技手段。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡傳輸?shù)陌l(fā)展，檢索是快捷的資料查詢方式。通過檢索，人們可以快速查找到想要查找的資料，極大的提高了工作效率，同時降低了人事檔案管理的經(jīng)營成本。資料檢索的前提是人事檔案的信息化管理，充分利用信息化的發(fā)展，利用數(shù)字化傳輸實現(xiàn)信息共享。提高信息化程度，可以更大的拓展存儲設備的存儲能力，方便檔案資料的存儲工作。同時加強信息安全化建設，人事檔案資料的安全性和有效性是十分重要的，相關(guān)部門和技術(shù)人員要定期對數(shù)據(jù)存儲設備進行檢查和維護，通過防火墻設置等增強網(wǎng)絡的安全性，加強檔案的安全防護。

3 結(jié)論

機關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作要適應時代和社會發(fā)展的需要不斷進行改進。利用先進的科學技術(shù)，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量。引進專業(yè)檔案管理人員進行人事檔案管理，提高事業(yè)單位的人事檔案管理的信息化水平。

參考文獻

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