淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢

林天賜

摘 要：隨著時代的發(fā)展，社會的進(jìn)步，我國的網(wǎng)絡(luò)時代也隨之來臨，信息化技術(shù)也成為了國民經(jīng)濟(jì)的增長點(diǎn)，對我國社會的發(fā)展科技進(jìn)步有著舉足輕重的地位。信息化管理手段也在各行各業(yè)的檔案管理工作中起到了至關(guān)重要的作用。而圖書資料檔案想要發(fā)揮出自身的作用，提高國民素質(zhì)、豐富國民文化知識，就必須要全面采用先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，將大量的圖書資料進(jìn)行高效率的管理并實(shí)現(xiàn)全國的圖書檔案資源共享，提升圖書檔案資源的利用效率，為人民、為社會服務(wù)。本文將從圖書檔案的管理現(xiàn)狀入手，淺析圖書檔案信息化管理的優(yōu)勢以及其信息化管理的實(shí)施辦法。

關(guān)鍵詞：圖書；資料檔案；信息化管理

我國的圖書資料檔案管理起步較晚，經(jīng)驗(yàn)缺乏，并且大部分的圖書資料檔案管理都存在于公立圖書館以及各大高校的圖書館之中。隨著科技的進(jìn)步，時代的發(fā)展使得傳統(tǒng)的圖書資料檔案管理辦法以及不再適用于現(xiàn)在快速發(fā)展的社會。圖書資料檔案管理辦法落后于時代，為了提高圖書資料檔案的管理水平，提高圖書資料檔案的使用效率，使其可以更加有效地為社會服務(wù)，為提高全民素質(zhì)而服務(wù)。因此，使得圖書資料檔案信息化管理的施行變得勢在必行，圖書資料檔案的信息化管理也成為了我國社會的一項(xiàng)重要的工作之一。

1 圖書資料檔案管理現(xiàn)狀

1.1 圖書資料檔案管理機(jī)制有所欠缺

圖書館中的圖書資料檔案內(nèi)容所涉及領(lǐng)域之多是難以想象的，如果圖書資料檔案管理之中的制度規(guī)范化沒有得到重視，會使得工作人員在整理圖書資料的時候會受到諸多阻礙，使得工作難以有效的開展。由于制度不夠規(guī)范，會使得工作人員對圖書資料檔案的整理歸檔工作變得雜亂無章、效率低下，有些工作人員無法清晰的認(rèn)識到歸檔的范圍，以及對資料整理的類型不夠清晰，這便使得相關(guān)材料不集中以及檔案不能及時歸檔的現(xiàn)象常有發(fā)生。完善的圖書資料檔案管理體系無法得到完善，對于相關(guān)部們以及相關(guān)工作人員的行為也將無法得到規(guī)范以及約束，對圖書資料檔案的管理工作也帶來了極大的隱患，出現(xiàn)許多諸如檔案資料不齊全，歸檔不規(guī)范等現(xiàn)象發(fā)生[1]。

1.2 圖書資料檔案管理觀念較為落后

在傳統(tǒng)的圖書資料檔案管理工作中多采用的是紙質(zhì)的方式對資料進(jìn)行歸檔整理工作，缺乏創(chuàng)新的管理意識，隨著時間的推移由于檔案資料大量堆積沒有得到及時的整理，使得管理工作也開始變得舉步維艱。同時，由于是紙質(zhì)資料，對于資料的貯存工作也變得異常繁雜，儲存條件不當(dāng)將使得紙質(zhì)的檔案老化速度會非?？?，大大增加了圖書資料檔案管理的成本，加大了檔案管理的難度。

2 圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢

圖書資料檔案信息管理的信息化相對于傳統(tǒng)的管理方式有著很大的優(yōu)勢，不僅僅可以有效地節(jié)約人力物力，降低管理成本，提高管理效率，還可以有效的提高圖書資料文獻(xiàn)的使用率以及在實(shí)現(xiàn)多地的資料共享也有著重要的作用。認(rèn)清楚圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢所在，將有利于圖書資料檔案資料管理信息化工作的開展。

2.1 有效提高圖書資料檔案的資源利用率

在我國，各大圖書館以及各大高校的圖書館中有著海量的藏書，但是由于圖書館有著一定的地域限制，使得一些重要的孤本資料檔案想要在全國范圍發(fā)揮出它應(yīng)有的價(jià)值的時候便會顯得有點(diǎn)“力不從心”了。通過圖書館內(nèi)與之配套的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)設(shè)備，對大量的圖書資料文檔進(jìn)行信息化管理。將我國各個地方的圖書館以及各大高校內(nèi)的圖書館的藏書以及資料文檔實(shí)現(xiàn)在全國范圍內(nèi)的資源共享，將原本沒有得到有效利用的閑置資源使其發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。圖書資料檔案與計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)相結(jié)合，突破圖書館的地域限制，將圖書資料信息化，將文化傳播向廣大社會人們?nèi)罕娭腥2]。

2.2 有利于修復(fù)文獻(xiàn)資料以及推動紙質(zhì)文獻(xiàn)資料的傳播

在人類歷史的長河中，流傳下來許許多多具有重要意義的歷史文獻(xiàn)資料。由于這些紙質(zhì)的文獻(xiàn)資料經(jīng)過時間的推移，使得大量的文獻(xiàn)資料會出現(xiàn)缺失或者需要極其苛刻的存放條件進(jìn)行保存，使得這些珍貴的歷史文化無法得到廣泛的流傳。將圖書資料文檔實(shí)現(xiàn)信息化管理將很大程度上解決了這個問題，將這些珍貴的歷史文獻(xiàn)進(jìn)行信息化掃描及修復(fù)，并上傳至網(wǎng)絡(luò)中，人們便可以隨時隨地地瀏覽到自己感興趣地圖書資料。利用網(wǎng)絡(luò)的開放性，將激發(fā)人們對于檔案資料的討論，從而大大增加了以圖書資料文檔為載體的知識影響力的擴(kuò)大，極大的方便了人們?nèi)罕姟?/p>

3 實(shí)施圖書資料文檔信息化管理的有效途徑

通過上文的闡述，對于圖書資料文檔的信息化管理的優(yōu)勢以及顯而易見了，如何將信息化管理落實(shí)到實(shí)踐中去，將圖書資料文檔管理切實(shí)的升級為信息化管理手段將成為這個階段的首要任務(wù)。實(shí)施圖書資料文檔信息化管理的有效途徑將在下文中進(jìn)行闡述；

3.1 提升圖書資料管理部門及管理工作者的信息化意識

想要從根本轉(zhuǎn)變圖書資料管理方式落后的局面，首先需要從管理者入手，轉(zhuǎn)變圖書管理工作者的工作意識，樹立正確的信息化管理觀念，加強(qiáng)工作人員對信息化管理工作方法的培訓(xùn)，使其樹立牢固的信息化管理觀念。通過安排專業(yè)的培訓(xùn)人員對圖書文獻(xiàn)管理工作者進(jìn)行信息化管理的專業(yè)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)以及時間積累經(jīng)驗(yàn)及提高管理能力，從而做到全面落實(shí)圖書資料文檔的信息化管理[3]。

3.2 提高圖書資料的信息化資源共享

改變以往的圖書資料的地域限制，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將圖書管理工作信息化，將一個地區(qū)的圖書館以及相關(guān)的文獻(xiàn)資料進(jìn)行資源的整合，利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播突破以往的地域限制，形成一個開放的圖書知識共享環(huán)境。高校圖書館與公共的圖書館也應(yīng)該加強(qiáng)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)各種類型的文獻(xiàn)資料等資源得以在圖書館中傳遞，提高資源使用率。為讀者提供一個便捷的資源取閱環(huán)境，首先需要做的是打破服務(wù)壁壘，聯(lián)合多地圖書館為讀者建立資料文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)一證通多館的制度，為讀者提供良好的資料使用環(huán)境。

3.3 制定完善的圖書資料檔案信息化管理規(guī)章制度

完善的制度對于保障一項(xiàng)工作的快速有效開展有著重要的意義，制度可以保障管理工作者按照章程有序的開展信息化管理工作，提高工作效率。同時，圖書資料檔案的信息化管理制度也應(yīng)該隨著時代的發(fā)展，不斷進(jìn)行更新改進(jìn)以適應(yīng)時代的改變，確保圖書資料檔案的信息化管理得以有序開展[4]。同時，相關(guān)部門也應(yīng)該重視并大力推進(jìn)信息化管理的改革，推動圖書資料信息化管理服務(wù)質(zhì)量的提高，推動檔案資料數(shù)據(jù)庫的建立健全，切實(shí)保障圖書檔案資料的信息化數(shù)據(jù)庫可以切實(shí)的為大眾服務(wù)，為讀者提供便利。

4 結(jié)束語

雖然隨著時代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，在現(xiàn)實(shí)生活中使用紙質(zhì)資料的地方越來越少。但是，不可否認(rèn)的是，及時社會如何發(fā)展，人們對于知識的需求時永恒不變的，如何將過往存在于紙上的知識，將其進(jìn)行信息化管理，以實(shí)現(xiàn)資源的共享，讓知識繼續(xù)在人群中傳播。因此，圖書資料文檔的信息化管理變得刻不容緩，需要多部門協(xié)調(diào)合作克服困難，不斷深化圖書資料文檔的信息化管理改革，提高資源共享利用率，為大眾提供閱讀的便利。

參考文獻(xiàn)

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[3]李姝. 淺談圖書資料檔案信息化管理的優(yōu)勢[J]. 科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新， 2013（9）：137-137.

[4]褚慶玲. 淺析信息化時代圖書館檔案管理工作[J]. 中國管理信息化， 2017， 20（2）：176-176.