基于辦公自動化的醫(yī)院檔案管理策略研究

張芮芮

摘 要：伴隨科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用對大眾生活的影響，辦公自動化也在不斷發(fā)展并深刻影響著人們的日常工作和生活。在如今的醫(yī)院管理體系下，信息化建設(shè)已經(jīng)基本普及，然而醫(yī)院在檔案管理這一領(lǐng)域還尚未形成較為機(jī)制化的體系。本文在簡要探討辦公自動化及其在醫(yī)院檔案管理中的必要性的基礎(chǔ)上，初步分析了當(dāng)前我國醫(yī)院檔案管理存在的主要問題，并有針對性的提出了基于辦公自動化條件相愛醫(yī)院檔案管理的改善策略。

關(guān)鍵詞：辦公自動化；醫(yī)院檔案管理；必要性；主要問題；改善策略

醫(yī)院檔案在醫(yī)院發(fā)展中起著重要作用，它對醫(yī)院的發(fā)展階段及重大事件做了詳細(xì)記錄，保存了較為豐富的醫(yī)療科技成果，這些內(nèi)容對促進(jìn)醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施的良好運(yùn)作及醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展進(jìn)步具有重要意義。近些年來，隨著醫(yī)療體制改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院各方面的管理水平都發(fā)生了重要變化，檔案管理工作不斷向自動化、現(xiàn)代化方向發(fā)展，檔案管理的工作效率大幅提高。所以，利用辦公自動化對醫(yī)院檔案進(jìn)行高效管理有很強(qiáng)的實(shí)際意義。

1 辦公自動化

所謂的辦公自動化，就是指數(shù)字化辦公，即通過計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)在線傳輸、接收、存儲數(shù)據(jù)，加快信息之間的傳輸速度，最終達(dá)到提高決策效率的功效。換言之，辦公自動化就是破除傳統(tǒng)的手工管理模式，逐步提高醫(yī)院檔案管理工作的效率，確保醫(yī)院檔案完整科學(xué)可靠。辦公自動化主要有以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，基本實(shí)現(xiàn)了一定范圍內(nèi)的信息傳輸與共享；第二，對檔案管理工作人員的技術(shù)要求更高；第三，醫(yī)院檔案存儲的方式不再單一化，除了紙質(zhì)存儲，還可以通過圖像、影音等形態(tài)進(jìn)行存儲；第四，工作效率明顯提高，醫(yī)院檔案涉及方方面面，通過辦公自動化，突破了傳統(tǒng)模式下的某些限制，管理程序更加優(yōu)化，工作效率更高。

2 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性

2.1 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理更及時(shí)、更高效

通過辦公自動化，醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)聯(lián)網(wǎng)，這也就實(shí)現(xiàn)了文書處理與檔案管理的結(jié)合。醫(yī)院每天的重要文件資料都可以在檔案管理人員的整理分類下成為電子檔案，可以優(yōu)化工作流程，減少工作失誤與文件遺漏，有利于保證檔案的完整性、及時(shí)性。特別是病歷檔案對及時(shí)性和準(zhǔn)確性的要求更高，通過辦公自動化，醫(yī)護(hù)人員可以及時(shí)了解和掌握病人診療階段和病情演變，及時(shí)作出治療診斷。

2.2 辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理安全性、穩(wěn)定性更好

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易丟失，而且在某些特定條件下還比較容易受損。此外，紙質(zhì)檔案還容易受到溫度、濕度、以及一些難以避免的自然災(zāi)害的影響，檔案的完整性不容易得到保證，其占用的空間也較大。相比之下，如果醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)了電子化，電子檔案的保存的時(shí)間就要長得多，而且檔案的調(diào)取、存儲都很方便，可以根據(jù)需要以不同的形態(tài)進(jìn)行存儲。同時(shí)，基于辦公自動化的電子檔案在傳輸上也更便利，占用的存儲空間也相對較小，不容易受損丟失。

3 當(dāng)前我國醫(yī)院檔案辦公自動化存在的主要問題

3.1 醫(yī)院檔案管理信息化管理體系不完善

從現(xiàn)階段來看，醫(yī)院在先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備的引進(jìn)上投入了大量的費(fèi)用，但是對檔案的信息化管理工作不太重視，在資金投入上明顯不足，當(dāng)前醫(yī)院檔案的信息化管理體系仍處于初步發(fā)展階段，軟硬件設(shè)施仍然較為缺乏，檔案信息的存儲、自動化管理還是較為落后，有時(shí)候甚至導(dǎo)致患者的病歷資料遭到泄露，嚴(yán)重影響醫(yī)院聲譽(yù)與患者生活。較為高效的醫(yī)院檔案自動化管理平臺始終難以搭建起來，一些操作系統(tǒng)也未能及時(shí)進(jìn)行更新。

3.2 缺乏較為完善的辦公自動化系統(tǒng)

從目前醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展現(xiàn)狀來看，辦公自動化系統(tǒng)主要存在這樣幾個(gè)問題：一是軟件投入相對較少；二是技術(shù)水平較為落后；三是管理不善。這三個(gè)問題現(xiàn)在已經(jīng)嚴(yán)重影響著辦公自動化水平的提升。此外，由于具體負(fù)責(zé)醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)的團(tuán)隊(duì)不了解醫(yī)院的實(shí)際需求，使得一些操作系統(tǒng)開發(fā)出來后難以適應(yīng)滿足醫(yī)院檔案管理的實(shí)際需求，電子檔案管理系統(tǒng)在一定程度上難以與實(shí)際需求有效契合。有的時(shí)候還會出現(xiàn)醫(yī)院不同部門之間的檔案因?yàn)橐褂貌煌南到y(tǒng)無法兼容的情況，造成管理混亂。

3.3 相關(guān)管理人員專業(yè)技能不足

辦公自動化是基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)的。但是目前我國絕大部分醫(yī)院檔案管理人員更習(xí)慣傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理操作。盡管很多醫(yī)院引進(jìn)了一些檔案信息管理系統(tǒng)，但由于缺乏相關(guān)方面的技能培訓(xùn)，在專業(yè)知識方面較為欠缺，管理人員在運(yùn)用上不熟練，導(dǎo)致醫(yī)院檔案的辦公自動化水平仍然較低，工作效率沒有得到實(shí)質(zhì)性提高。

4 基于辦公自動化的醫(yī)院檔案管理的改善策略

4.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理方式

檔案在辦公自動化背景下是相對獨(dú)立的，自動化檔案管理更多的以檔案為模塊能更好更直接的進(jìn)行檔案歸檔。要加強(qiáng)部門之間的合作。檔案的電子化歸檔不僅僅是某一個(gè)部門的工作，需要檔案管理部門與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門密切配合與合作，所以要在檔案管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新，做好前期的辦公自動化需求調(diào)研，在辦公自動化系統(tǒng)中融入前端控制。

4.2 規(guī)劃檔案管理自動化標(biāo)準(zhǔn)

盡管在辦公自動化條件下檔案管理較為方便，但仍然需要做到規(guī)劃化、統(tǒng)一化，避免出現(xiàn)檔案丟失、被盜等問題。目前醫(yī)院檔案管理工作包含整理、收集、保管、編排、統(tǒng)計(jì)、檢索等幾個(gè)環(huán)節(jié)。要科學(xué)制定一整套較為完善合理的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范系統(tǒng)文件管理與檔案管理，避免出現(xiàn)越權(quán)的現(xiàn)象。此外，對檔案歸檔及相關(guān)的處理程序也應(yīng)該形成一套完整的規(guī)范，確保各個(gè)環(huán)節(jié)不出紕漏，確保醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范化。

4.3 提高醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

不論多么完善的系統(tǒng)，多么嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹贫?，最終都需要通過人的操作與執(zhí)行來實(shí)現(xiàn)管理工作。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展，新興技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，醫(yī)院檔案數(shù)量和檔案信息都愈來愈龐大而復(fù)雜，因此在醫(yī)院檔案管理工作中，要注重提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)與綜合素養(yǎng)，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新發(fā)展。醫(yī)院要加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，為他們提供更豐富的學(xué)習(xí)機(jī)會，儲備高素質(zhì)醫(yī)院檔案管理工作人才，形成一批具有較為過硬的專業(yè)素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

5 結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合是時(shí)代發(fā)展的必然要求。辦公自動化背景下的醫(yī)院檔案管理工作效率會有明顯提高，能夠更好的服務(wù)醫(yī)院發(fā)展。因此，醫(yī)院管理層要高度重視醫(yī)院檔案的電子化管理對醫(yī)院發(fā)展的重要意義，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式，建立完善合理的檔案管理工作規(guī)范，不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，有效提升醫(yī)院檔案管理工作的整體效率，確保醫(yī)院檔案的完整性與可靠性。

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