淺談人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑

羅旭維

【摘要】人事檔案是各個(gè)單位人力資源管理的重要內(nèi)容之一，是用人單位掌握其單位內(nèi)部人員整體信息的重要途徑。通過這些人事檔案，用人單位可以了解到每個(gè)人的基本閱歷、工作情況、家庭親屬成員及其社會(huì)關(guān)系脈絡(luò)?？梢?，無論是對(duì)用人單位還是工作人員而言，人事檔案是是極其重要的。本文將從人事檔案管理工作的重要性出發(fā)，對(duì)當(dāng)前常規(guī)的人事檔案管理工作提出一些優(yōu)化的建議和見解，努力提高當(dāng)前的人事檔案管理工作的水平。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；重要性；優(yōu)化

人事檔案，是記錄著單位工作人員的整體個(gè)人情況的文書材料，它詳細(xì)記載著單位內(nèi)每個(gè)員工的資歷、職稱、工作概況、獎(jiǎng)懲情況等信息，是記錄員工基本信息的原始數(shù)據(jù)。對(duì)員工而言，通過人事檔案，他能向用人單位展現(xiàn)自己的優(yōu)勢(shì)經(jīng)歷；對(duì)用人單位而言，能通過人事檔案了解每一位員工，加強(qiáng)用人單位對(duì)員工的日常管理與升遷管理。此外，每個(gè)人的人事檔案匯聚起來，就成為了社會(huì)整體檔案的一部分，因此可以說，人事檔案管理工作對(duì)整個(gè)社會(huì)而言也是至關(guān)重要的。

一、人事檔案管理的重要性

（一）人事檔案記錄著一個(gè)人的人生軌跡，是其整體社會(huì)閱歷的體現(xiàn)

每個(gè)人從出生開始，就在逐步的形成屬于自己的檔案，他的整體閱歷都能在其人事檔案中得到很好的體現(xiàn)。通過人事檔案管理工作，可以讓每個(gè)人擁有更為真實(shí)、完備和詳盡的人事檔案。此外，良好的人事檔案管理工作也能幫助個(gè)人及單位隨時(shí)有效地利用檔案信息，發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的作用。

（二）人事檔案管理工作是單位人力資源管理工作的重要部分

對(duì)一個(gè)用人單位而言，人力資源管理工作是極其重要的，包含著多個(gè)方面，其中，人事檔案管理就是重要的一環(huán)。做好人事檔案管理工作，能夠從整體上提高單位人力資源管理工作的水平，使得檔案管理人員更加認(rèn)真對(duì)待工作，整理好每個(gè)人的檔案，完善檔案信息。

（三）人事檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完備性體現(xiàn)著人事檔案管理部門的工作能力

人事檔案管理工作者的工作表現(xiàn)就是該單位內(nèi)的人事檔案是否真實(shí)和完備。為了使得各員工的人事檔案能夠最真實(shí)、最完備地記錄其個(gè)人信息，檔案管理工作部門必須加強(qiáng)其管理工作水平，貫徹落實(shí)人事檔案管理工作制度。

（四）人事檔案也是社會(huì)公共信息的重要組成部分

每個(gè)人都擁有屬于自己的人事檔案，而人又是組成社會(huì)集體的單位，因此每個(gè)人的人事檔案匯聚在一起就成為了社會(huì)共同的檔案，是社會(huì)公共信息的一部分。通過這些社會(huì)公共信息，國家勞動(dòng)管理部門就能利用這些檔案信息把握國家當(dāng)前整體的就業(yè)水平以及人力資源管理水平，并對(duì)其發(fā)展做出適當(dāng)?shù)闹敢？梢姡耸聶n案管理工作對(duì)社會(huì)整體的發(fā)展也是至關(guān)重要的。

（五）人事檔案是用人單位選拔人才的參考依據(jù)之一

人事檔案由每個(gè)人的個(gè)人基本材料組成，詳細(xì)記錄著個(gè)人的性格、工作能力、業(yè)務(wù)狀況、獎(jiǎng)懲記錄等情況，是用人單位全面考察人才、使用人才的的科學(xué)依據(jù)。并且由于人事檔案具有天然的真實(shí)性、完備性和原始性，是用人單位考察員工的重要材料。可以說，良好的人事檔案管理機(jī)制對(duì)整個(gè)社會(huì)的人才資源開發(fā)起著重要作用。

二、人事檔案管理工作的優(yōu)化途徑

（一）制定完備良好的人事檔案管理工作制度

無規(guī)矩不成方圓，優(yōu)化人事檔案管理工作，就必須要制定一個(gè)有效的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫?。建立這樣的一個(gè)制度之后，就能做到有度可依，依照制度辦事，將檔案管理工作做的更加細(xì)致、扎實(shí)。首先，要制定人事檔案管理的工作規(guī)范，學(xué)習(xí)國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，將先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)與本部門的實(shí)際情況結(jié)合起來，制定一個(gè)既具有先進(jìn)性、有符合實(shí)際情況的工作規(guī)范。其次，要制定一個(gè)嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度，嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度能夠大大提高工作人員的工作積極性，優(yōu)化檔案管理的工作水平。最后，要實(shí)現(xiàn)工作制度上的權(quán)責(zé)明確，確保制度層層落實(shí)，每一位工作人員都有明確的分工，保障管理工作的細(xì)致、精確和效率。

（二）提升人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

管理工作人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)關(guān)系到檔案管理工作的水平高低。倘若工作人員水平較低、素質(zhì)較差，必然無法將工作做好。要提升管理人員的綜合素質(zhì)，首先，要合理的安排不同年齡層的工作人員，定期招收年輕的、有干勁的工作人員，提升部門內(nèi)部活力與工作效率；其次，定期開展相關(guān)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，以及讓有經(jīng)驗(yàn)的老員工向新員傳授工作經(jīng)驗(yàn)，整體提升工作人員的業(yè)務(wù)能力與綜合素質(zhì)；最后，為配合現(xiàn)代信息化技術(shù)的使用，必須要為管理工作人員開展有關(guān)的計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，使他們懂的操作有關(guān)的信息化管理平臺(tái)。

（三）對(duì)人事檔案管理的工作方法進(jìn)行創(chuàng)新

管理方法關(guān)系著管理工作者的工作效率與工作質(zhì)量。例如，檔案管理部門可以將其工作人員分為若干組別，按照組別進(jìn)行工作評(píng)估考核，在部門內(nèi)形成良好的團(tuán)隊(duì)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，提高工作效率；此外，還可以定期將在管理工作中遇到的難點(diǎn)、疑點(diǎn)進(jìn)行明確地解釋和提示，讓管理工作人員做到心中有數(shù)，對(duì)工作有一個(gè)預(yù)先的把握，提高工作積極性與效率。

（四）利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，提高人事檔案管理工作的信息化水平

在現(xiàn)代的各項(xiàng)管理工作中，信息化技術(shù)手段日益普及，并且起著越來越重要的作用。通過利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，人事檔案管理工作的成本將大大降低，工作效率將大大提升。首先，人事檔案管理部門必須重視信息化技術(shù)手段，提供經(jīng)費(fèi)為部門購置相關(guān)的硬件設(shè)備，并且招收相關(guān)專業(yè)方面的善于檔案管理與信息化技術(shù)結(jié)合起來的專業(yè)人員。其次，信息化技術(shù)不僅面對(duì)將來的檔案資料，對(duì)于既有的人事檔案，也要將其錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將其納人信息化技術(shù)管理之中，確保不會(huì)發(fā)生檔案資料的斷層。

三、結(jié)語

通過本文的論述可知，人事檔案管理工作無論是對(duì)個(gè)人、用人單位還是社會(huì)都具有極大的重要性。作為人事檔案管理工作者，必須不斷努力提高檔案管理人員的工作水平，不斷完善有關(guān)的管理制度和管理方法，促進(jìn)入事檔案管理工作更好地發(fā)展。

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