檔案規(guī)范化管理的策略研究

肖玉華

摘 要：做好規(guī)范化檔案管理工作，對于實現(xiàn)本單位工作決策，不斷提高管理效率具有積極的影響。本文主要論述了檔案規(guī)范化管理的意義、現(xiàn)狀，并提出了檔案規(guī)范化管理的有效策略，以期為我國檔案管理的規(guī)范化提出有意見解。

關鍵詞：檔案；規(guī)范化管理；現(xiàn)狀；策略研究

單位的檔案記載著從創(chuàng)立到發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果，涉及科技圖紙、文件文書、財務報表、人事資料、信用憑證、科技成果大量資料，主要包括文件、圖片、錄音、錄像和實物等等，對研究本單位的工作提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制定發(fā)展方向的好材料。然而，目前一些單位的檔案規(guī)范化管理還存在一些問題，需要根據(jù)具體問題具體分析，采取科學有效的策略加以解決，對促進本單位的發(fā)展具有十分重要的意義。

1檔案規(guī)范化管理的重要意義

檔案是社會實踐活動中形成的一種對客觀歷史事實進行真實記錄的信息數(shù)據(jù)文庫，其中有確鑿的歷史事件、原始資料信息等，真實可靠，具有很高的價值。因此，推進檔案的規(guī)范化管理對本單位來說具有重要的意義。具體來說，首先，事業(yè)單位如果想保證自己能夠穩(wěn)定快速發(fā)展，就要對本單位工作人員的過往經(jīng)歷進行充分的了解，而檔案恰好能夠為單位提供這些方面的資料信息，由此可見，檔案信息的規(guī)范化管理就顯得尤為重要，單位應選擇專業(yè)的管理人員進行管理，保證檔案信息發(fā)揮應有的價值；其次，檔案信息中還包含著事業(yè)單位某一歷史時期的成果總結情況。因此，對其進行規(guī)范化管理，可以使相關人員從這些檔案中可以總結出重要的數(shù)據(jù)信息，為以后的工作提供有價值的參考，不斷推進本單位的發(fā)展；最后，在進行檔案規(guī)范化的管理中，管理人員也得到了鍛煉，他們的思想理念會有所轉變，業(yè)務能力也會提高，并不斷提高檔案管理工作的效率。

2檔案規(guī)范化管理存在的問題

2.1對檔案規(guī)范化管理重視程度不夠

隨著我國經(jīng)濟以及科技的飛速發(fā)展，大多數(shù)事業(yè)單位都采取了積極的措施對本單位的檔案管理進行了規(guī)范，但是，仍有一些單位對檔案規(guī)范化管理不夠重視，沒有認識到規(guī)范化管理的重要性。主要體現(xiàn)在以下幾個方面，首先，一些單位目光短淺，不能夠從長遠的角度出發(fā)認識檔案管理的重要性，只盲目的認為其在短期之內不能獲得經(jīng)濟效益，不想將過多的經(jīng)歷放在檔案管理上，導致檔案管理中存在很多潛伏問題，一旦爆發(fā)對單位發(fā)展必然產(chǎn)生不利影響；其次，雖然有些單位領導在思想上十分重視檔案規(guī)范化管理工作，但是，實際行動卻落后于思想，在資金和人才方面供應不上，同樣不利于檔案規(guī)范化管理工作的實施。

2.2缺乏健全的檔案管理制度

首先，從調查中可知，大部分事業(yè)單位又有建立檔案管理的相關制度，但是這些制度并不健全，其中的內容僅僅能約束檔案管理人員，對其他部門和工作人員的行為都起不到約束的作用，具有一定的片面性，這直接導致檔案管理工作缺乏整體合力。其次，雖然有的單位檔案管理制度比較健全，但是對其的執(zhí)行力度不夠，不能將其有效的落實，所以，及時制度很完善也發(fā)揮不到應有的作用，形同虛設。

2.3電子文件管理工作中所需要的設施不齊全

在網(wǎng)絡信息技術普及的大背景下，辦公中的紙質文件也逐漸被電子文件取代，為了適應這一變化，提高辦公效率，電子文件的統(tǒng)一及規(guī)范管理也應納入我國事業(yè)單位的檔案管理工作中。但是就目前檔案管理的情形來看還存在一些問題，要想發(fā)揮好電子檔案的作用，就應準備充足齊全的硬件設施，可是一些單位的硬件設施并不齊全，給電子檔案管理工作帶來了很多阻礙，不利于其管理的規(guī)范化，因此，相關單位應注意這一點。

3推進檔案規(guī)范化管理的有效策略

3.1提高檔案規(guī)范化管理的意識

目前，很多單位的檔案規(guī)范化管理工作存在問題，其首要原因就是缺乏管理意識，對檔案管理的重要性認識不足，鑒于這一點，單位應該采取各種措施提高檔案管理人員對該工作的重視，認真投入其中，真正做到檔案管理的規(guī)范化。比如，單位可以根據(jù)自身檔案管理的實際情況，在單位內部積極開展宣傳教育工作，借助展板擺放、發(fā)放宣傳單、集體活動等形式來提高管理人員對檔案規(guī)范化管理工作的重視程度，鼓勵員工強化服務意識，并積極探索檔案規(guī)范化管理的途徑，不斷推進檔案管理工作的規(guī)范化。

3.2健全檔案管理制度，并明確員工職責

針對當前事業(yè)單位檔案管理制度不健全的問題，相關單位應采取措施健全檔案管理制度，彌補本單位檔案管理制度的不足之處。除此之外，還應加強檔案管理制度的執(zhí)行力度，嚴格要求檔案管理人員，使其真正落實到實處，發(fā)揮應有的作用，并杜絕一切違法行為。同時檔案管理部門應遵循統(tǒng)一領導、分級管理的方針，在實際的實施過程中，單位領導要不定時對檔案管理工作進行監(jiān)督和審查，發(fā)現(xiàn)問題后及時采取措施加以解決。明確檔案管理人員的職責，將具體責任落實到具體人員身上，避免出現(xiàn)問題時管理人員互相推脫責任，有利于提高他們的責任心，并有效的提高檔案管理工作的效率，對單位的穩(wěn)定發(fā)展也提供了保障。

3.3提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

由于網(wǎng)絡信息化的普及，將信息化引進工作中已經(jīng)成為了一種勢不可擋的趨勢，因此，相關單位應加大資金的投入，引進一批先進設備，并保證硬件設施的齊全，確保電子檔案能夠正常發(fā)揮作用。加強對信息資源檔案的收集力度，其中最好包含圖像、文字、影音等資料，不僅能夠提高檔案管理工作的質量，同時還能夠提高檔案的價值。此外，電子檔案與紙質檔案相比雖然有很多優(yōu)勢，比如方便查詢，占據(jù)空間小，能夠節(jié)省大量時間和人力，有效的提高了檔案管理工作的效率，但是，電子檔案依據(jù)的媒介是計算機，計算機偶爾會被病毒、黑客攻擊，這就導致電子檔案容易被泄露出去，這種情況下，如果檔案剛好需要保密，就需要相關人員定期對電腦進行維護，對檔案進行備份，以防止其丟失或泄露。對于不需要保密的檔案，管理人員可以通過計算機技術和網(wǎng)絡將其公布出去，以便更好地服務于群眾，發(fā)揮其更大的價值。

3.4采取有效措施提高檔案管理人員的素養(yǎng)

檔案管理人員素養(yǎng)的高低直接影響檔案規(guī)范化管理的質量和效率，因此，事業(yè)單位應注重對員工職業(yè)素養(yǎng)的培訓。首先，單位應提高招聘的準入門檻，面試時應進行嚴格的考核，確保應聘者的專業(yè)素養(yǎng)合格才能錄用；其次，對單位內部的在職人員應進行定期的職業(yè)培訓，針對培訓內容進行考核，并將考核內容與員工的薪資聯(lián)系在一起，不僅能夠激發(fā)他們學習的積極性，同時還可以有效的提升員工的整體職業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務能力；第三，應重點培炎員工的計算機操作能力，如今越來越多的單位開始應用電子檔案，如果管理人員不懂計算機操作，則無法對電子檔案進行分析、整理、校對等，而且當遇到突發(fā)事件時會束手無策，對檔案管理工作造成了一定的阻礙；第三，采取各種措施引進檔案管理方面的頂尖型人才，并在他們的帶動下提升整個隊伍的層次；最后，單位應實施一定的激勵政策，激發(fā)員工的干勁，比如，制定一些年終獎、績效獎等，對于表現(xiàn)好、業(yè)績好的人員應給予一定的物質獎勵，或升職加薪等，可以有效提高員工工作的積極性，對于做好檔案規(guī)范化管理工作具有積極的促進作用。

4 結語

對檔案進行規(guī)范化管理有利于本單位更穩(wěn)定快速的發(fā)展，因此，對于檔案規(guī)范化管理中的存在問題，部分單位一定要采取科學有效的措施加以解決，提高檔案管理工作的效率，確保其發(fā)揮應有的價值。

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