關(guān)于新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)探析

孫楠

摘 要：人事檔案管理工作體系的有效構(gòu)建，不但能夠基于當(dāng)前城市經(jīng)濟(jì)環(huán)境提供更加全面的技術(shù)統(tǒng)籌和人才管理?xiàng)l件，以促進(jìn)整體單位在功能方面的可持續(xù)化優(yōu)勢(shì)，同時(shí)更可以滿足當(dāng)前信息化管理貫徹的環(huán)境，以便整體單位功能體系構(gòu)建完善，并能夠?yàn)楹罄m(xù)人才培養(yǎng)環(huán)境提供更加全面發(fā)展平臺(tái)。本文基于新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)工作展開分析，在明確當(dāng)當(dāng)前存在的問題和解決對(duì)策同時(shí)，期望為后續(xù)人事檔案管理工作的有效構(gòu)建提供良好參照。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；信息化技術(shù)；體系建設(shè)

1 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.1 缺乏完善的人事檔案管理制度

人事檔案在當(dāng)前單位資源體系利用環(huán)境中應(yīng)當(dāng)被著重關(guān)注，這樣才能夠確保后續(xù)人力資源功能環(huán)境建設(shè)具備穩(wěn)定且可持續(xù)化的延伸基礎(chǔ)，從而真正確保整體管理體制能夠落實(shí)，同時(shí)更能夠基于當(dāng)前單位制度給予先進(jìn)的精神文明構(gòu)建前提。基于以上人事檔案構(gòu)建的優(yōu)勢(shì)，可知在當(dāng)前環(huán)境中，針對(duì)檔案管理體制有效構(gòu)建的必須性，只有確保整體制度履行全面且具備一定思想先進(jìn)性，這樣才能夠確保整體人事檔案管理工作具備積極性。但依據(jù)當(dāng)前單位人事檔案現(xiàn)狀來看，雖然一些部門針對(duì)人事檔案管理制度提供了相關(guān)規(guī)章制度，但卻沒有完善的管理方法和落實(shí)手段指引，如此在制度環(huán)境中，針對(duì)實(shí)際管理工作開展則顯得相對(duì)混亂。其次，在當(dāng)前單位內(nèi)部管理環(huán)境中，針對(duì)人事檔案管理的認(rèn)知不足，導(dǎo)致實(shí)際管理制度構(gòu)建方面缺乏全面的資料參照和管理考量，如此一方面脫離了人事檔案資料管理辦法優(yōu)勢(shì)，另一方面則導(dǎo)致了人事檔案功能落實(shí)不全面，從而影響后續(xù)功能體系構(gòu)建穩(wěn)定性，為檔案調(diào)用和存儲(chǔ)等環(huán)境帶來較大麻煩。

1.2 制度落實(shí)難以全面

管理制度體系的構(gòu)建應(yīng)當(dāng)基于當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和功能需求進(jìn)行確立，如此不但能夠基于當(dāng)前市場環(huán)境為單位內(nèi)部提供更加全面的管理和滲透職能，更能夠在此基礎(chǔ)上為新型技術(shù)環(huán)境的構(gòu)建提供完善的人員考核條件，以確保在當(dāng)前城市經(jīng)濟(jì)環(huán)境構(gòu)建中具備思想和技術(shù)方面的先進(jìn)性。但在實(shí)際功能落實(shí)中，基于當(dāng)前職能標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范方面的資料稀缺，一直導(dǎo)致實(shí)際工作落實(shí)無法執(zhí)行到位，并在難以察覺的地方存在多方面的隱患，如此更影響了單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)。其次，在執(zhí)行力方面，當(dāng)前人事檔案部門在經(jīng)營中難以落實(shí)自身的作用條件，甚至與部分職能部門之間的溝通仍舊存在認(rèn)知偏差，不但耽誤了整體人事檔案收集工作的有效性，更影響了后續(xù)信息化進(jìn)程的優(yōu)勢(shì)。

1.3 管理人員素質(zhì)不足

信息技術(shù)和相關(guān)制度體系的有效構(gòu)建，需要技術(shù)人員針對(duì)當(dāng)前職能環(huán)境和技術(shù)需求進(jìn)行全面分析，這樣才能夠確保在后續(xù)功能體系構(gòu)建中具備可持續(xù)化的優(yōu)勢(shì)。但在實(shí)際功能體系構(gòu)建環(huán)境中，當(dāng)前單位由于在管理工作方面的疏忽，往往針對(duì)管理人才的建設(shè)較為寬松，如此不但耽誤了整體人才環(huán)境的培養(yǎng)穩(wěn)定性，更破壞了單位管理效能環(huán)境的構(gòu)建優(yōu)勢(shì)，為后續(xù)企業(yè)環(huán)境的構(gòu)建埋下了隱患。其次，基于傳統(tǒng)檔案管理環(huán)境影響，當(dāng)前人事檔案管理工作落實(shí)難以真正落實(shí)信息化技術(shù)的理念，同時(shí)更難以針對(duì)性提供完善的制度條件，以確保整體工作在效率和管理質(zhì)量方面能夠得到提升。故而，只有完善當(dāng)前管理人員素質(zhì)問題，才能夠確保后續(xù)信息化技術(shù)落實(shí)具備先進(jìn)性優(yōu)勢(shì)。、

2 新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)化對(duì)策

2.1 加強(qiáng)信息化建設(shè)的認(rèn)知

企業(yè)應(yīng)加大宣傳力度，提高職工對(duì)于人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，以積極配合相關(guān)部門對(duì)資料的收集和整理。其次，從制度層面上來說，要保證企事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，根據(jù)國家相關(guān)政策及法律法規(guī)來進(jìn)行建設(shè)，這也是保障信息資源安全與企事業(yè)單位職工基本權(quán)益的基礎(chǔ)。必須依據(jù)企事業(yè)人事檔案管理工作的實(shí)際情況出發(fā)，建立相應(yīng)的管理機(jī)制，并不斷從制度上來改進(jìn)和促進(jìn)人事檔案管理的規(guī)范性與科學(xué)性。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)人事檔案管理信息化的建設(shè)，做好企業(yè)信息化建設(shè)隊(duì)伍中專業(yè)人才的培育和儲(chǔ)備，通過定期的培訓(xùn)以及學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高管理人員的專業(yè)能力以及基本素質(zhì)，以進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。

2.2 落實(shí)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)，首先就是要加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。一方面，要強(qiáng)化檔案庫房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設(shè)備提供環(huán)境基礎(chǔ)。針對(duì)新建的檔案庫房制定新的標(biāo)準(zhǔn)，加大其信息化的設(shè)備建設(shè)，針對(duì)已有的建房應(yīng)著重其改造。對(duì)紙質(zhì)檔案的庫房管理應(yīng)保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環(huán)境。對(duì)于信息化的檔案，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化設(shè)備運(yùn)營要求的環(huán)境建設(shè)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)中心機(jī)房、服務(wù)器、電子檔案庫房等基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行完善。包括一些基本的防靜電設(shè)施、防磁等基本設(shè)施，更要完善防信息泄露以及保密技術(shù)等。其次，對(duì)于檔案信息化建設(shè)來說，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是非常關(guān)鍵的條件，很多企事業(yè)單位在這一方面做得還不夠好，網(wǎng)絡(luò)布線凌亂、設(shè)備共享度低、安全隱患多等現(xiàn)象非常普遍。所以，我們必須采取一定的科學(xué)措施進(jìn)行改善。

2.3 將自動(dòng)化理念貫徹入檔案管理工作

人事檔案管理向信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢(shì)，也必然是實(shí)現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的方向。所以，在實(shí)際的人事檔案信息化建設(shè)工作中，應(yīng)將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分運(yùn)用起來，切實(shí)從計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面來指導(dǎo)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)，通過建立人事檔案管理機(jī)制和責(zé)任機(jī)制、以及信息化建設(shè)機(jī)制，從多個(gè)方面共同規(guī)范企業(yè)的人事檔案管理，促進(jìn)信息化檔案管理的建設(shè)。除此之外，還應(yīng)加大對(duì)企事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)代化信息技術(shù)的投入，并加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程的發(fā)展，以充分發(fā)揮人事檔案的實(shí)際作用。

3 結(jié)語

人事檔案管理工作中融入信息化技術(shù)條件，不但能夠基于網(wǎng)絡(luò)信息化的數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)，確保當(dāng)前信息管理環(huán)境具備全面統(tǒng)籌和備份的條件，從而避免整體檔案功能受到外界影響，同時(shí)更能夠憑借技術(shù)條件，將人事檔案工作調(diào)用和評(píng)價(jià)提供鮮明的參數(shù)對(duì)比平臺(tái)，從而真正落實(shí)人才管理責(zé)任，為后續(xù)相關(guān)技術(shù)人員的個(gè)人素質(zhì)發(fā)展搭建穩(wěn)定且可持續(xù)化的平臺(tái)。

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