國(guó)企檔案管理的重要性及有效措施探討

陳相宇

摘 要：站在國(guó)有企業(yè)發(fā)展角度來(lái)說(shuō)，檔案管理工作具有十分重要的作用，可確保國(guó)企建立良好、穩(wěn)定的市場(chǎng)環(huán)境。本文根據(jù)以往工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)國(guó)企檔案管理的重要性進(jìn)行總結(jié)，并從企業(yè)檔案管理信息化的完善、文書(shū)檔案管理的規(guī)范、檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制的創(chuàng)新三方面，論述了提升國(guó)企檔案管理工作有效性的具體措施。

關(guān)鍵詞：國(guó)企檔案；管理人員；培訓(xùn)機(jī)制

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的影響下，企業(yè)檔案在管理工作中的價(jià)值逐漸突顯出來(lái)，這對(duì)于企業(yè)未來(lái)發(fā)展具有很大的幫助作用。因此，國(guó)有企業(yè)需要重視自身檔案管理工作的開(kāi)展，將其中的價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)。國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的重要性不言而喻，與各個(gè)環(huán)節(jié)的管理質(zhì)量息息相關(guān)，而且在企業(yè)改革過(guò)程中，很多大型國(guó)有企業(yè)開(kāi)始朝著多元化方向發(fā)展，檔案管理工作也開(kāi)始逐漸轉(zhuǎn)型。

1 國(guó)企檔案管理的重要性分析

企業(yè)檔案信息資料的形成，主要來(lái)源于管理、運(yùn)行、生產(chǎn)等各個(gè)方面，可對(duì)企業(yè)成長(zhǎng)與發(fā)展歷程進(jìn)行記錄。值得一提的是，企業(yè)檔案雖然屬于歷史性資料范疇，但其自身價(jià)值體現(xiàn)并非局限與此。尤其是在當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境急劇變化的情況下，企業(yè)檔案形式出現(xiàn)了多樣化轉(zhuǎn)變，除了傳統(tǒng)類(lèi)型的檔案之外，還包括一些圖像、錄音等，這也內(nèi)容主要對(duì)企業(yè)過(guò)去的發(fā)展情況進(jìn)行記錄，并為企業(yè)進(jìn)步提供依據(jù)。例如，在國(guó)有企業(yè)行政管理工作開(kāi)展過(guò)程中，可以根據(jù)相關(guān)檔案資料的開(kāi)展，提出科學(xué)性較強(qiáng)的行政管理工作內(nèi)容，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好條件。另外，企業(yè)發(fā)展還可以對(duì)以往的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行參考，這樣一來(lái)，新的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理方案便會(huì)得到合理性實(shí)施，維持企業(yè)財(cái)務(wù)工作的穩(wěn)定運(yùn)行。

除此之外，國(guó)有企業(yè)也可以通過(guò)企業(yè)文化的建設(shè)對(duì)檔案資料進(jìn)行總結(jié)，凝練企業(yè)的精神和思想，促使職工將國(guó)有企業(yè)的發(fā)展歷程銘記于心，在此種狀態(tài)的影響下，企業(yè)的凝聚力和競(jìng)爭(zhēng)力也會(huì)得到大幅度提升。最后，在國(guó)有企業(yè)法律活動(dòng)開(kāi)展過(guò)程中，檔案的價(jià)值也能得到突顯，并為其提供有力憑證?？偠灾?，想要利用國(guó)有企業(yè)檔案管理制造發(fā)展優(yōu)勢(shì)，便需要將該項(xiàng)工作的積極作用發(fā)揮出來(lái)，為企業(yè)更好、更快發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2 提升國(guó)企檔案管理工作有效性的具體措施

2.1 企業(yè)檔案管理信息化的完善

信息一體化是國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的主要發(fā)展方向，不僅可以提升檔案管理質(zhì)量，還能將管理效率充分發(fā)揮出來(lái)。另外，隨著企業(yè)檔案管理信息化的逐漸完善，整個(gè)辦公系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)能夠得到及時(shí)整理，并做好文件資料的歸檔和整理工作，避免檔案管理中出現(xiàn)重復(fù)性的操作流程。另外，在電子信息的作用下，檔案查詢(xún)時(shí)間也得到了大幅度縮短，在提升檔案管理效率的同時(shí)，檔案破損問(wèn)題也得到了有效避免，形成了集團(tuán)內(nèi)部的資源共享管理機(jī)制。從目前的發(fā)展情況來(lái)看，很多國(guó)有化集團(tuán)企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了OA無(wú)紙化辦公，但與數(shù)字化歸檔還存在一些距離，依然以紙質(zhì)歸檔為主。因此，各個(gè)企業(yè)可以對(duì)信息一體化應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行建立，這其中還包括一些硬件和軟件等平臺(tái)，并將大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代技術(shù)引入其中，將國(guó)企檔案管理工作逐步完善。為了更好的將國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的作用發(fā)揮出來(lái)，各個(gè)企業(yè)可以建立一個(gè)內(nèi)部應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)，并賦予系統(tǒng)檢索功能，這樣一來(lái)，時(shí)間和空間的限制將會(huì)被突破，檔案利用率也會(huì)有所提升[1]。

2.2 文書(shū)檔案管理的規(guī)范

國(guó)有企業(yè)的日常運(yùn)行和管理工作會(huì)產(chǎn)生大量的文書(shū)檔案信息，這些內(nèi)容雖然十分瑣碎，但對(duì)于某一時(shí)段的發(fā)展具有極高的參考價(jià)值。文書(shū)檔案的數(shù)量很大，涉及到的項(xiàng)目也很多，為了進(jìn)一步提升管理工作的效率，工作人員會(huì)事先做好文書(shū)檔案的整理和排版工作，在確保內(nèi)容、字跡全面清晰的同時(shí)，還要按照相關(guān)規(guī)定做好檔案的收集和整理工作，這有這樣，才能從根本上提升管理效果。另外，制度是確保相關(guān)管理工作正常開(kāi)展的必要條件，截止到目前，很多企業(yè)已經(jīng)確立了信息一體化系統(tǒng)在檔案管理中的使用方式，此時(shí)，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況，構(gòu)建起完整的檔案管理制度。尤其是在大型集團(tuán)化國(guó)有企業(yè)之中，下屬企業(yè)很多，為了確保管理工作的順利開(kāi)展，總部應(yīng)該做好規(guī)章制度的制定工作，并根據(jù)不同部門(mén)的特點(diǎn)制定不同的管理方式，這對(duì)于檔案管理工作效果的提升顯得尤為重要。

2.3 檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制的創(chuàng)新

隨著國(guó)有企業(yè)檔案管理數(shù)字化程度的提升，為工作人員的業(yè)務(wù)水平提出了更大挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)管理模式之中，很多國(guó)有企業(yè)的檔案管理人員以其他部門(mén)兼職為主，很少有企業(yè)專(zhuān)門(mén)設(shè)置管理人員，這對(duì)于檔案管理工作產(chǎn)生了極大影響。為了改善這種情況，各個(gè)企業(yè)可以選拔專(zhuān)業(yè)的工作人才，并建立業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制。其次，各個(gè)單位也要與自身發(fā)展情況相結(jié)合，建立合理的培訓(xùn)機(jī)制，在滿(mǎn)足大多數(shù)職工需求的同時(shí)，將網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)計(jì)劃納入其中，降低現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的培訓(xùn)次數(shù)。另外，在管理人員培訓(xùn)方面，應(yīng)該以檔案管理實(shí)踐知識(shí)的培訓(xùn)為主，提升工作人員的工作激情，還可以通過(guò)一些技能比拼項(xiàng)目和活動(dòng)，為優(yōu)勝者提供一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，在提升參與積極性的同時(shí)，維度檔案管理工作作出更大貢獻(xiàn)[2]。

3 總結(jié)

綜上所述，受知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的影響，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作可以被認(rèn)定為企業(yè)的一種財(cái)富。因此，各個(gè)企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中應(yīng)該對(duì)該項(xiàng)工作提高重視程度，在做好相關(guān)工作的同時(shí)，將這些財(cái)富積累到一起，并做好存儲(chǔ)和保管工作，促使檔案價(jià)值得到發(fā)揮。也正是由于檔案管理工作的存在，才能為企業(yè)發(fā)展制造更加良好的環(huán)境。

參考文獻(xiàn)

[1]李延哲.信息一體化背景下國(guó)企檔案管理效率提升途徑探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：54.

[2]劉軍.如何提高國(guó)企領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（04）：132.