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      高校學生檔案管理信息化建設(shè)的探索與思考

      2018-10-13 10:23:30常佳
      課程教育研究 2018年34期
      關(guān)鍵詞:學生檔案信息化建設(shè)高校

      【摘要】高校學生檔案信息管理工作中,加強互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用,能夠有效提升高校學生檔案管理水平。本文中將重點圍繞高校學生檔案管理信息化建設(shè)的探索和思考。

      【關(guān)鍵詞】高校 學生檔案 檔案管理 信息化建設(shè)

      【中圖分類號】G64 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089(2018)34-0252-01

      高校學生檔案是學生在校期間生活、學習和各種動態(tài)的真實記錄,內(nèi)容包括學籍檔案、性格愛好、獎懲、參加的重大活動等,通過文字描述、照片和影像資料留存等方式記錄下來。其具有一定的保存價值,能較真實的反映出學生在校期間的學習和生活及其它方面的表現(xiàn)情況,為用人單位了解學生提供了重要的材料依據(jù),對學生參加工作和未來工作及生活都有一定的重要作用。

      一、高校學生檔案管理信息化建設(shè)問題思考

      現(xiàn)階段高校學生檔案信息化建設(shè)中存在著一定的突出問題,在對這些問題進行思考的基礎(chǔ)上,可以更加有針對性的探索推進高校學生檔案信息化建設(shè)進程的路徑。目前,存在的問題集中體現(xiàn)在如下幾個方面:

      (一)學生檔案信息管理制度待完善

      目前,高校普遍已根據(jù)高校檔案管理辦法和主管部門的要求,建立起了檔案信息管理部門,并制定了高校學生檔案信息管理的相關(guān)制度。但是,從這些管理制度在具體的實施過程中,依然缺乏足夠的細致、規(guī)范性,并無法切實滿足學生檔案管理工作的實際需求。

      (二)檔案信息管理系統(tǒng)有待進一步完善

      目前的檔案信息管理系統(tǒng)已具備基本的檔案信息管理功能,能夠滿足高校學生檔案信息管理的日常需求,但存在一些有待完善的地方。具體體現(xiàn)在:第一,檔案信息在細致性、規(guī)范性層面有待進一步完善;第二,檔案信息管理系統(tǒng)的維護工作和更新工作及時性不足;第三,檔案信息的數(shù)字化層面待提升。因此,有必要進一步對學生檔案信息管理系統(tǒng)予以完善。

      (三)檔案信息管理隊伍專業(yè)水平待提升

      目前,高校學生檔案管理工作中中國,已設(shè)立了專門的檔案管理機構(gòu)和負責人員。但是,從人員配備的角度來看,存在一些問題:第一,專業(yè)性人才配備不足,缺乏專業(yè)的檔案管理技能和信息系統(tǒng)操作技能;第二,學生信息檔案管理工作人員創(chuàng)新性意識不足。依然循規(guī)蹈矩的進行檔案信息工作,缺乏主動創(chuàng)新工作方法的積極性和主動提升自身檔案信息工水平的意識。

      二、高校學生檔案管理信息化建設(shè)改進策略探索

      在明確高校學生檔案的重要性基礎(chǔ)上,應(yīng)充分借助網(wǎng)絡(luò)時代下先進的信息技術(shù),推進高校學生檔案信息化建設(shè)的進程,有效地提升高校學生檔案信息化水平。具體如下:

      (一)完善學生檔案信息管理制度和流程

      第一,學生檔案管理工作應(yīng)由專職部門負責,包括收集、整理和歸檔學生相關(guān)信息等,同時還要密切聯(lián)系其它部門,完善相關(guān)制度和流程,共同開展學生檔案管理工作。學生檔案資料記錄內(nèi)容要有選擇性,而不是點點滴滴都要記錄,這就要求檔案管理人員具有辨別能力,通過仔細分類學生各項信息進行有價值的信息存檔。

      第二,需要專門的管理人員和熟悉電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)操作的人,做好電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)維護工作,并定期更新學生的檔案信息內(nèi)容,使學生的個人信息處于不斷更新和完善中,為用人單位提供最全最新的信息。

      (二)完善檔案信息化管理系統(tǒng)

      為了實現(xiàn)高校檔案管理的信息化,需要建立和完善檔案信息化管理系統(tǒng),同時需要高校樹立現(xiàn)代化管理理念。新時代高校的學生,就應(yīng)該有新時代的思想,要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維模式,采用現(xiàn)代化的科學管理方法,高校檔案管理的好壞體現(xiàn)著學生能力的強弱。具體如下:

      第一,完善高校檔案管理模式,能夠使學校的管理理念和水平得到更好展示。學生成績好壞不是判定學校好壞的唯一標準,學校吸引學生的能力和學生考研情況等都體現(xiàn)著一個學校的好壞。高校將學生檔案管理得越細致、越規(guī)范、越現(xiàn)代感十足,就越能幫助學生更好地展現(xiàn)給就業(yè)單位,提高學生的就業(yè)率。

      第二,實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化是高校實現(xiàn)檔案信息化管理的重要內(nèi)容,從而使學生檔案管理變得更方便快捷。實行檔案管理信息化,能使大量的信息得到有效存儲,還利于信息查閱,提高了學生檔案管理效率。建設(shè)檔案信息化要制定完善的計劃和方案,避免造成不必要的資源浪費。學生檔案數(shù)據(jù)庫的建立要根據(jù)實際情況進行,要有較強的可操作性,從而保證數(shù)據(jù)庫的信息安全和系統(tǒng)穩(wěn)定。

      (三)加強高校學生檔案管理隊伍建設(shè)

      高校學生檔案管理部門必須與時俱進,不斷提高檔案管理員的信息化業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平,這樣才能進一步做好學生檔案信息化管理工作。首先,組建一支高水平的學生檔案管理工作者隊伍,隊伍成員要包括專業(yè)檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)維護人員;其次,引進和培養(yǎng)具有創(chuàng)新思維和廣闊視角的信息化檔案人才,使其能走在檔案信息化建設(shè)的前方,通過采用各種方法和手段推進學生檔案信息化工作不斷向前;最后,要對在職學生檔案管理人員進行針對性的培訓,通過培訓不斷提高他們的自身素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,從而提高整體學生檔案管理隊伍的綜合水平。

      參考文獻:

      [1]任平.高校人事檔案管理信息化建設(shè)[J].蘭臺世界,2017(06):45-47.

      [2]馮香婷.高校學生檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的思考[J].蘭臺內(nèi)外,2017(01):31.

      [3]周映紅,趙凱.高校學生檔案的信息化管理[J].山東工業(yè)技術(shù),2015(22):230-231.

      作者簡介:

      常佳(1984年8月28日-),女,陜西榆林人,大學本科,西安歐亞學院學生發(fā)展處輔導員。研究方向:學生檔案管理、大學生思想政治教育。

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