提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

于麗娟

摘 要：檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項管理工作中有很大的影響意義。檔案管理信息化建設(shè)能夠提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率，有利于提高對歷史檔案資料的利用率，也能夠保證檔案信息存儲的穩(wěn)定性和安全性。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在思想認(rèn)識上轉(zhuǎn)變管理理念，在實踐中加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。只有做到以上幾個方面，才能保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平得到提高，使機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料真正得到切實地利用，促進(jìn)單位整體管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化水平

機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案是人才信息的記錄，其中包含了個人的履歷信息和個人業(yè)績獎罰信息等，人事檔案還記錄著公司的運轉(zhuǎn)情況與單位人員近況等歷史記錄，是運行單位工作的重要依據(jù)。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，對于檔案的管理顯得尤為重要，為了確保單位工作能有效進(jìn)行，在為單位選拔人才與實施管理時，能更好地為其提供服務(wù)與帶來方便，并能提升檔案資料的查詢速度以及簡化工作的流程，有效發(fā)揮出機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理作用效果。目前我國檔案管理信息化的建設(shè)中存在很多不足之處，傳統(tǒng)的檔案是使用紙質(zhì)來對其進(jìn)行管理，不能將其很好地進(jìn)行保存且信息的更新速度較慢，從而降低了檔案的利用率。因此本文將針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理存在的問題，提出具體可行的解決措施，確保事業(yè)機(jī)關(guān)單位的檔案能得到順利的開展與提高信息化的水平。

1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1 便于對歷史檔案的整理與利用

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理能對其具有歷史意義的檔案文件資料進(jìn)行有效的保管，但是由于傳統(tǒng)的歷史檔案是紙質(zhì)檔案，不容易對其查詢與保存，且占用的空間較大，一些珍貴的歷史資料不能得到較好的利用，只能被長時間的封存。在進(jìn)行信息化管理后，能運用電腦技術(shù)對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理，擴(kuò)大檔案的管理儲存空間，并且能較方便地對檔案進(jìn)行查閱與使用，對較為有用的歷史資料也能方便將其調(diào)動出來，恢復(fù)其歷史資料的使用價值，對檔案管理的信息化建設(shè)有著十分顯著的作用。

1.2 提高檔案管理工作的效率

對于多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，檔案管理的對方都是紛繁復(fù)雜，千頭萬緒的，涉及單位工作的方方面面。在傳統(tǒng)的檔案管理制度下，由于資料繁雜，加上人手不足等原因，很多檔案因為管理上比較落后，會出現(xiàn)利用困難甚至遺失的后果。借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，檔案管理工作人員能夠極大地提高工作效率，方便檔案及時有效地得到整理和保存。

1.3 方便對歷史陳舊檔案進(jìn)行整理和利用

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理是一個歷史過程，在這一過程中，許多具有高度歷史價值的文件資料都得應(yīng)得到充分的保管。然而由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不易保存和查詢，保存空間有限等原因，珍貴的歷史資料都只能被長久塵封，不能得到很好地利用。借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠極大地擴(kuò)充檔案存儲空間，并且方便以后對這些歷史資料進(jìn)行查詢和調(diào)用。在恢復(fù)歷史陳舊檔案的價值上，檔案管理信息化建設(shè)也有重大作用。

1.4 有利于檔案管理的安全性與穩(wěn)定性

完善信息化建設(shè)能更有效地對電子檔案進(jìn)行保存且保密性較強(qiáng)，讀取非常便利，能更好地保證檔案資料在傳輸與儲存的過程中安全性能提高。與傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案管理相比，該儲存方法能延長對電子檔案保存的時間，且能對檔案進(jìn)行備份。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理信息化存在的問題

2.1 檔案管理方法落后

由于不少機(jī)關(guān)事業(yè)單位對于檔案信息化建設(shè)的重要性認(rèn)知不足，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理存在著半手工或者手工的管理方法，對于某些要求較高的檔案記錄以及檔案的整理工作造成錯誤，并且發(fā)生的錯誤不容易被發(fā)現(xiàn)，也不能及時對錯誤進(jìn)行改正，因此造成錯誤檔案被永久保存下來，影響日后檔案的管理與對人事的安排。在對檔案進(jìn)行管理時，傳統(tǒng)的管理模式消耗的時間較長，且工作量較為繁瑣，會增加管理工作的錯誤率。

2.2 思想不重視，投入力度不足

提升檔案管理信息化水平，能夠促進(jìn)信息的交流與共享。但是一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位思想認(rèn)識不到位，在檔案管理信息化建設(shè)上投入不足，無法實現(xiàn)檔案信息的共享。從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式上看，在搬運、保管上存在諸多不便，也不利于今后的查詢。對此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須提起足夠的重視，充分應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，利用網(wǎng)絡(luò)來保管、查閱和共享信息，這樣既便捷，還能保證檔案信息的安全，避免出現(xiàn)遺漏的情況。

2.3 檔案資料不完善、不安全

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時，極易受到保存與環(huán)境等條件的影響，若是保存不妥善，將造成很多珍貴檔案資料被破壞。在信息化環(huán)境下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要用好電子檔案，避免受到各種外界因素的影響，這與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，可以實現(xiàn)檔案資料的長久保存，并不會被損壞。如此一來，既能夠節(jié)約存儲空間，還便于今后的利用。

3 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的對策

3.1 加強(qiáng)管理人員的信息化建設(shè)

重視機(jī)關(guān)事業(yè)單位對檔案管理人員的培訓(xùn)，完善單位的考核評價機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的工作熱情，并對管理人員做出客觀公正的考核，將考核的制度落由于檔案管理的信息化建設(shè)需要許多計算機(jī)專業(yè)的工作人才，因此管理人員不僅需要對檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行熟知還應(yīng)熟悉信息化建設(shè)的技術(shù)，并開展培訓(xùn)班與交流會，讓管理人員能掌握更多更實用的信息化建設(shè)知識，能更有效地提升其業(yè)務(wù)能力實到位，強(qiáng)化機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理信息化的完善。

3.2 強(qiáng)化信息資源的安全性

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷加強(qiáng)與迅速發(fā)展，許多不法分子會利用網(wǎng)絡(luò)病毒對機(jī)關(guān)單位檔案資料信息進(jìn)行盜取，對工作管理造成嚴(yán)重的影響，并且由于檔案管理人員的錯誤操作與系統(tǒng)故障也會導(dǎo)致檔案信息的安全性遭到破壞，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，加強(qiáng)對檔案、網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)以及數(shù)據(jù)的安全管理。機(jī)關(guān)事業(yè)單位部門還應(yīng)定期與不定期對數(shù)據(jù)備份、安裝防火墻或安裝殺毒軟件等，對檔案的信息資源提供安全可靠的保護(hù)工作。

3.3 在思想觀念上，需要轉(zhuǎn)變工作理念

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位正確看待檔案管理工作，從傳統(tǒng)的將檔案管理作為一項管理型事務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橐豁椃?wù)型事務(wù)。從檔案利用者對檔案查詢的需求出發(fā)，充分利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢，為服務(wù)對象提供更為完善和豐富的檔案資料，方便人們調(diào)查和查詢。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)變被動為主動，積極地及時更新檔案資料，并且對檔案資料進(jìn)行專業(yè)的分類歸檔，方便人們查詢。最后，機(jī)關(guān)事業(yè)單位也應(yīng)積極適應(yīng)信息化的趨勢，積極學(xué)習(xí)和應(yīng)用電子化檔案的管理方式，使辦公更加便捷。

3.4 積極應(yīng)用檔案信息化管理系統(tǒng)，并不斷優(yōu)化

機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用檔案信息數(shù)據(jù)庫，加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，做到檔案資料全部電子化，并及時對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新。同時，也要加強(qiáng)對檔案管理工作人員的培訓(xùn)，促使相關(guān)工作人員提高信息管理業(yè)務(wù)水平，并不斷對知識進(jìn)行更新。

4 結(jié)語

總之，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，能夠有效提升工作效率，最大限度發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的價值，確保單位各項業(yè)務(wù)、工作和活動的順利展開。對此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要及時轉(zhuǎn)變觀念，不斷增加資金投入，將各種現(xiàn)代設(shè)備配置齊全，并重視對檔案管理人員的培訓(xùn)工作。這樣才能真正提升檔案管理工作水平，更好應(yīng)對信息化環(huán)境對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的新要求和新挑戰(zhàn)。

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