關(guān)于高中檔案管理工作有效實施的研究

李艷

【摘 要】高中學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校管理體系中不可分割的組成部分。高中檔案的安全存放與科學(xué)管理能促進檔案資料的有效利用，對學(xué)校未來的發(fā)展和建設(shè)規(guī)劃都大有裨益。本文將對如今高中檔案管理工作的現(xiàn)狀進行分析，發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，探究解決問題促使高中檔案管理工作有效實施的策略。

【關(guān)鍵詞】高中檔案管理；有效工作；實施策略

高中學(xué)校檔案是國家檔案的重要組成部分。它既是用來記錄學(xué)生的個人詳細信息、學(xué)籍成績和在校生活情況的相關(guān)文件，也是學(xué)校在各個歷史階段的工作內(nèi)容與完成情況的反饋，具有很高的保存和參考價值。目前，我國大多數(shù)高中沒有充分意識到檔案資料的作用，常常只是把它們收集整理后就閑置在一旁，未能將其有效利用。而且，檔案的管理人員們?nèi)司刭|(zhì)普遍較差，導(dǎo)致管理工作效率低下，未能取得良好效果。

一、高中檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作的重視程度不足

在如今一些觀念里，檔案被認為是過去式，不過是一堆龐雜的文字資料而已，它對于管理學(xué)生和規(guī)劃學(xué)校未來的重要意義被忽視了。人們在執(zhí)行檔案管理工作時，常常只是例行公事，缺少對檔案管理的熱情和鉆研。而且，某些高中的檔案管理工作者們不是檔案管理相關(guān)的專業(yè)出身，未接受過系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，所以他們綜合素質(zhì)會有欠缺，業(yè)務(wù)能力不夠強。因此隨著社會發(fā)展，當(dāng)學(xué)生人數(shù)激增，檔案管理任務(wù)愈加龐大時，不積極提升自我能力的檔案管理工作者便出現(xiàn)了工作效果不理想的情況。

（二）檔案管理工作的協(xié)調(diào)性不足

在當(dāng)今社會上，很少有哪一所高中擁有自己獨立完整的檔案管理體系。由于整個學(xué)校的檔案資料量非常龐大而且涉及到方方面面的信息，所以這些工作通常需要多個部門的相互配合，共同整理[1]。但又因為每個部門已有自己常規(guī)的主體工作內(nèi)容，收集或整理檔案資料只是他們部門工作的附加項。因此，各個部門的工作人員們對檔案管理工作一般只是完成任務(wù)，難以擁有熱忱。

（三）管理工作中智能化程度低

隨著社會科技水平的不斷進步，信息化智能技術(shù)也已漸漸滲透到教育領(lǐng)域，很多教師們已逐步利用科技提升教學(xué)效果，但檔案管理的工作者似乎是個例外，他們中很少有人會主動更新自己的觀念，去學(xué)習(xí)新的檔案管理智能化的知識與技能。大多數(shù)的他們?nèi)匝赜弥鴤鹘y(tǒng)的人工方式去進行信息的收集整理。所以，面對巨大繁雜的檔案任務(wù)，現(xiàn)在的檔案管理工作者們往往感覺壓力很大。

二、高中檔案管理工作有效實施的策略

（一）領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強管理意識，健全管理制度

檔案管理是件任務(wù)量重大、涉及到的部門眾多的綜合性工作，它對培養(yǎng)學(xué)生和規(guī)劃學(xué)校發(fā)展都有重要的參考指導(dǎo)意義。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)理應(yīng)首先增強對它的重視，了解自己學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，運用智慧，去精心地構(gòu)建適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的檔案管理體系。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)單獨設(shè)置專門的檔案管理部門，讓他們?nèi)氊撠?zé)檔案的整理維護工作，讓他們?nèi)ヅc其他各部門溝通協(xié)調(diào)以此得到需要的檔案信息。并且校領(lǐng)導(dǎo)在指導(dǎo)檔案管理團隊時，應(yīng)運用科學(xué)的人才管理方案，設(shè)定有效的管理制度。比如說，在對檔案管理工作者的考核上，可以采用“能者多得”的績效考核方式。在評判檔案管理者的薪水時，不應(yīng)再單按他們的基本工資和工作時長進行累加，而應(yīng)從工作者的工作總量以及效果來評估。領(lǐng)導(dǎo)可將學(xué)校所有需被登記在案的人員、物品與事件分成同等適當(dāng)分量的若干份，再給每份編號并做好記錄，之后在每月初，讓檔案管理工作者們根據(jù)自身能力情況去領(lǐng)取自認為能勝任的合適份數(shù)的工作，同時對他們的領(lǐng)取情況做好登記，再在每月末時，直接對每位管理工作者所登記的每份工作進行打分，最后讓他們各自的工作份數(shù)與每份的分數(shù)相乘，所得到的即為他們的最終總分。每位管理工作者的薪水便由那個最終總分的高低決定。

（二）加強培訓(xùn)管理工作者，提升人員素質(zhì)

與檔案直接接觸的管理工作者們對檔案管理工作的質(zhì)量起著最關(guān)鍵的作用。他們的業(yè)務(wù)能力如果不足，那么繁多的學(xué)生與教師的信息將無法被統(tǒng)計完整；他們的辦公態(tài)度如果不夠嚴謹，那么珍貴的信息資料將無法被妥善保存；他們的管理技巧如果欠缺，那么復(fù)雜的檔案資料將無法被高效利用。所以，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須對提升檔案管理人員工作素養(yǎng)一事高度重視。首先，學(xué)?？梢猿闪⒁粋€專門的檔案管理委員會，從一開始檔案工作人員的選擇上就要“高要求嚴標(biāo)準(zhǔn)”，讓他們與當(dāng)?shù)貙I(yè)的檔案管理培訓(xùn)機構(gòu)取得聯(lián)系，招聘一些專業(yè)素質(zhì)優(yōu)秀的管理工作者，為接下來的檔案管理工作的有效實施打好人員基礎(chǔ)。接著，管理委員會還應(yīng)繼續(xù)緊密關(guān)注一線檔案管理工作者的工作情況，隨時在適當(dāng)時機對檔案工作者進行心態(tài)調(diào)整，提出工作建議或者為他們安排適合的工作上的拓展培訓(xùn)。

（三）管理工作者應(yīng)積極運用現(xiàn)代信息管理技術(shù)

在科技水平已經(jīng)足夠優(yōu)異的今天，信息技術(shù)完全可以融合進檔案管理工作中，為檔案管理工作者快速提升工作效率。首先學(xué)校應(yīng)加大智能化硬件設(shè)施的建設(shè)，實現(xiàn)辦公自動化，接著檔案管理工作者管理再逐步推進檔案資料的信息數(shù)字化，建立全面穩(wěn)固的網(wǎng)絡(luò)檔案庫。舉個例子，在收集龐雜分散的檔案信息時，管理工作者可事先創(chuàng)作一個檔案信息收集的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，在系統(tǒng)中發(fā)布要調(diào)查的信息類別的問卷，再給每位要進行信息采集的學(xué)生和教職人員分發(fā)一個登錄系統(tǒng)的賬號和密碼，讓學(xué)生和教職人員們自行登錄網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進行信息問卷的填寫。并且在系統(tǒng)中還設(shè)置一個網(wǎng)絡(luò)咨詢頻道，由專門的某位檔案管理工作者進行問答管理，讓學(xué)生和教職工們在填寫過程中遇到問題時可以隨時利用互聯(lián)網(wǎng)進行詢問，以此增強信息收集工作的靈活性、便捷性和準(zhǔn)確性。

三、結(jié)語

高中檔案管理是復(fù)雜艱巨卻意義重大的事務(wù)性工作，如今的大多數(shù)高中學(xué)校在這此方面還有非常大的進步空間。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從根本意識上引起重視，建立更為科學(xué)完善的檔案管理的制度與體系，打造出更為優(yōu)異的檔案管理工作者團隊。檔案管理工作者們也應(yīng)不斷更新自己的工作理念，跟上信息化時代的步伐，努力提升自我素養(yǎng)，使得高中檔案管理工作有效實施。

參考文獻：

[1]胡敏.高中檔案管理工作有效實施及細節(jié)問題把握[J].長江叢刊，2017（35）：285-285.

[2]章雷芬.高中檔案管理工作之我見[J].卷宗，2015，5（10）：33-33.

[3]宣勇.高中學(xué)校檔案管理工作存在問題及檔案創(chuàng)新管理的探討[J].中國高新區(qū)，2017（14）.