淺談干部人事檔案材料的收集

卞如冰

摘要：干部人事檔案管理工作就是對人事檔案材料進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動。檔案材料的收集在干部檔案工作中顯得猶為重要，它為干部組織部門全面考察任用干部提供可靠的依據(jù)，也為落實政策、解決待遇、核實年齡、工齡和學歷、套改工資、辦理離退休手續(xù)等問題提供重要的憑證。

關鍵詞：人事檔案；干部；收集

1干部人事檔案材料收集工作中存在的問題

1、材料不齊全，手續(xù)不完備。材料是檔案提供利用最基礎的物質(zhì)基礎，沒有材料，就沒有提供利用工作的存在，有材料而內(nèi)容不完整，數(shù)量不齊全，手續(xù)不完備，同樣也不能很好發(fā)揮檔案應有的作用。干部人事檔案是記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等文字材料，是每個干部形象的縮影，其內(nèi)容應當充實和具體，且應從多角度、多方面來反映一個干部的全貌，以滿足人事工作的需要。由于各種原因，干部人事檔案內(nèi)容反映個人經(jīng)歷、家庭情況及社會關系的多。反映個人的人才類型、管理能力、技術(shù)專長、工作實績、心理素質(zhì)及個性特點少，反映干部現(xiàn)實德才表現(xiàn)和政績、才能方面的材料也不全，對干部鑒定存在評述模式化，很難反映出一個干部真實情況。

2、管理不規(guī)范，材料不集中。材料收集是干部檔案工作的重要組成環(huán)節(jié)，也是豐富檔案內(nèi)容的手段。由于檔案材料形成部門多，且沒有明確的規(guī)章制度，現(xiàn)行的收集方法也主要依靠檔案管理部門主動索要，收集材料的渠道也有其局限性，各部門對檔案材料收集工作的監(jiān)督力度不夠，不少業(yè)務部門為了省事往往不愿將有關業(yè)務材料送交歸入干部人事檔案，致使材料形成不及時，內(nèi)容空泛，只能反映出一個干部的基本情況。

3、檔案意識淡薄，材料不及時歸檔。目前，整個社會和廣大群眾對檔案的意識淡薄，人口流動性的加強，人事檔案的代管都造成了檔案材料的缺失和不及時歸檔，檔案的管理工作落后于現(xiàn)實需要。

2加強干部人事檔案材料收集工作的建議及其對策

1、完善制度，強化意識

干部人事檔案作為人事管理重要的組成部分，我單位一直很重視。我們按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的要求，制定了相應的規(guī)章、制度，并在工作中不斷完善制度。在平時工作中，經(jīng)常地，有計劃地將反映干部德能勤績的材料收集歸檔，及時補充干部人事檔案的內(nèi)容。強化制度建設有助于增強約束機制，提高收集的質(zhì)量，加快收集的進度，縮短收集的時間，避免文件材料散失。

由于干部人事檔案工作是一項內(nèi)部性，保密性很強的工作，因此做好干部人事檔案工作首先在思想上要重視，自覺增強檔案意識；充分認識檔案工作在黨的干部工作和國家檔案事業(yè)中的地位和作用；重視檔案工作，關心檔案建設，增強對基層檔案員的培訓指導力度，不斷提高其檔案意識和業(yè)務水平；進一步增強責任感、使命感和緊迫感，經(jīng)常反復地宣傳檔案工作的重要性，要求干部人事檔案工作人員認真學習鄧小平理論、三個代表、十八大精神，以建設社會主義核心價值觀為指導，忠于職守，熟悉業(yè)務，掌握政策，認真鑒別，嚴把材料關，保守機密，積極主動，認真負責地做好本單位干部、工人的人事檔案材料的收集歸檔工作。

2、改善方法，保證到位

由于形成檔案材料的部門分散，因此干部人事檔案管理部門要經(jīng)常、廣泛地同各形成材料的單位建立起聯(lián)系網(wǎng)，掌握信息，摸清規(guī)律，把形成檔案材料的各有關單位和部門緊密聯(lián)系起來，形成一個各部門、各單位、個人以至整個社會都重視和關心的完整干部檔案信息網(wǎng)，這是做好收集工作的基本保證。干部人事檔案管理部門應不斷創(chuàng)新，研究制定一些切實可行的具體措施，優(yōu)化材料收集方法。如重點收集與普遍收集相結(jié)合的方法，集中收集與經(jīng)常收集相結(jié)合的方法，被動等待收集與主動上門收集相結(jié)合的方法，以及定時、定向、定內(nèi)容和補充收集等多管齊下的方法。

組織、人事、教育培訓等是檔案材料形成的主要部門，在材料形成后的一個月內(nèi)，應主動送交人事檔案管理部門，而現(xiàn)實往往事與愿違。人事檔案管理人就要常常督促，上門或電話聯(lián)系，保證材料能及時到位，并在接收干部人事檔案材料登記簿上登記，做到萬無一失。各有關部門還要積極支持和配合檔案管理人員的工作。

3、按照要求，認真審核

檔案材料是干部檔案的真實寫照，也是構(gòu)成干部檔案的重要依據(jù)。按照干部人事檔案材料收集規(guī)定的收集范圍，對收集歸檔的材料，認真仔細的審核就顯得猶為重要，以確保歸檔材料本身真實無誤、內(nèi)容完整和準確。

檔案材料的審核應把握以下幾點：

（一）出生年月：按公歷填寫到日。干部年齡不但是干部檔案中的重要組成部分，而且是干部選拔、任用的主要標準之一，必須核查準。干部年齡的審核以1988、1999年干部履歷表以及入團、入黨志愿書、“三齡一歷”表為依據(jù)。

（）入黨時間：入黨時間為黨員大會接收為預備黨員之日，預備期為一年。對要歸檔的《入黨志愿書》要按照有關規(guī)定，確認是否是黨員，再審核《入黨志愿書》內(nèi)容是否真實，完整。

（三）參加工作時間：參加工作的時間的審核應以入伍、招工、畢業(yè)分配等檔案歷史資料的填寫情況為依據(jù)。對符合政策規(guī)定，有更改認定參加工作時間結(jié)論的，以結(jié)論為準，沒有結(jié)論的，不與承認。

（四）學歷、學位：“學歷”分畢業(yè)、結(jié)業(yè)、肆業(yè)三種，按國家教育行政部門的規(guī)定填寫最高階段的學歷。凡在各類成人高等教育（電大、函大、夜大、業(yè)大、管理干部學院等）或通過自學考試形式取得的學歷，都應具體寫明。各級黨校培訓進修一年半以下的，不作為學歷填寫。成人教育大中?！秾I(yè)證書》不屬于學歷。研究生課程進修班不與研究生學歷掛勾，不承認學歷。

總之，干部人事檔案材料的收集是干部人事工作的重要組成部分，做好該項工作是對干部人事檔案工作的不斷完善和提升，以便更好的為人才隊伍建設和干部隊伍建設服務。endprint