劉怡

【摘 要】文秘，是國有企業(yè)中重要的工作崗位。在信息化的背景下，其工作量、工作難度不斷加大。針對這一問題，本文將闡述信息化背景下國有企業(yè)文秘工作特點，同時從不同的角度出發(fā)，分析提高文秘工作質(zhì)量、效率的方式。通過本文的研究，其主要目的就是順應信息化時代的發(fā)展，為文秘工作者提供參考。

【關(guān)鍵詞】信息化；國有企業(yè)；文秘工作

對于文秘的工作而言，其看似簡單，但是具有紐帶的作用，維系企業(yè)上級領(lǐng)導、下級員工之間的溝通關(guān)系。但是，就當前的現(xiàn)狀而言，在很多國有企業(yè)中，文秘的工作并沒有受到重視，主要是因為，大多數(shù)人都是從字面的意思理解其工作內(nèi)容，認為文秘僅僅負責打印、傳達、接電話、傳真等工作。另外，很多領(lǐng)導人員缺乏對文秘的信任，未意識到其工作的重要性，導致人力資源發(fā)生浪費的現(xiàn)象，打擊文秘工作的積極性。

一、信息化背景下國有企業(yè)文秘工作特點

現(xiàn)階段，文秘的工作具有一定的服務性質(zhì)，并且需要總結(jié)下級員工的意見、建議，經(jīng)過整理以后向領(lǐng)導匯報?；谶@樣的工作內(nèi)容，文秘在國有企業(yè)中，是各個部門、上級與下級之間溝通的橋梁，影響著企業(yè)的運營狀態(tài)，說明文秘工作的重要性。在日常的工作中，文秘需要協(xié)助、配合、分擔上級領(lǐng)導的個工作，并將其決策進行傳達、落實，所有說其工作也具有政治性特點。實際上，文秘的工作內(nèi)容較為寬泛，涉及企業(yè)的各層面、部門，具體的工作內(nèi)容包括：請示資料、簽呈、傳達指示、會議記錄、行程安排、工作安排、檔案管理、文書處理等。對此，可以將信息化背景下，國有企業(yè)文秘工作的特點歸納為以下幾點：

（1）輔助領(lǐng)導作出決策。作為文秘，需要收集國有企業(yè)的相關(guān)信息，同時作出評估，便于為領(lǐng)導擬定決策提供有價值的參考。但是，擬定決策僅僅是較為基礎性的工作內(nèi)容，其最為主要的目的就是發(fā)現(xiàn)其中的問題，而這才是文秘的主要工作，經(jīng)過分析以后，確定解決對策，最終提交給領(lǐng)導。

（2）收集并處理信息。在文秘的工作中，其中大量的時間被信息收集預處理所占據(jù)，即通過各項報表、文件、檔案，掌握企業(yè)的整體運行情況，基于信息化技術(shù)，洞察市場在未來一段時間的發(fā)展動向，并以此安排領(lǐng)導的會議、工作流程[1]。

（3）協(xié)調(diào)上下級關(guān)系。就文秘工作而言，協(xié)調(diào)上下級之中的關(guān)系，是其工作影響力的體現(xiàn)，解決或者預防上下級之間的矛盾，增強國有企業(yè)的凝集力，從而增強市場的競爭力，提高經(jīng)濟效益，彰顯文秘工作的價值。

二、信息化背景下提高國有企業(yè)文秘工作質(zhì)量的路徑

（一）增強本職工作的能力

在信息化的背景下，國有企業(yè)的發(fā)展迎來了全新的挑戰(zhàn)、機遇，要求文秘不斷增強自身本職工作的能力。具體來說，主要的方式包括以下幾點：

（1）學習。由于文秘工作的內(nèi)容廣泛，影響國有企業(yè)的運營，所以其需要掌握更多的知識、能力，樹立終身學習的理念。例如：文秘需要學習并了解政治、學習科技、學習業(yè)務、學習不同地區(qū)國家的文化與禮儀，最重要的是學會做人，增強對崗位、企業(yè)的忠誠度。

（2）合作。在國有企業(yè)中，其發(fā)展需要全體職工精誠合作，而文秘則影響著各個部門、員工之間合作的效果，充分發(fā)揮崗位的影響力，對人力資源進行有效的整合，增強合作意識，最終協(xié)調(diào)好崗位人員之間的關(guān)系，在合作的基礎上，為國有企業(yè)的發(fā)展貢獻力量。

（3）約束。文秘的工作雖然非常復雜，但是依然存在很多的規(guī)律，并且要遵循工作的規(guī)矩，約束自身的行為，保證工作的有效性。

（二）提高信息管理的能力

在信息化背景下，國有企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展的過程中，會產(chǎn)生更多的信息、數(shù)據(jù)，所有文秘需要進一步提高信息管理能力，主要方式包括：

（1）獲取信息。文秘工作者，需要合理利用網(wǎng)絡技術(shù)，在國有企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡的基礎上，構(gòu)建自己的信息渠道，獲取更新的信息，增強工作的及時性。

（2）處理信息。在獲取相關(guān)的信息以后，文秘需要對其進行深加工，也就是對其進行綜合分析、整理、歸納，同時建立數(shù)據(jù)庫、信息檔案，便于后期對信息的使用。

（3）運用信息?；趯π畔⒌氖占?、處理，文秘需要將自己的見解與信息整理成標準的文件，并將其提交給領(lǐng)導人員，在經(jīng)過審批以后傳遞給更多的人，實現(xiàn)信息化工作的目標[2]。

（三）培養(yǎng)隨機應變的能力

文秘的工作，基本上都是在領(lǐng)導身邊完成的，同時很可能會與其他企業(yè)的領(lǐng)導進行接觸，所以其具有一定的交往性質(zhì)。在這一過程中，常常發(fā)生或者遇到計劃之外的事，此時就需要文秘隨機應變，包括接待客人、迎來送往、安排食宿、陪伴客人，同時還會涉及場地布置、安排、會議時間安排等相關(guān)的工作。

對此，國有企業(yè)需要制定培訓計劃，定期設置工作場合場景，對文秘的隨機應變能力進行培養(yǎng)、考核。例如：（場景）在計劃中文秘所接待的人員，其對花生過敏，但是事先其并未得到信息，因此在知曉的第一時間，需要其及時檢查食物、飲品中是否含有花生等物質(zhì)，為客戶留下良好的印象。通過這樣的方式，企業(yè)在對文秘進行培訓的同時，也能夠?qū)ζ浔憩F(xiàn)進行即時評價，鼓勵其在工作中發(fā)揚優(yōu)點、改正問題，便于全面提高文秘工作者的應變能力。

三、結(jié)語

綜上所述，基于信息化背景下，國有企業(yè)中文秘的工作有著獨特的特征，其重要性不言而喻。在這一基礎上，文秘工作者需要通過恰當?shù)姆绞?，提高自身的工作質(zhì)量，包括本職工作能力、信息管理能力、文字表達能力等多個方面，在適應社會發(fā)展需求的同時，能夠推動國有企業(yè)的發(fā)展。所以，通過本文的分析與論述發(fā)現(xiàn)，文中所提及的方式具有較強的可行性。

【參考文獻】

[1]賈文明.醫(yī)院辦公室工作特點與文秘人員素質(zhì)分析[J].人才資源開發(fā)，2017（20）：128-129.

[2]孟克查汗.新時期企業(yè)文秘工作特點與文秘人員素質(zhì)培養(yǎng)探析[J].商場現(xiàn)代化，2014（24）：76-77.