提升會(huì)議效率和質(zhì)量的對策

肖軍

摘要會(huì)議管理是企業(yè)正常經(jīng)營管理活動(dòng)中的重要組成部分。隨著市場形勢及現(xiàn)代企業(yè)管理要求的不斷變化，會(huì)議管理的效率和質(zhì)量對推動(dòng)企業(yè)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力的影響作用進(jìn)一步凸顯，改進(jìn)和提升會(huì)議管理已成為許多企業(yè)必須面對和亟待解決的課題。本文以會(huì)議管理現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，以問題為導(dǎo)向，通過會(huì)議活動(dòng)的全要素、全過程管理分析，探求解決對策，對提升工作效率和質(zhì)量具有一定的借鑒和現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞會(huì)議管理 現(xiàn)狀 對策

召開會(huì)議最根本的原因就是為了聽取各方參會(huì)者的意見和建議，找出最佳的解決方案以及處理方法。會(huì)議具有明確目標(biāo)、落實(shí)責(zé)任，信息共享集思廣益，協(xié)調(diào)關(guān)系互聯(lián)互動(dòng)以及總結(jié)工作、明確得失、部署落實(shí)等四種基本功能。加強(qiáng)會(huì)議管理，能夠促進(jìn)公司內(nèi)外和各部門交流溝通，統(tǒng)籌規(guī)劃各部門工作步調(diào)，推動(dòng)企業(yè)文化建設(shè)和形象塑造，是企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的重要組成部分。但在實(shí)際工作過程中，還存在著許多疏漏和不足之處，導(dǎo)致了會(huì)議召開的目標(biāo)不明確、會(huì)議過程拖沓毫無效率，以至于最后變成一場毫無意義的大討論，不僅沒有解決現(xiàn)有問題，會(huì)議本身甚至還會(huì)導(dǎo)致工作時(shí)間、人員精力、物質(zhì)成本等一系列資源的浪費(fèi)。因此針對會(huì)議管理過程中存在的問題，按照全要素、全過程的方法進(jìn)行改進(jìn)完善十分有必要。

一、當(dāng)前會(huì)議管理中存在的主要問題

1.會(huì)前準(zhǔn)備不充分。缺總體統(tǒng)籌、必要資料、議程梳理和科學(xué)組織，導(dǎo)致各類型會(huì)議不區(qū)分主次、參加人員等會(huì)議要素，相互摻雜在一起，造成會(huì)議時(shí)間、空間的重疊沖突；缺乏會(huì)議“標(biāo)的物”，不能將會(huì)議“前移”；不利于清晰會(huì)議主次重點(diǎn)，沒有進(jìn)度控制；不能“讓能解決問題的人來開會(huì)”，陪會(huì)現(xiàn)象多，開會(huì)不能解決問題。

2.會(huì)中討論不充分。表現(xiàn)在議題發(fā)散、聚焦不夠；扯皮推諉、久議不決；紀(jì)律松散、氛圍欠佳等等，導(dǎo)致圍繞主題不緊密、職責(zé)權(quán)限不清晰、會(huì)場紀(jì)律松散，最終毀掉整個(gè)會(huì)議。

3.會(huì)后效果不顯現(xiàn)。主要是沒有形成會(huì)議紀(jì)要、沒有檢查督力、考核、沒有建立全壽命周期評價(jià)體系，導(dǎo)致會(huì)議“口說無憑”喪失誠信，停留在“開過會(huì)”、缺乏閉環(huán)管理等環(huán)節(jié)上，最終陷入“開會(huì)—無果一再開會(huì)”的惡性循環(huán)。

二、改進(jìn)會(huì)議管理的對策及建議

1.會(huì)前準(zhǔn)備管理。加強(qiáng)會(huì)議統(tǒng)籌，建立會(huì)議計(jì)劃管理模式，按照年、季、月、周，全盤考慮會(huì)議整體安排。改進(jìn)和提升現(xiàn)有會(huì)議召開形式，運(yùn)用信息化手段和工具，打破時(shí)間、地域等方面的限制。加強(qiáng)會(huì)前準(zhǔn)備，控制議程，明確內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)，發(fā)言先后順序；控制會(huì)議資料準(zhǔn)備，做到會(huì)前審議；控制參會(huì)人員，控制會(huì)議規(guī)模、減少發(fā)言時(shí)間、避免陪會(huì)現(xiàn)象。加強(qiáng)會(huì)議部署，根據(jù)會(huì)議類型區(qū)分，如匯報(bào)型會(huì)議多用“課桌型”、座談研討會(huì)議多用“圍桌型”、發(fā)布推介會(huì)議多用“單獨(dú)講臺型”等。

2.會(huì)中過程管理。會(huì)議簽到，抓好痕跡管理；進(jìn)度控制，統(tǒng)籌把控會(huì)議整體情況，從規(guī)定發(fā)言時(shí)間、糾正發(fā)言順序、聚焦發(fā)言內(nèi)容等多種途徑，控制會(huì)議時(shí)間、明確會(huì)場紀(jì)律；會(huì)中協(xié)調(diào)，對不可避免地出現(xiàn)議題爭執(zhí)、扯皮推諉、陷入僵局等情況，及時(shí)、果斷、準(zhǔn)確作出調(diào)整變化；突發(fā)處置，采取靈活多變的原則，臨機(jī)處置，選擇中斷、變更等方式，對會(huì)議議程及進(jìn)度進(jìn)行處置；會(huì)中服務(wù)，不僅包含傳統(tǒng)意義的服務(wù)類工作，還包括設(shè)備設(shè)施切換、會(huì)議場景環(huán)境變化等，確保會(huì)議連續(xù)勝。

3.會(huì)后閉環(huán)管理。會(huì)議紀(jì)要整理，原則上專業(yè)部門組織的會(huì)議，由專業(yè)部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)要的撰寫，由會(huì)議主持人簽發(fā)；紀(jì)要不僅要分發(fā)至參會(huì)成員及單位，對會(huì)議決定事項(xiàng)涉及到的、但未參會(huì)人員也要送達(dá)，確保會(huì)議精神和要求的落實(shí)。會(huì)議效果評估，采取問卷調(diào)查、電話回訪等多種形式，對會(huì)議進(jìn)展情況、會(huì)議效果情況等內(nèi)容進(jìn)行信息收集反饋，有利于改進(jìn)會(huì)議質(zhì)量、評估會(huì)議成效。決定事項(xiàng)督辦，以會(huì)議紀(jì)要為憑據(jù)，決定事項(xiàng)作為督辦內(nèi)容，下達(dá)牽頭部門、協(xié)同部門，明確按時(shí)按要求完成反饋和力理。會(huì)議講評考核，通過檢查講評參會(huì)人員考勤、會(huì)中紀(jì)律、決定事項(xiàng)執(zhí)行情況等內(nèi)容，提高會(huì)議的執(zhí)行力和嚴(yán)肅性。

三、相關(guān)建議

1.建議對所有會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行梳理。不僅可以制定會(huì)議計(jì)劃表，也可以按照會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議類型進(jìn)行篩選區(qū)分，合并同類項(xiàng)，從根源上實(shí)現(xiàn)減少會(huì)議的目標(biāo)。

2.建議對現(xiàn)有會(huì)議進(jìn)行分級管理。將所有會(huì)議按照一定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分級，原則上有公司領(lǐng)導(dǎo)班子集體參加的會(huì)議為一級會(huì)議，有公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員參加的會(huì)議為二級會(huì)議，沒有公司領(lǐng)導(dǎo)班子成員參加，由部門召集的專業(yè)會(huì)議為三級會(huì)議。會(huì)議級別的不同，也意味著會(huì)議組織要求、會(huì)場布置、督辦考核級別等方面的區(qū)別。推行分級管理，能夠?qū)?huì)議管理納入到成本管理的范疇，通過對人工成本、時(shí)間成本、效率成本、會(huì)場資源成本等方面的控制，大大節(jié)省和降低管理資源的消耗。

四、結(jié)語

總而言之，會(huì)議管理工作在公司的信息傳達(dá)、工作決策中發(fā)揮著無可替代的作用，對于管理層進(jìn)行正確決策也有著極其重要的推動(dòng)作用，必須要從會(huì)議的準(zhǔn)備階段、會(huì)議的事務(wù)管理以及會(huì)議的完結(jié)考核等三個(gè)方面入手，依照科學(xué)規(guī)范的會(huì)議管理流程對會(huì)議活動(dòng)進(jìn)行全要素、全過程管控，通過提升會(huì)議質(zhì)量和效率，減少管理成本、推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。