合資企業(yè)檔案管理的措施和創(chuàng)新

陳靜

摘 要：新時期檔案管理工作發(fā)生了巨大變化，檔案作為企業(yè)發(fā)展的參與者、經(jīng)歷者和見證者，其對于企業(yè)的發(fā)展十分重要。本文的研究主要以某綜合性水務(wù)服務(wù)企業(yè)為例，通過對新時期合資企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并據(jù)此提出了新時期合資企業(yè)檔案管理工作措施與創(chuàng)新方法。此研究的目的在于提高合資企業(yè)的檔案管理工作的水平，完成創(chuàng)新性改革任務(wù)。

關(guān)鍵詞：合資企業(yè)；檔案工作；管理創(chuàng)新

中圖分類號：F272 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2018）08-0241-01

合資企業(yè)作為我國非公有制的重要組成部分，其發(fā)展不斷壯大和進(jìn)步。檔案管理工作作為我國重要的管理模式，無論在國有企業(yè)還是在合資企業(yè)都受到黨和國家的高度重視。在信息化高度發(fā)達(dá)的新時期，如何提升合資企業(yè)的檔案管理工作，如何發(fā)揮出檔案管理工作的價值，成為企業(yè)和社會高度關(guān)注的話題。

1 新時期合資企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

此研究以某綜合性水務(wù)服務(wù)企業(yè)為例，在經(jīng)濟(jì)效益與業(yè)務(wù)方面，經(jīng)過50年的漫長發(fā)展，現(xiàn)已經(jīng)位居供水企業(yè)龍頭的位置，完成了上千萬卷檔案管理服務(wù)任務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造了可觀的經(jīng)濟(jì)利潤。比如：在某水源開發(fā)建設(shè)企業(yè)和某公司的訴訟案中，為其提供檔案憑證，得到勝訴，獲得近千萬元賠償金。企業(yè)包含了300名員工，業(yè)務(wù)規(guī)模日益擴(kuò)大，范圍涵蓋工程安裝、勘察設(shè)計、水質(zhì)與水表測定和計量、水源開發(fā)建設(shè)等領(lǐng)域，對該市企業(yè)、政府、商業(yè)等方面用水發(fā)揮重要作用，為城市70萬人口提供用水，水質(zhì)綜合合格率達(dá)100%。在企業(yè)精神與創(chuàng)新舉措方面，“服務(wù)民生、奉獻(xiàn)社會”是重要精神，并遵循“以水傳情、用心服務(wù)”的工作原則，供水質(zhì)量通過了ISO9001的國際質(zhì)量管理機(jī)制認(rèn)證，自行研發(fā)了供水生產(chǎn)調(diào)度系統(tǒng)以及供水管網(wǎng)地理信息系統(tǒng)，逐步完成了供水檔案管理的信息化改革[1]。依靠利益健全的檔案管理服務(wù)制度，實時幫助用戶解決問題，達(dá)到一條龍服務(wù)效果。根據(jù)客戶滿意度調(diào)查結(jié)果可知，企業(yè)綜合滿意度高于98%。并先后多次受到省、市表彰，獲得山東省城建行業(yè)“文明服務(wù)規(guī)范管理”先進(jìn)單位、山東省建設(shè)系統(tǒng)“勞動關(guān)系和諧企業(yè)”、“市直文明單位”等諸多名譽(yù)獎勵，并于2009、2010連續(xù)兩年獲得年度“山東省人民滿意金牌窗口單位”表彰，社會效益顯著。

2 新時期合資企業(yè)檔案管理工作措施與創(chuàng)新

2.1 注重檔案管理并完成管理制度創(chuàng)新

為了保證檔案管理工作持續(xù)、高效的開展，要高度重視檔案管理工作[2]。企業(yè)能否開展好檔案管理工作關(guān)鍵在領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度決定了這個企業(yè)檔案管理的地位，從軟硬件上制約著檔案管理工作的開展。另外，作為合資企業(yè)，要強(qiáng)化管理人員的檔案管理意識，及時貫徹落實《檔案法》等法律規(guī)章制度，從思想上對管理人員進(jìn)行再教育、再提升。創(chuàng)建良好的檔案管理制度機(jī)制與管理辦法是檔案管理工作的前提保障，良好的制度機(jī)制與管理辦法可以明確檔案管理的重要意義，將責(zé)任落實到人，使檔案管理工作更加具體和規(guī)范，防止檔案管理流于形式，做好檔案的保密工作，及時宣講保密制度，防止企業(yè)重要文件被竊取。制定好監(jiān)督管理辦法，明確監(jiān)督責(zé)任人，及時有效的指導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展，監(jiān)督為了更好的貫徹落實檔案管理機(jī)制，指導(dǎo)可以看到當(dāng)前檔案管理工作的不足，明確整改方向。

2.2 提高檔案管理能力并實現(xiàn)管理模式創(chuàng)新

檔案管理人員是檔案管理工作核心，為了提升整體檔案管理工作，應(yīng)充分認(rèn)識到專業(yè)檔案人員的重要性，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)可以極大的提高檔案工作管理水平。因此，引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才并加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)是提升檔案管理工作的有效途徑。企業(yè)可適當(dāng)組織一些檔案管理實踐活動，進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理工作水平。作為檔案管理人員要及時學(xué)習(xí)最新技術(shù)，提高責(zé)任心，檔案文件要按照檔案管理規(guī)定做好相關(guān)工作，平時要在繁瑣的工作中形成自身獨特的工作方法滿足企業(yè)對檔案工作的要求。

新時期檔案管理工作模式發(fā)生了巨大變化，檔案的載體也出現(xiàn)了多元化，以往以紙質(zhì)為主，新時期出現(xiàn)了影像檔案、圖表檔案、移動數(shù)據(jù)檔案等載體，傳統(tǒng)的單一管理模式已經(jīng)無法滿足時代的發(fā)展，作為合資企業(yè)要及時轉(zhuǎn)變思路，跟上時代的步伐加大檔案管理信息化建設(shè)，提倡多應(yīng)用電子信息化檔案，這樣既減少檔案管理成本，又有利于檔案信息高效使用。用創(chuàng)新思維重新定義檔案管理工作，加強(qiáng)檔案服務(wù)意識，使檔案數(shù)據(jù)及時有效的服務(wù)企業(yè)，使檔案數(shù)據(jù)活起來。

2.3 加大檔案創(chuàng)新管理基礎(chǔ)建設(shè)力度

檔案作為企業(yè)長期積累的財富，是企業(yè)每個發(fā)展時期的重要記錄者、經(jīng)歷者、參與者，做好檔案管理工作對于企業(yè)發(fā)展十分有利[3]。因此，為了提升企業(yè)檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。首先，創(chuàng)建優(yōu)良的檔案保存室，做好檔案保存室的溫濕度控制，提前做好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，保證檔案管理工作有序開展。其次，采購一定數(shù)量的打印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代辦公設(shè)備，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。最后，定期做好檔案室的檢查工作，注意做好防火、防鼠、防潮工作，從硬件上滿足檔案管理工作的需求。

3 結(jié)語

從此次研究的闡述和分析中可知，深入探究合資企業(yè)的檔案管理措施，有利于提升檔案管理能力，完成創(chuàng)新性改革任務(wù)。本文的研究主要以某市綜合性水務(wù)服務(wù)企業(yè)為例，通過對新時期合資企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了新時期合資企業(yè)檔案管理工作措施與創(chuàng)新：注重檔案管理并完成管理制度創(chuàng)新、提高檔案管理能力并實現(xiàn)管理模式創(chuàng)新、加大檔案創(chuàng)新管理基礎(chǔ)建設(shè)力度。望此次研究能為合資企業(yè)檔案管理工作的開展提供幫助。

參考文獻(xiàn)

[1]楊建軍，葛菁.中國一汽“檔案精益化管理”調(diào)研報告[J].機(jī)電兵船檔案，2017，19（05）：4-7.

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[3]陳愛華.加強(qiáng)合資企業(yè)人口與計劃生育檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，35（07）：132-133.