論新時(shí)期如何做好報(bào)社檔案管理工作

李正平

摘 要：科技的高速發(fā)展以及社會(huì)生產(chǎn)力的顯著提升使得信息化容量越來(lái)越大，資料作為信息資源的一種也發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。在這樣的新時(shí)期里，檔案管理不再局限于簡(jiǎn)單地保管資料，而是提高工作效率與質(zhì)量不可缺少的部分。所以本文就以報(bào)社檔案管理為對(duì)象，探討其主要特征以及新時(shí)期的工作策略，為報(bào)社的管理與發(fā)展保駕護(hù)航。

關(guān)鍵詞：報(bào)社；檔案管理；工作策略

在以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為代表的先進(jìn)技術(shù)不斷發(fā)展的新時(shí)期里，報(bào)社檔案管理面臨巨大挑戰(zhàn)。報(bào)社不但要保管報(bào)紙業(yè)務(wù)檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案以及科技檔案、人事檔案等資料，還要做好檔案科學(xué)管理。所以為提高報(bào)社的檔案管理科學(xué)化水平，在新時(shí)期做好檔案管理工作是擺在報(bào)社面前的重要課題，必須加強(qiáng)探究。

1 報(bào)社檔案管理的主要特征

報(bào)社的領(lǐng)導(dǎo)體制以及管理形式都較為特殊，其檔案管理和行政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位等也存在差異，具備自身的特征，這主要體現(xiàn)在：

一是檔案管理涉及范圍較廣。因?yàn)閳?bào)社工作要向社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域、行業(yè)延伸，對(duì)于材料的收集歸檔不能只關(guān)注內(nèi)部活動(dòng)材料，還要拓寬視角，豐富庫(kù)藏，以免遺漏。二是檔案具有較高保存價(jià)值。因?yàn)閳?bào)社是宣傳輿論機(jī)關(guān)，社會(huì)效益是最高準(zhǔn)則，黨性鮮明，必須以服務(wù)于社會(huì)主義建設(shè)、服務(wù)于人民為辦報(bào)宗旨，這決定著其檔案具有巨大的價(jià)值。三是檔案管理的難度較大。因?yàn)閳?bào)社并沒(méi)有垂直的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)管理機(jī)關(guān)，各部門(mén)業(yè)務(wù)也處于交叉狀態(tài)，形成的材料與檔案較為雜亂，增大整理與管理的難度。四是檔案被頻繁利用。因?yàn)閳?bào)紙具備時(shí)效性，需要報(bào)社不停運(yùn)行，不僅工作時(shí)間長(zhǎng)，檔案被利用的機(jī)會(huì)也較多，上級(jí)部門(mén)查找領(lǐng)導(dǎo)人的文稿、題詞、字畫(huà)以及活動(dòng)照片，用于編著書(shū)刊或出版紀(jì)念冊(cè)、畫(huà)冊(cè)，還是相關(guān)單位查找能反映大事件的照片、報(bào)道等，用于編史修志，或者是個(gè)人查找自己寫(xiě)的文稿，用于提供作品、申報(bào)職務(wù)等，以及地方報(bào)業(yè)史、新聞志等的編寫(xiě)均需要利用報(bào)社檔案[1]。

報(bào)社檔案管理的這一系列特征充分表明，在新時(shí)期做好檔案管理工作勢(shì)在必行，這不僅是集中統(tǒng)一管理檔案的現(xiàn)實(shí)需要，也是順應(yīng)發(fā)展形勢(shì)的客觀(guān)需要，具體可從以下方面進(jìn)行。

2 新時(shí)期做好報(bào)社檔案管理工作的策略建議

2.1 不斷學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理工作意識(shí)

檔案管理的專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，尤其是在新時(shí)期里，要求報(bào)社檔案人員必須增強(qiáng)工作意識(shí)，具備高度責(zé)任感以及優(yōu)良職業(yè)道德，用細(xì)致的態(tài)度、一絲不茍的作風(fēng)、扎實(shí)的理論知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)特別是運(yùn)用現(xiàn)代化手段提升檔案管理工作技能，自覺(jué)不斷學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，持續(xù)拓寬知識(shí)面，提升綜合素質(zhì)，這是新時(shí)期做好報(bào)社檔案管理工作的根本保障。檔案管理的科學(xué)化與信息化是新時(shí)期報(bào)社檔案人員面臨的新要求，是檔案管理必然的改革與發(fā)展方向，檔案人員學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)取代手工工作模式，能使檔案管理工作事半功倍[2]。例如：在實(shí)際中，檔案人員要基于計(jì)算機(jī)將人工立卷模擬出來(lái)，接著依據(jù)類(lèi)別打印出條目范圍以?xún)?nèi)的內(nèi)容，作為傳統(tǒng)手工立卷的案卷目錄檢索的替代物，或依據(jù)形成文件檔案的先后順序進(jìn)行排列、打印，減少人為因素對(duì)文件歸檔工作質(zhì)量的影響，同時(shí)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的作用，減少手工操作，顯著提高檔案管理工作效率。

2.2 依法治黨，豐富報(bào)社庫(kù)藏檔案體系

依法治黨是報(bào)社在新時(shí)期做好檔案管理工作的基本原則與前提。報(bào)社的檔案人員要遵守國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，結(jié)合實(shí)際情況完善建立自身檔案管理制度，促使檔案的收集、歸檔以及存放、查閱等都有章可循。報(bào)社要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的工作檢查與指導(dǎo)，促進(jìn)檔案管理水平的提升，同時(shí)要求檔案人員在學(xué)習(xí)與培訓(xùn)中提高工作能力，在歸檔新聞信息時(shí)注意加強(qiáng)檢查、過(guò)濾，從而有序整理、科學(xué)管理，方便查閱。例如：檔案人員要依法加強(qiáng)對(duì)報(bào)社檔案的編研，建立有實(shí)效的、豐富的庫(kù)藏檔案體系。不管是報(bào)紙服務(wù)性還是讀者多樣性，都對(duì)檔案人員編研報(bào)社檔案資料提出較高要求，同時(shí)為規(guī)范收集、整理、編研檔案指明方向。為滿(mǎn)足讀者需求，為更好地服務(wù)于人民，檔案人員要基于收集的材料多層次、多角度開(kāi)展編研工作，依據(jù)報(bào)紙的內(nèi)容、專(zhuān)欄等分門(mén)別類(lèi)整理檔案，在編研中發(fā)掘報(bào)紙的內(nèi)在價(jià)值，提高報(bào)社檔案管理工作的規(guī)范性與科學(xué)性。

2.3 增加投入，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)

面對(duì)新時(shí)期的信息化建設(shè)要求，報(bào)社要注意順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，增加對(duì)檔案管理硬件設(shè)備的投入，為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理提供條件[3]。報(bào)社應(yīng)結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)建設(shè)檔案信息平臺(tái)，構(gòu)建良性發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，在方便報(bào)社管理檔案、利用檔案的同時(shí)面向社會(huì)提供檔案服務(wù)。且隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，報(bào)社應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，推進(jìn)檔案信息化設(shè)施建設(shè)，有效促進(jìn)檔案管理工作的改革，提供便捷、豐富的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)報(bào)社實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，取得更大經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益。與此同時(shí)，為在信息化建設(shè)中保證檔案信息的安全，報(bào)社還應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。例如：因系統(tǒng)軟件通常存在設(shè)計(jì)漏洞，很容易讓不法分子有機(jī)可乘，只要系統(tǒng)被黑客攻擊，如果防范措施不夠嚴(yán)密，就會(huì)使報(bào)社的檔案信息被盜竊或篡改，造成巨大損失。這有可能是計(jì)算機(jī)的問(wèn)題，也有可能是人為因素造成。在傳輸檔案信息的過(guò)程中，磁場(chǎng)極易對(duì)其產(chǎn)生干擾，影響信息傳輸，加上網(wǎng)絡(luò)具備開(kāi)放性，也對(duì)檔案信息安全不利，所以安全穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是報(bào)社順利運(yùn)行檔案管理信息系統(tǒng)的保障，在檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)注意提升網(wǎng)絡(luò)安全性能，使用可靠的軟件，且在軟件的安裝環(huán)節(jié)應(yīng)檢查、確認(rèn)未知安全漏洞，對(duì)檔案管理操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)等的登錄用戶(hù)實(shí)施身份標(biāo)識(shí)與鑒別，同時(shí)注意使用防火墻，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)備的物理保護(hù)，盡量記錄網(wǎng)絡(luò)上的所有檔案管理活動(dòng)，保證網(wǎng)絡(luò)安全，更好地開(kāi)展檔案管理工作。

2.4 共享資源，促進(jìn)報(bào)社檔案開(kāi)發(fā)利用

報(bào)社不僅要建立檔案管理信息系統(tǒng)，還應(yīng)通過(guò)最新信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新系統(tǒng)，搭建檔案信息資源共享平臺(tái)，在幫助檔案人員規(guī)范科學(xué)地處理檔案材料的同時(shí)方便檔案信息的查找與利用。報(bào)社檔案管理的信息化不僅是升級(jí)檔案基礎(chǔ)設(shè)施的過(guò)程，還是報(bào)社信息化與精細(xì)化管理的過(guò)程，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)能為個(gè)人、報(bào)社乃至全社會(huì)提供便捷服務(wù)，有效推動(dòng)報(bào)社檔案管理工作的優(yōu)化，促進(jìn)報(bào)社實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。例如：報(bào)社檔案文化信息的傳播就應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，建立暢通運(yùn)行的、便捷實(shí)用的檔案信息資源共享平臺(tái)，在檔案管理信息化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的導(dǎo)向下構(gòu)筑信息網(wǎng)絡(luò)，向報(bào)社內(nèi)部與外部開(kāi)放，提高共享檔案信息資源的水平。報(bào)社還要從數(shù)字文化網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展中尋找突破口，為報(bào)社檔案的利用者提供遠(yuǎn)程服務(wù)，將檔案信息的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)，通過(guò)檔案為報(bào)社的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)，從而更好地開(kāi)展新聞采編工作。

3 結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期，報(bào)社的檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，檔案工作者要綜合考慮報(bào)社檔案的涉及范圍廣、保存價(jià)值高、管理難度大以及利用頻繁等特征，注意更新理念、學(xué)習(xí)科學(xué)技術(shù)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，并堅(jiān)持依法治黨，豐富庫(kù)藏檔案體系，同時(shí)報(bào)社要增加投入，保證網(wǎng)絡(luò)信息安全，通過(guò)共享資源促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)與利用，最大限度發(fā)揮報(bào)社檔案的價(jià)值，提高新時(shí)期報(bào)社檔案管理的科學(xué)化與信息化水平。

參考文獻(xiàn)

[1]楊柳青.報(bào)社檔案管理思考[J].新聞前哨，2015（05）：88-89.

[2]蘇靜.報(bào)社依法管理檔案工作的實(shí)踐與探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（18）：116.

[3]張靜.對(duì)當(dāng)前報(bào)社檔案管理工作的思考[J].新西部（理論版），2014（12）：105.