試析辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理

龍小芳

摘 要：在信息化技術(shù)迅速發(fā)展中，使得辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理存在著很多的問(wèn)題。在這類背景下，檔案管理人員需要高度重視這類各項(xiàng)工作開(kāi)展中的問(wèn)題。本文首先從辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理實(shí)施的重要性入手，同時(shí)闡述了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理中的問(wèn)題，最后總結(jié)了辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理措施，旨在為推動(dòng)辦公室檔案管理工作的有效開(kāi)展提供參考性意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：辦公室；文書(shū)檔案；收集；歸檔工作；管理措施

辦公室文書(shū)檔案管理工作，在社會(huì)發(fā)展中占據(jù)著十分重要的位置。在實(shí)際工作開(kāi)展中，辦公室文書(shū)檔案管理人員需要高度重視，采取有效措施實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量、工作效率的提升，確保文書(shū)檔案管理始終屬于最佳狀態(tài)。

1 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作的重要性

就實(shí)際情況而言，辦公室文書(shū)檔案歸檔與收集工作的重要性主要如下：

1）辦公室文書(shū)檔案歸檔與收集工作開(kāi)展的重要性主要體現(xiàn)在資料的收集，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層提供經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)，促使領(lǐng)導(dǎo)層掌握實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況，以此制定針對(duì)性的發(fā)展戰(zhàn)略。

2）在機(jī)關(guān)單位工作開(kāi)展中，辦公室文書(shū)檔案歸檔與收集占據(jù)著十分重要的地位，在此基礎(chǔ)上，需要強(qiáng)化辦公室文書(shū)檔案歸檔與收集管理工作，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位管理效率與質(zhì)量的提升。

3）在辦公室文書(shū)檔案歸檔與收集工作開(kāi)展中，需要強(qiáng)化企業(yè)發(fā)展歷史的記載。單位在實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)活動(dòng)開(kāi)展中會(huì)產(chǎn)生很多的文件與資料，為確保材料收集的規(guī)范性，需要落實(shí)辦公室文書(shū)檔案管理工作，確保相應(yīng)資料查閱的合理性與科學(xué)性。

2 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作存在的問(wèn)題

2.1 材料收集問(wèn)題

辦公室文書(shū)檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，在材料收集方面全面性不強(qiáng)。部分檔案管理人員在工作開(kāi)展中存在著不記錄的現(xiàn)象，難以實(shí)現(xiàn)辦公室文書(shū)檔案管理水平的提升。文件材料遺留現(xiàn)象較為普遍，這也是導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案收集不全面的主要因素。檔案管理人員在工作開(kāi)展中，需要保障文件檔案收集的完整性，確保辦公室文書(shū)檔案收集達(dá)到最佳狀態(tài)。部分兼職檔案管理人員在文書(shū)檔案收集與管理中，投入力度不大，進(jìn)而導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案收集問(wèn)題存在。

2.2 人員技能問(wèn)題

檔案管理人員綜合素質(zhì)不強(qiáng)，在辦公室文書(shū)檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，存在著管理意識(shí)缺乏的現(xiàn)象，一般只注重紅頭文件的管理，嚴(yán)重影響著文件檔案材料收集與歸檔質(zhì)量。在檔案管理工作開(kāi)展中，針對(duì)人員專業(yè)技能問(wèn)題未能重視。加之辦公室文書(shū)檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)、專業(yè)技能不強(qiáng)，導(dǎo)致辦公室文書(shū)檔案管理質(zhì)量受到影響。同時(shí)，在辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔過(guò)程中，未能采取針對(duì)性措施，使得材料的真實(shí)性不強(qiáng)，難以精準(zhǔn)判斷文件檔案的真?zhèn)巍?/p>

2.3 收集力度問(wèn)題

就當(dāng)前情況而言，辦公室文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展中還存在著多的問(wèn)題，主要是的材料收集力度不足，嚴(yán)重影響著材料整體收集質(zhì)量與效率。若是檔案管理人員的意識(shí)不足，在內(nèi)外部各類因素的影響下，辦公室文書(shū)檔案管理工作存在著檔案管理流程不規(guī)范的現(xiàn)象。

例如：部分檔案管理工作人員在實(shí)際工作開(kāi)展中，隨意擺放各類文件、資料、檔案，機(jī)關(guān)部門(mén)在辦公室文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展中，需要注重的檔案工作行為管理，開(kāi)展全流程管理，將檔案管理人員的歸檔工作控制在標(biāo)準(zhǔn)、要求范圍內(nèi)，確保文書(shū)檔案收集與歸檔管理的科學(xué)性與合理性。

由于資料缺失，難以確保檔案內(nèi)容的連續(xù)性，部分文件檔案設(shè)置缺少落款公章，這也是材料收集中的主要問(wèn)題。在一定程度上會(huì)影響文件應(yīng)用的可靠性，對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理的重視度也不夠高，使得檔案管理效率與質(zhì)量普遍不高。

3 辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理措施

3.1 落實(shí)宣傳工作

辦公室文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展中，宣傳工作十分有必要，主要可以從以下幾方面入手：第一，擴(kuò)大文書(shū)檔案宣傳范圍，領(lǐng)導(dǎo)層需要重視多媒體技術(shù)的應(yīng)用，不斷增強(qiáng)辦公室文書(shū)檔案管理宣傳力度，完善各類管理手段與措施。企業(yè)（單位）需要組建專門(mén)的審查團(tuán)隊(duì)，定期開(kāi)展檔案室考核，避免辦公室文書(shū)檔案管理與歸檔過(guò)程中出現(xiàn)材料不真實(shí)的現(xiàn)象，切實(shí)提升辦公室文書(shū)檔案管理的整體利用率。第二，機(jī)關(guān)單位在工作開(kāi)展中，需要重視簡(jiǎn)報(bào)編制、編研，逐步擴(kuò)展辦公室文書(shū)檔案管理工作的宣傳力度。強(qiáng)化檔案管理人員的引導(dǎo)，通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理人員自身綜合素質(zhì)的提升。更加積極的投入到工作崗位中，以此達(dá)到最初辦公室文書(shū)檔案宣傳目的。第三，在辦公室文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展中，需要強(qiáng)調(diào)宣傳的重要性，逐步提升企業(yè)上下對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理、宣傳的重視度。通過(guò)實(shí)踐證明，強(qiáng)化辦公室文書(shū)檔案管理宣傳工作，能夠解決傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題，強(qiáng)化各類政策的落實(shí)，逐步構(gòu)建高水平、高質(zhì)量的文書(shū)管理目標(biāo)。

3.2 強(qiáng)化素質(zhì)培訓(xùn)

在文書(shū)檔案管理體系構(gòu)建中，需要強(qiáng)化檔案管理人員綜合素質(zhì)的培訓(xùn)。首先，機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)在辦公室文書(shū)檔案管理工作實(shí)施過(guò)程中，需要定期安排檔案管理人員開(kāi)展專業(yè)化培訓(xùn)工作。在培訓(xùn)過(guò)程中不僅需要重視管理手段培訓(xùn)，還需要逐步強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任心、使命感，確保辦公室文書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展。其次，在培訓(xùn)活動(dòng)開(kāi)展中，可借助會(huì)議的形式，構(gòu)建清晰的歸檔范圍，提升文書(shū)檔案歸檔質(zhì)量，逐步強(qiáng)化工作人員對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理工作的重視度。最后，在辦公室文書(shū)檔案管理工作中，強(qiáng)調(diào)的是兼職人員的引進(jìn)。在此基礎(chǔ)上，機(jī)關(guān)單位在實(shí)施過(guò)程中需要重視兼職人員的培訓(xùn)工作，逐步提升兼職人員的專業(yè)化水平，避免出現(xiàn)返工的現(xiàn)象，保障辦公室文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展速度與質(zhì)量。

3.3 構(gòu)建文書(shū)體系

辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作開(kāi)展中，要重視文書(shū)檔案管理體系的建設(shè)。針對(duì)辦公室文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題，要制定完善的體系內(nèi)容，全面落實(shí)各類管理原則。檔案管理人員在工作開(kāi)展中，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)管理制度與原則，確保文書(shū)檔案管理的最佳。同時(shí)，在辦公室文書(shū)檔案管理體系構(gòu)建中，需要在各個(gè)部門(mén)職能的基礎(chǔ)上，明確文書(shū)檔案歸檔范圍，確保各項(xiàng)管理制度的有效落實(shí)。為確保辦公室文書(shū)檔案管理工作的有效開(kāi)展，可將辦公室文書(shū)檔案管理效率與員工的月度考核聯(lián)系在一起。引導(dǎo)檔案管理人員在實(shí)際工作開(kāi)展中，不斷規(guī)范文書(shū)檔案的書(shū)寫(xiě)格式、打印格式，逐步提升辦公室文書(shū)檔案管理水平，達(dá)到預(yù)期的辦公室文書(shū)檔案管理目標(biāo)。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在傳統(tǒng)的辦公室文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，還存在著一些問(wèn)題，主要包括重視度不夠、材料收集力度不足、材料利用率不足等。在大時(shí)代背景下，為確保辦公室文書(shū)檔案管理工作的良好性，需要強(qiáng)化辦公室文書(shū)檔案管理工作，健全管理體系、強(qiáng)化檔案管理人員培訓(xùn)，確保辦公室文書(shū)檔案管理工作的最佳狀態(tài)。

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