互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案利用創(chuàng)新的若干思考

張嘉

摘要：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下，現(xiàn)代化的檔案管理與利用工作，對(duì)于檔案管理者提出了更高的要求，我國(guó)檔案利用具有高效性和共享性的特點(diǎn)，管理者需要根據(jù)當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的具體形式，作出最有效的判斷。本文簡(jiǎn)單介紹了傳統(tǒng)方式下檔案管理中存在的問(wèn)題，重點(diǎn)闡述了檔案利用創(chuàng)新策略，從理念、方式乖人才三個(gè)方面出發(fā)進(jìn)行分析，希望提高檔案利用和管理的整體水平。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代；檔案；創(chuàng)新管理

大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息平臺(tái)的建設(shè)以及檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理逐漸被運(yùn)用到實(shí)際的工作中，傳統(tǒng)的檔案管理工作中對(duì)于檔案的利用率較低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的查詢。為了更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，管理人員應(yīng)該意識(shí)到檔案利用創(chuàng)新的必要性，檔案管理人員也要充分發(fā)揮自身的管理職能，在管理工作上進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，促進(jìn)傳統(tǒng)檔案管理向大數(shù)據(jù)檔案管理的轉(zhuǎn)變。

一、傳統(tǒng)方式下檔案管理存在的問(wèn)題

（1）利用的效率較低

如果檔案的使用人要想在短時(shí)間內(nèi)了解到相關(guān)的檔案信息，往往需要提前幾天就進(jìn)行預(yù)約，甚至是親自去檔案館進(jìn)行登記說(shuō)明，然后通過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的等待，才能享受到人工服務(wù)。這種傳統(tǒng)化的管理方式，雖然也是按照相應(yīng)的規(guī)定程序，但是在花費(fèi)的時(shí)間較多，且利用的效率也比較低。

（2）無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一化的查詢

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化技術(shù)的進(jìn)步，人們的需求在一定程度上也產(chǎn)生了一定的變化，對(duì)于檔案的需求等級(jí)不同，其需求內(nèi)容也是不同的。由于需求的不同，檔案館也無(wú)法在短時(shí)間對(duì)大部分人需要的檔案信息實(shí)行統(tǒng)一化的查詢與管理。總的來(lái)看，傳統(tǒng)的管理方式，效率與質(zhì)量都比較低，已經(jīng)無(wú)法與時(shí)代的發(fā)展相互統(tǒng)一，所以必須作出一定的創(chuàng)新和改變。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的創(chuàng)新策略

（1）管理理念方面的創(chuàng)新

首先是在管理理念方面的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理方式在于儲(chǔ)存，而現(xiàn)代化管理的中心思想在于服務(wù)，所以在管理的過(guò)程中強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，深化改革服務(wù)的發(fā)展方向。結(jié)合實(shí)際的工作情況，運(yùn)用好檔案資源，管理者也應(yīng)該及時(shí)向有關(guān)部門(mén)提供一些實(shí)用性較強(qiáng)的檔案，要發(fā)揮檔案對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的積極影響。構(gòu)建檔案的信息化管理，掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，制定完善的檔案信息安全管理制度，維護(hù)好網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案的安全。例如某圖書(shū)檔案館，在管理理念上，致力于建立一個(gè)全社會(huì)的工藝文化服務(wù)平臺(tái)，以此來(lái)推進(jìn)綜合化的檔案館建設(shè)，讓廣大讀者可以免費(fèi)的查閱檔案。應(yīng)用先進(jìn)的檔案管理理念，真正的實(shí)現(xiàn)將檔案工作服務(wù)與人們聯(lián)系在一起。通過(guò)開(kāi)展各種個(gè)陛化的服務(wù)活動(dòng)，積極向全社會(huì)開(kāi)展檔案宣傳，秉承著“以人為本”的思想與開(kāi)放型的理念，利用信息技術(shù)手段，促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（2）管理方式上的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是以紙質(zhì)性的文件作為保存手段，并且是通過(guò)人為操作的方式，來(lái)完成對(duì)檔案的整理與歸納，這種方式太過(guò)于繁瑣，且工作量較大?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代下，這種傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代的檔案利用與管理，所以，應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新。構(gòu)建一個(gè)檔案網(wǎng)絡(luò)化的管理模式，在檔案收集與儲(chǔ)存方面，利用多種載體進(jìn)行收集與處理，這樣也能節(jié)省大量的人力和物力，實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)的創(chuàng)新。例如，某檔案館運(yùn)用RFID技術(shù)對(duì)檔案實(shí)行智慧化庫(kù)存管理，這是一種自動(dòng)化的識(shí)別技術(shù)，可以通過(guò)設(shè)屏信號(hào)，直接識(shí)別目標(biāo)對(duì)象，并獲取到相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。目前這項(xiàng)技術(shù)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)婚姻資料、文書(shū)和公證等檔案的智能化管理。通過(guò)該技術(shù)的有效運(yùn)用，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案實(shí)體的有序擺放，工作人員可以隨時(shí)對(duì)檔案實(shí)體的存放進(jìn)行定位，方便清理與存放，而且讓管理人員對(duì)檔案可以無(wú)屏障閱讀，在檔案實(shí)體被覆蓋的情況下，也能有效的讀取相關(guān)檔案信息。

（3）管理人員培養(yǎng)上的創(chuàng)新

檔案管理人員所要掌握的不僅僅是理論上的知識(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)工作上的綜合訓(xùn)練與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)工作。為了更好的融入到互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理中，要做一名優(yōu)秀的檔案管理員，就要善于對(duì)檔案信息進(jìn)行有效的分析與研究，主動(dòng)利用各項(xiàng)信息技術(shù)，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，處理問(wèn)題，探索出新的方式方法。通過(guò)培訓(xùn)的方式，改變檔案業(yè)務(wù)人員傳統(tǒng)的檔案管理模式，掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，管理者需要以多種方式實(shí)現(xiàn)檔案的綜合利用率提升。讓實(shí)體檔案利用向社會(huì)化方面轉(zhuǎn)變，管理人員可以借助微博、微信以及其他社交軟件，進(jìn)行大范圍的推廣。通過(guò)二維碼的方式，就可以向群眾推動(dòng)各種信息，還可以在微信或者是微博上注冊(cè)公眾號(hào)，形成定期信息的更新與傳達(dá)，讓群眾可以及時(shí)的掌握檔案信息，進(jìn)行查詢和匹配。

結(jié)束語(yǔ)

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展與完善，檔案管理工作也愈加重要，大數(shù)據(jù)背景下，對(duì)檔案利用進(jìn)行創(chuàng)新是時(shí)代發(fā)展的客觀需求。通過(guò)對(duì)管理理念、管理人員和管理方式上的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的安全性提升，保證檔案在被利用過(guò)程中能夠創(chuàng)造更大社會(huì)價(jià)值，發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)效益。

（作者單位：廣州圖書(shū)館）