對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)及隊(duì)伍建設(shè)的探索研究

郭淑琴?張浩

摘 要：隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和改革開(kāi)放的不斷狀大，檔案管理工作也隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展發(fā)生著質(zhì)的變化和飛躍，隨著對(duì)檔案管理工作要求的提高和利用率的增加，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)中存在的問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)。本文對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)與檔案隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行了初步探討，并簡(jiǎn)要闡述了加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案管理的重要意義，以計(jì)劃生育檔案管理工作為例對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)對(duì)策進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理；隊(duì)伍建設(shè)；探索；計(jì)劃生育

隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理在現(xiàn)代化管理當(dāng)中起著承上啟下的作用，對(duì)檔案管理要有正確的認(rèn)知度，不斷吸收檔案管理的研究成果，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)新形勢(shì)下的檔案管理工作，培養(yǎng)管理人員的責(zé)任感，從而激發(fā)管理人員的熱情。計(jì)劃生育檔案管理是我國(guó)計(jì)劃生育工作的重要材料。但是，由于多方面的原因，我國(guó)當(dāng)下的計(jì)劃生育檔案管理中還存在著一些問(wèn)題，如內(nèi)容虛假、手段落后等等。這些問(wèn)題的存在都給我國(guó)的計(jì)劃生育工作帶來(lái)的一定的阻礙。因此，在新時(shí)期對(duì)于計(jì)劃生育檔案管理的研究是十分有必要的。隨著人口和計(jì)劃生育工作的快速發(fā)展，對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作提出了更高、更嚴(yán)、更新的要求，加強(qiáng)計(jì)劃生育檔案管理，探索新形勢(shì)下檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進(jìn)一步提高計(jì)劃生育檔案管理水平，對(duì)人口計(jì)生工作順利開(kāi)展、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)又好又快發(fā)展具有重要的意義。

1 對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

1.1 對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的不足

長(zhǎng)期以來(lái)，許多人們都認(rèn)為，檔案只不過(guò)是幾張紙而已，幾個(gè)文檔而已，檔案管理工作只是一個(gè)可有可無(wú)的部門(mén)，檔案管理工作只是整理和保管一些過(guò)期的文件，或者活動(dòng)、項(xiàng)目的資料而已，跟歷史有關(guān)，產(chǎn)生的價(jià)值不是太大，只是簡(jiǎn)單的勞動(dòng)和保存而已，從而限制了這項(xiàng)工作科學(xué)化、創(chuàng)新化的發(fā)展。在配備檔案管理人員時(shí)，好多是一兼多職，檔案管理人員對(duì)自已工作也缺乏職業(yè)道德和責(zé)任心，使檔案管理工作嚴(yán)重產(chǎn)生失位的現(xiàn)象，使大量的歷史資料缺失，大量反映重要改革和科研成果歸檔不及時(shí)，造成了流失，給后期的管理工作帶來(lái)麻煩，甚至?xí)a(chǎn)生重大的事故和損失。

1.2 轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。

做為檔案的管理人員要轉(zhuǎn)變自已的意識(shí)，把認(rèn)為檔案管理工作長(zhǎng)期存在的工作意義不大這個(gè)錯(cuò)誤的觀念徹底消除掉。加強(qiáng)高層領(lǐng)導(dǎo)自身對(duì)檔案管理工作的重視程度。充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)整體工作良性發(fā)展的重要意義，把提高檔案管理工作的科技建設(shè)和創(chuàng)新發(fā)展并入在總體的重點(diǎn)工作內(nèi)。另一方面還要對(duì)檔案工作人員的思想進(jìn)行教育，使其內(nèi)心對(duì)檔案管理工作的重要性要認(rèn)可，才能改變工作態(tài)度，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，增強(qiáng)自己的工作責(zé)任感，全身心的投入到工作中去，加強(qiáng)與同行業(yè)的先進(jìn)管理技術(shù)進(jìn)行交流和溝通，吸收先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)，豐富自己的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，從而提高效率，保質(zhì)保量的完成工作任務(wù)。

2 檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

2.1 對(duì)檔案管理干部素質(zhì)的基本要求

在檔案的手工管理時(shí)代，檔案工作者主要充當(dāng)著檔案保管員的角色，負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保護(hù)、整理與提供訪問(wèn)文件的作用。但在，在當(dāng)前的檔案信息化條件下，檔案工作者必須盡快進(jìn)行新的角色定位，努力提高自身素養(yǎng)，以適應(yīng)新的工作環(huán)境。只有這樣，才能向社會(huì)提供高素質(zhì)的檔案信息與知識(shí)服務(wù)的文件。檔案管理人員的業(yè)務(wù)涉及面廣，首先要有溝通能力，檔案管理人員要和本單位的所有部門(mén)人員打交道，要使自已的工作順利進(jìn)行，要協(xié)調(diào)溝通爭(zhēng)取各方面的支持，其次是綜合文字能力，檔案管理工作相當(dāng)一部分直接與文字打交道，要有較強(qiáng)的文字綜合概括能力和文稿寫(xiě)作能力，再次是綜合管理能力，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)信息和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用取代了傳統(tǒng)的手工操作，對(duì)檔案管理隊(duì)伍熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)進(jìn)行數(shù)字化信息服務(wù)，對(duì)檔案管理隊(duì)伍提出了更高的要求。管理人員是計(jì)劃生育檔案管理工作好壞的最終決定者。所以，在新形勢(shì)下，必須要加強(qiáng)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，從而使得工作人員具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)水平。

2.2 以計(jì)劃生育檔案管理工作為例談檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的提升途徑

1）實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法。要提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。首先要全面普查案卷。一般的計(jì)生檔案由于多年來(lái)未作全面的清查，加之劃分保管期限不準(zhǔn)，不可避免地存在許多重復(fù)或無(wú)查考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無(wú)用的文件，才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。其次要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。最后要統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)，保證檢索查全率。為了確保檢索的完整性，在分類(lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)，再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。其中，還要重要的一點(diǎn)是規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。

2）分認(rèn)識(shí)人口計(jì)生檔案在人口計(jì)劃生育工作中的重要作用，把人口計(jì)生檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規(guī)、科技服務(wù)、計(jì)劃生育協(xié)會(huì)等人口計(jì)劃生育業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，納入主要議事日程，給予必要的投人，解決所需經(jīng)費(fèi)，為檔案工作改善環(huán)境創(chuàng)造良好的條件。各級(jí)人口計(jì)劃生育部門(mén)檔案管理人員要更新觀念，從人口計(jì)劃生育工作法制化、規(guī)范化、制度化的高度出發(fā)，做好人口計(jì)生檔案管理工作。

3）加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。大部分單位計(jì)生檔案管理人員多是由老、弱、病的女同志承擔(dān)，文化素質(zhì)不高、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)缺乏、實(shí)際操作能力差等現(xiàn)象較為普遍，影響檔案管理水平的提高。為此，必須做好以下幾點(diǎn)：

（1）重視高素質(zhì)復(fù)合型人才的培養(yǎng)。信息時(shí)代檔案工作的特點(diǎn)要求檔案人員應(yīng)該是既善于檔案管理，又具有較高的計(jì)算機(jī)水平和良好的信息處理能力、合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的高素質(zhì)“通才”。為此，檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作應(yīng)該著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對(duì)新技術(shù)的吸納、整合能力在提高全面素質(zhì)上下功夫。

（2）重視檔案人員的在職培訓(xùn)。要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技術(shù)學(xué)習(xí)班，提高檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平，并注重增強(qiáng)檔案信息觀念和提高檔案信息服務(wù)的能力。在實(shí)施教育培訓(xùn)時(shí)，要采取多形式、多層次的辦學(xué)模式，突出針對(duì)性和實(shí)用性，在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)際工作相結(jié)合，針對(duì)不同崗位人員的工作職責(zé)和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案。

（3）合理調(diào)配人才。優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。將不同專(zhuān)業(yè)、學(xué)歷、年齡、職稱(chēng)的檔案人員進(jìn)行科學(xué)整合，充分發(fā)揮各類(lèi)人才的整體優(yōu)勢(shì)，形成合理的人才結(jié)構(gòu)，并使不同層次的檔案人員互相配合、互相影響，利于整體效能的發(fā)揮。

3 結(jié)語(yǔ)

檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，就是以人為本，依靠高素質(zhì)的人才推動(dòng)檔案工作的發(fā)展，面對(duì)檔案管理工作方式的改革和信息服務(wù)的多樣化，全面提升檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)，建立復(fù)合型人才，促進(jìn)檔案管理工作持續(xù)性發(fā)展。

參考資料

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