新時(shí)期人事檔案管理工作探析

李大榮

摘 要：人事檔案管理在企業(yè)日常管理中占據(jù)重要位置。人事檔案管理要與企業(yè)日常管理保持一致性，在思想上能夠重視人事檔案管理工作的重要性，發(fā)揮出人事檔案管理的作用。人事檔案管理是對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行的考察和記錄，要建立系統(tǒng)規(guī)范的人事檔案管理制度不斷適應(yīng)社會(huì)和企業(yè)的發(fā)展變化，突出人事檔案管理工作的先進(jìn)性。論文對(duì)人事檔案管理工作的重要性及作用進(jìn)行了深入分析。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；人事檔案；管理

1 人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案材料內(nèi)容不準(zhǔn)確

現(xiàn)有的檔案材料中存在許多內(nèi)容前后不符及內(nèi)容失真的現(xiàn)象。如： “三齡、兩歷、一身份”（出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、干部身份，家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系等重要信息）記載多樣。出生年月公歷、農(nóng)歷填寫隨意，且沒(méi)有說(shuō)明。甚至更有個(gè)別干部的出生年月前后相差較大。參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間前后不一致，基礎(chǔ)學(xué)歷越來(lái)越高。

1.2 檔案材料不齊全

人事檔案短缺，材料內(nèi)容不完整：如履歷表、年度考核表、學(xué)歷、職稱、工資、表彰、處分等材料不全，填寫項(xiàng)目不完整。一些是年度考核表、履歷表短缺。還有一些如學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱、獎(jiǎng)懲等材料，仍在個(gè)人手中未能及時(shí)收集歸檔。

1.3 人事檔案利用范圍狹窄

提供利用是檔案工作的目的之所在。從我國(guó)人事工作的現(xiàn)狀及傳統(tǒng)的人事檔案管理制度來(lái)看，現(xiàn)有的人事檔案利用范圍小，頻率低。隨著企事業(yè)單位人事制度和大中專畢業(yè)生就業(yè)制度的改革，事業(yè)單位工作人員由“單位人”變成了“社會(huì)人”，這就要求人事檔案要更加符合社會(huì)需求，擴(kuò)大利用范圍，提高利用頻率。

2 人事檔案管理工作的重要性

人事檔案管理工作是對(duì)工作人員進(jìn)行的有組織性考察，為開展考核提供重要的依據(jù)。人事檔案管理發(fā)揮的基礎(chǔ)性作用能夠幫助企業(yè)開展應(yīng)聘，對(duì)員工的實(shí)際情況進(jìn)行有效的綜合性判斷，或者是通過(guò)個(gè)人檔案掌握現(xiàn)在員工基本工作信息能夠起到知人善任的效果。企業(yè)在制定發(fā)展戰(zhàn)略或者決策的過(guò)程中都需要人事檔案管理工作起到的輔助性作用。企業(yè)內(nèi)部績(jī)效考核等也是人事檔案管理的重要內(nèi)容。并且與員工的直接利益相關(guān)。員工的狀態(tài)、績(jī)效成績(jī)、工作水平等都會(huì)記錄到人事檔案當(dāng)中。通過(guò)對(duì)人事檔案的查詢能夠?qū)T工做出客觀性的評(píng)價(jià)，這樣也會(huì)增加企業(yè)對(duì)員工福利待遇設(shè)置的科學(xué)性。人事檔案能夠反映出企業(yè)在不同發(fā)展階段的基本情況，較為準(zhǔn)確全面地記錄企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)。企業(yè)會(huì)通過(guò)人事檔案對(duì)政策和信息等進(jìn)行更改，制定經(jīng)濟(jì)活動(dòng)計(jì)劃的憑證。企業(yè)在選任干部的時(shí)候人事檔案能夠清晰地反映出員工的各項(xiàng)條件，獲取到最為真實(shí)的信息參考。通過(guò)人事檔案企業(yè)能夠了解到員工的成長(zhǎng)，并且能夠挖掘出員工的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)，這對(duì)于開展全面的人才培養(yǎng)以及資源分配具有積極意義，更好地實(shí)現(xiàn)員工的個(gè)人價(jià)值。人事檔案管理工作也有助于人力資源管理的優(yōu)化創(chuàng)新，通過(guò)人事檔案管理實(shí)現(xiàn)與人力資源管理信息資源的共享，保證人才能夠在合理的范圍內(nèi)進(jìn)行流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)人力資源配置的最優(yōu)化。

3 完善新時(shí)期人事檔案管理工作的主要措施

人事檔案記錄從業(yè)人員的工作經(jīng)歷、工作能力和工作業(yè)績(jī)等方面的內(nèi)容，是了解和管理從業(yè)人員的重要信息載體。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和個(gè)人追求的變化，傳統(tǒng)的一份工作干一輩子的現(xiàn)象將越來(lái)越少，從業(yè)人員的流動(dòng)性逐漸加大，這就相應(yīng)地加大了人事檔案管理工作的難度，所以，注重動(dòng)態(tài)管理及管理制度的完善，是人事檔案管理效果相對(duì)提升的必然需求。

3.1 加強(qiáng)對(duì)人事檔案的動(dòng)態(tài)管理

人力資源部門是人事檔案的主要管理部門，但由于單位的人力資源部門的從業(yè)人員較少，并且要負(fù)責(zé)人員招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核等方面的內(nèi)容，工作量較大，所以，注重人事檔案的動(dòng)態(tài)管理體系構(gòu)建及完善，需要從信息變動(dòng)及信息存儲(chǔ)應(yīng)用等角度進(jìn)行專項(xiàng)設(shè)計(jì)，以此實(shí)現(xiàn)人事檔案管理效果的相對(duì)提升。事業(yè)單位的從業(yè)人員流動(dòng)性較大，所以對(duì)人事檔案也要隨著人員的流動(dòng)而進(jìn)行調(diào)整，對(duì)其進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。首先是人事檔案是從業(yè)人員在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段真實(shí)狀態(tài)的反應(yīng)，所以要體現(xiàn)從業(yè)人員的受教育水平、專業(yè)技術(shù)水平等。其次是單位要隨著從業(yè)人員個(gè)人的發(fā)展變化而補(bǔ)充相關(guān)資料，例如從業(yè)人員的工作水平、同事評(píng)價(jià)、工作考核、工作態(tài)度等方面的資料，讓從業(yè)人員的資料更加豐富具體。再次是增加從業(yè)人員在單位所作出的貢獻(xiàn)，例如在人事檔案上記錄從業(yè)人員的個(gè)人專業(yè)技術(shù)水平，以及其發(fā)明和應(yīng)用的新技術(shù)，讓檔案資料來(lái)增添從業(yè)人員的個(gè)人成就感，并且將讓該項(xiàng)榮譽(yù)伴隨從業(yè)人員一生。最后是歸納整理從業(yè)人員的學(xué)歷資料、工資獎(jiǎng)金的變化等。這些檔案信息是基礎(chǔ)資料，同時(shí)也是隨著個(gè)人的發(fā)展而不斷變化的，進(jìn)而見證從業(yè)人員不斷成長(zhǎng)的過(guò)程。通過(guò)不斷增添和調(diào)整人事檔案資料中的內(nèi)容，可以看到一個(gè)準(zhǔn)確的、立體的從業(yè)人員的信息資料，進(jìn)而為人才的綜合評(píng)定提供大量的理論資料。同時(shí)只有不斷增添個(gè)人信息資料，才能夠做到人事檔案的動(dòng)態(tài)管理。

3.2 提高人事檔案的管理水平

在計(jì)算機(jī)技術(shù)的推動(dòng)下，人事檔案管理要進(jìn)入信息化管理系統(tǒng)內(nèi)。首先是企業(yè)必須建立起完善的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，逐漸建立從業(yè)人員的個(gè)人電子檔案，以數(shù)字化的方式記錄從業(yè)人員的檔案信息。電子化的檔案資料不僅利于查找和調(diào)閱，而且提高了檔案資料的安全系數(shù)。其次是對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，并且建立內(nèi)部人事檔案網(wǎng)絡(luò)，在企業(yè)的總公司和分公司進(jìn)行人事檔案資料的交換，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案信息資料的資源共享，而且保證個(gè)人信息檔案的完整性。再次是注重人事檔案的安全性。一是制定嚴(yán)格的檔案管理制度，規(guī)定從業(yè)人員人事檔案的調(diào)取方式，記錄方式，以便后期進(jìn)行追蹤；二是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，設(shè)置防火墻，避免被病毒感染或者是黑客侵入而出現(xiàn)從業(yè)人員信息檔案泄露的現(xiàn)象。最后是企業(yè)要加強(qiáng)信息化設(shè)備的投入數(shù)量，并且監(jiān)管其使用效率，保證授權(quán)部門能夠擴(kuò)充和檢索人事信息，保證人事信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而為企業(yè)推選更多優(yōu)秀的、合理的內(nèi)部人才。

3.3 實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化

人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化是人事檔案發(fā)展的需要，必須完善人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化的發(fā)展需要，必須科學(xué)合理的應(yīng)用。當(dāng)前的人事檔案管理中同時(shí)存在著紙質(zhì)材料和電子文件，因此檔案管理部門需要對(duì)兩者進(jìn)行收集與共管，然后將管理的重點(diǎn)放在信息的存儲(chǔ)與二次開發(fā)工作上。這就需要依靠一套標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、管理科學(xué)、以及設(shè)置合理的人事檔案信息化系統(tǒng)，并通過(guò)信息維護(hù)系統(tǒng)將原始檔案信息和檔案資料錄入微機(jī)，最終建立一個(gè)全國(guó)范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化，方便信息的共享。人事檔案資源的數(shù)據(jù)化必須根據(jù)人事檔案發(fā)展的要求，必須加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)。

4 結(jié)語(yǔ)

人力資源部門在日常工作的過(guò)程中，必須更新檔案資料的管理理念，提高對(duì)人事檔案的重視程度，并且為了降低工作量、提高工作效率要建立電子化的人事檔案資料，并且根據(jù)從業(yè)人員信息資料的變化而進(jìn)行增加或者調(diào)整，進(jìn)而建立一個(gè)動(dòng)態(tài)化、實(shí)時(shí)的全面的個(gè)人檔案資料庫(kù)，滿足企業(yè)對(duì)人才資料的多方位、全面的需求。

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