數(shù)字化技術(shù)在社保檔案管理中運(yùn)用的分析

吳石

摘 要：隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展與社保體系的不斷健全，社保檔案的數(shù)量與種類也在日益增多。同時(shí)，國(guó)家也對(duì)社保工作提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)，這給社保檔案管理工作增加了難度。因此，積極加強(qiáng)社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用非常關(guān)鍵?；诖?，本文闡述了社保檔案管理的主要特點(diǎn)，分析了當(dāng)前社保檔案管理的突出問(wèn)題，探討了社保檔案管理中數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用策略，也提供了必要的參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化技術(shù)；社保檔案管理；運(yùn)用策略

實(shí)際上，社保檔案的有效管理直接關(guān)系到我國(guó)每位公民的利益，同時(shí)，社會(huì)保障工作也起到了穩(wěn)定社會(huì)的重要作用。近年來(lái)，伴隨我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，參保人員不斷增加，一定程度上擴(kuò)大了社保檔案管理的工作量。目前我國(guó)的社保檔案信息化管理水平處于起步階段，在社保檔案管理中還存在一些問(wèn)題，因此，加強(qiáng)數(shù)字化技術(shù)的有效運(yùn)用是重要的研究課題。

1 社保檔案管理的主要特征

第一，我國(guó)社保檔案服務(wù)與管理的對(duì)象帶有較強(qiáng)的社會(huì)性特點(diǎn)。因?yàn)樯鐣?huì)對(duì)社保工作增加了重視程度，推動(dòng)了我國(guó)社保體制的發(fā)展，在我國(guó)，社保服務(wù)對(duì)象一般包括事業(yè)單位、個(gè)體經(jīng)營(yíng)者、自謀職業(yè)者等，伴隨國(guó)家社保范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，社保檔案的有效管理顯得十分重要，且逐漸呈現(xiàn)了社會(huì)化的特點(diǎn)。第二，檔案信息的來(lái)源廣泛，內(nèi)容復(fù)雜。 因?yàn)樯绫９ぷ鲙в袠O大的社會(huì)性，社保服務(wù)的對(duì)象來(lái)源社會(huì)中的諸多領(lǐng)域，且參保者的身份呈現(xiàn)多樣化特點(diǎn)，因此，社保檔案信息的來(lái)源廣泛。同時(shí)，我國(guó)社保檔案信息主要來(lái)自事業(yè)單位對(duì)相關(guān)資料的收集，國(guó)家沒(méi)有對(duì)社保檔案的管理進(jìn)行明確的規(guī)定，參保者身份不一，導(dǎo)致我國(guó)的檔案管理顯得較為混亂，隨著社會(huì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的管理模式越來(lái)越難以當(dāng)前時(shí)代需求。第三，檔案帶有較大的流動(dòng)性。由于參與社保的人員分布于社會(huì)各個(gè)行業(yè)，參保者具有較大的流動(dòng)性特點(diǎn)，尤其是在經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的如今時(shí)代，更加劇了社保檔案管理的流動(dòng)性，積極收集與管理社保檔案顯得非常關(guān)鍵。

2 社保檔案管理中的突出問(wèn)題

2.1 基礎(chǔ)性工作不夠充分

為了促進(jìn)我國(guó)社保檔案管理工作高質(zhì)、高效地運(yùn)行，必須確保相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的標(biāo)準(zhǔn)化管理，尤其當(dāng)前社會(huì)對(duì)數(shù)字化的檔案管理提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)的形勢(shì)下，更加需要積極做好基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前，我國(guó)有些地區(qū)的社保檔案管理不夠規(guī)范，運(yùn)用的應(yīng)用軟件沒(méi)有統(tǒng)一，同時(shí)，在收集、分析、整理、鑒別、錄入、儲(chǔ)存檔案信息等環(huán)節(jié)，皆缺少專業(yè)的程序進(jìn)行指導(dǎo)與約束，給社保檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)帶來(lái)了嚴(yán)重影響。

2.2 缺少科學(xué)的統(tǒng)籌規(guī)劃

社保檔案的數(shù)字化管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，涉及到很多部門，例如：信息技術(shù)部、檔案管理部、業(yè)務(wù)部等，從建設(shè)相應(yīng)的檔案信息的數(shù)字化中心，到數(shù)字化技術(shù)的有效運(yùn)用與維護(hù)等環(huán)節(jié)，皆需要相關(guān)部門的密切配合與協(xié)調(diào)發(fā)展，事先必須進(jìn)行合理的規(guī)劃。在進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描的時(shí)候，不能急功近利，而要堅(jiān)持循序漸進(jìn)的原則。然而，我國(guó)很多的社保檔案管理中普遍缺少長(zhǎng)期的統(tǒng)籌規(guī)劃，例如：硬件、軟件環(huán)境的建立，以及充分考慮到當(dāng)前業(yè)務(wù)系統(tǒng)的兼容性。缺乏對(duì)社保業(yè)務(wù)部實(shí)際需求的具體分析，使得掃描結(jié)果無(wú)法有效地投入應(yīng)用。

2.3 數(shù)據(jù)信息的專業(yè)維護(hù)有待提升

社保檔案信息的數(shù)字化建設(shè)期間，必須確保檔案資料的安全性，相關(guān)數(shù)據(jù)受到諸多因素的影響，例如：技術(shù)條件、軟件系統(tǒng)的性能、硬件設(shè)施的完善、維護(hù)工作者的技能等。伴隨我國(guó)高新技術(shù)的迅速發(fā)展，入侵、反入侵技術(shù)之間存在較大的競(jìng)爭(zhēng)，怎樣確保檔案信息的安全性、可靠性已發(fā)展為社保檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)。

2.4 工作者的綜合素質(zhì)偏低

社保檔案的信息化建設(shè)對(duì)相關(guān)的檔案工作者能力提出了更高的標(biāo)準(zhǔn)。現(xiàn)階段，我國(guó)社保部門很多檔案工作者處于兼職狀態(tài)，嚴(yán)重缺乏專業(yè)的檔案管理人員。導(dǎo)致很多檔案信息應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方式，同時(shí)，工作人員大多缺乏信息化概念，還缺少相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，增加了檔案信息化管理的難度。

3 運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行社保檔案管理的策略

3.1 加強(qiáng)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化

我國(guó)的社保檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)依然處于初起階段，政府部門雖然也提出了加大對(duì)檔案數(shù)字化管理的要求，可是，沒(méi)有頌布相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化文件，導(dǎo)致不同區(qū)域的的工作者對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的理解難以達(dá)成共識(shí)，使得各地區(qū)的檔案數(shù)據(jù)化管理的程序千差萬(wàn)別。對(duì)此，有關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)制定相應(yīng)的操作流程與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保各個(gè)區(qū)域的社保單位有章可循，有法可依。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的重要前提，同時(shí)，數(shù)字化建設(shè)也會(huì)推動(dòng)我國(guó)的檔案信息的管理更加規(guī)范，因此，二者是辯證統(tǒng)一的關(guān)系。

3.2 充分發(fā)揮總體的優(yōu)越性

在社保檔案管理工作中有效地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，不要單純考慮某個(gè)方面產(chǎn)生的影響，而應(yīng)當(dāng)兼顧整體，充分促進(jìn)總體機(jī)構(gòu)的優(yōu)化，確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)高質(zhì)、高效地運(yùn)行。同時(shí)，在檔案管理數(shù)字化建設(shè)期間，還需要注意與當(dāng)前的辦公、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)保持有效地銜接，可以確保數(shù)字化信息在體系中重復(fù)應(yīng)用，降低檔案管理的任務(wù)量，提升體系的整體性能的發(fā)揮。

3.3 加強(qiáng)采集、統(tǒng)計(jì)電子文件

為了促進(jìn)數(shù)字化技術(shù)更好地運(yùn)用在社保檔案管理中，最為基本的應(yīng)用則是檔案資料的電子化，例如：紙質(zhì)的照片、檔案、錄音等內(nèi)容，皆要變成電子檔案。很多管理機(jī)構(gòu)利用掃描、制作的形式完成檔案的數(shù)字化。當(dāng)建立數(shù)字化的管理平臺(tái)時(shí)，管理方式就要從傳統(tǒng)的單純儲(chǔ)存紙質(zhì)檔案，逐漸過(guò)渡到紙制、電子檔案共同儲(chǔ)存、轉(zhuǎn)交的雙歸檔方式。既推進(jìn)了數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，又降低了檔案管理的工作量。在進(jìn)行數(shù)字化期間，應(yīng)當(dāng)注意規(guī)范操作，以確保檔案的質(zhì)量。正確掃描相應(yīng)的索引信息，可以按照信息內(nèi)容迅速查詢需要的檔案資料；且依據(jù)特定的程序完成掃描，促進(jìn)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)順利進(jìn)行，確保結(jié)果準(zhǔn)確無(wú)誤。

3.4 加強(qiáng)檔案資料管理的信息化建設(shè)

為了提升社保檔案信息的管理水平，需要加強(qiáng)檔案資料管理的信息化建設(shè)。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用顯得十分重要，同時(shí)，還要提升檔案人員的綜合素質(zhì)。唯有檔案管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)技能，才會(huì)更好地實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化管理。第一，管理人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身對(duì)信息化的理解，積極更新傳統(tǒng)管理思想，加強(qiáng)對(duì)檔案資料信息化管理的重視。第二，對(duì)管理工作者展開(kāi)應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓其更好地適應(yīng)先進(jìn)的管理方式與技術(shù)。同時(shí)，管理人員還需要深入學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)，及時(shí)補(bǔ)充新的知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)社保檔案的信息化管理。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，社保檔案管理工作有序開(kāi)展與每個(gè)社保工作者的切身利益密切相關(guān)。為此，相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)的管理思想，增強(qiáng)對(duì)數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)識(shí)，不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)與技能，部門的管理者也需要對(duì)社保檔案的管理工作進(jìn)行科學(xué)地規(guī)劃，逐漸完善管理標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，發(fā)揮數(shù)學(xué)化管理系統(tǒng)的優(yōu)越性，促進(jìn)我國(guó)社保檔案管理可持續(xù)發(fā)展。

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