摘 要：隨著時代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)進一步普及，電子信息技術(shù)趨于多樣化，為滿足人們的工作、學(xué)習(xí)、生活等各個方面發(fā)揮著重要作用。檔案管理工作已經(jīng)從手寫記錄逐漸向運用計算機系統(tǒng)及信息技術(shù)的轉(zhuǎn)變，能極大提高工作效率，也符合現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢。本文首先概述基于信息技術(shù)背景檔案管理工作的特點，其次分析檔案管理工作中運用電子信息技術(shù)的重要作用，最后深入闡釋電子信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，以期對相關(guān)工作者有所裨益。

關(guān)鍵詞：電子信息技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

當(dāng)今時代是信息時代，電子信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各個領(lǐng)域之中，也成為現(xiàn)代企業(yè)管理中不可或缺的一部分。檔案管理工作看似是枯燥，將征集到的檔案資源有效的歸類、整理，并完整保存下來，實則是十分有意義的工作。信息技術(shù)的不斷革新，為檔案管理工作提出新的機遇與挑戰(zhàn)，只有不斷與時俱進，大膽創(chuàng)新，利用電子信息技術(shù)，推動無紙化辦公提升檔案管理質(zhì)量及效率，才能更好為檔案管理工作提供有利保障。

1 基于信息技術(shù)背景檔案管理工作的特點

1.1 電子信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理的分類

檔案主要是指在人們?nèi)粘５纳?、學(xué)習(xí)、工作所形成的各種文件、圖像、錄像等多種載體形式，對社會生產(chǎn)和發(fā)展起到舉足輕重的作用[1]。

眾所周知，檔案信息是種類繁多，五花八門的，如果人工進行分類、整理，工作量較大，耗費時間長，也不可避免的會出現(xiàn)一些錯誤。借助電子信息技術(shù)，可以使得檔案管理工作的分工、職責(zé)更為明確合理，告別傳統(tǒng)的繁瑣，尤其借助信息系統(tǒng)和計算機軟件幫助下，輸入相關(guān)指令，可以快速對檔案類目做出調(diào)整和整合，大大提高工作效率[2]。

1.2 電子信息技術(shù)改變檔案管理的存儲載體

通常建立檔案信息的時候，都是需要紙質(zhì)形式為主，并填寫相關(guān)內(nèi)容，而計算機技術(shù)普及之后，可以隨時隨地的實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的傳遞與更新，紙質(zhì)文件也大大減少，通過計算機建立電子檔案，使得修改、查詢更為便捷。

1.3 電子信息技術(shù)優(yōu)化檔案管理的保存

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理工作人員日常的工作內(nèi)容主要是負責(zé)檔案信息的接收、整理、保管[3]。紙質(zhì)檔案資料尤其是年限較久的很容易出現(xiàn)破損的情況。在檔案信息多的時候，檔案管理人員的工作量會大大增加，而利用電子信息技術(shù)，可以使得管理人員工作效率大大提高，檔案的接收與保存更加方便。

2 檔案管理工作中運用電子信息技術(shù)的重要作用

2.1 促進檔案資源管理系統(tǒng)化發(fā)展

隨著時代的發(fā)展，電子信息技術(shù)也被廣泛在各個企業(yè)中得以推廣應(yīng)用。檔案管理工作中通過運用計算機信息化模式，在資源數(shù)據(jù)保障性、資源數(shù)據(jù)容量等方面都進一步拓展，檔案管理也逐步向系統(tǒng)化發(fā)展。計算機信息化時代，檔案管理也隨之不斷升級，資源共享實現(xiàn)智能化，資源管理范圍也更為廣泛，也促進檔案資源的統(tǒng)一性和完整性[4]。

2.2 實現(xiàn)檔案管理資源共享

傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案種類繁多，很難實現(xiàn)資源共享，而且有些檔案管理有一定的局限性，檔案資源通常單位內(nèi)部開發(fā)使用多，檔案資源管理的范圍較小。借助電子信息技術(shù)之后，可以更便捷的提供多方面的檔案服務(wù)，實現(xiàn)科學(xué)管理現(xiàn)階段內(nèi)部檔案系統(tǒng)，也使得資源得以共享，使得檔案管理更便捷，并使得檔案管理體系更為系統(tǒng)化[5]。

2.3 進一步提升檔案的精細化管理

檔案管理工作中借助電子信息技術(shù)，可以進一步提升檔案的精細化管理。檔案管理工作需要有科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范為指導(dǎo)，在借助電子信息技術(shù)，才能實現(xiàn)管理工作人員的優(yōu)化配置，能更好的實現(xiàn)電子信息技術(shù)對大量的檔案信息資料數(shù)據(jù)的收集、維護、保存、共享等，規(guī)范檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)，有據(jù)可依，提升檔案管理工作整體水平也實現(xiàn)檔案的精細化管理。

3 電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

3.1 檔案信息征集中的應(yīng)用

在檔案電子信息管理系統(tǒng)之中，加入了信息收集模塊，會使得檔案信息的收集更加便捷。通常檔案管理中心通過掃描檔案，將收集到的檔案信息通過圖像形式在計算機系統(tǒng)中存儲起來。各種紙質(zhì)檔案在掃描之后，會轉(zhuǎn)化為電子圖片，并掃描成所需要的頁數(shù)。還可以將檔案資料在數(shù)據(jù)庫中存儲下來，能夠節(jié)省檔案實體空間，在電腦硬盤上存儲下來，并得以長久保存[6]。

3.2 檔案資料分類整理中的應(yīng)用

檔案管理工作中每天接觸到的檔案資料是繁多的，海量的，檔案管理人員需要將收集到的檔案資料及時進行分類整理，以便歸檔保存，也為后期的檔案查詢及管理提供便利。檔案分類中可以依據(jù)不同的方式加以分類整理，比如檔案的收集時間、檔案內(nèi)容等。電子信息在實際的檔案管理中可以準(zhǔn)確、快速的進行檔案的分類整理，極大提高工作效率。

3.3 檔案編輯與調(diào)取的應(yīng)用

檔案種類較多，在進行檔案收集之后，可以直接保存到信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫之中，有些檔案不能直接存儲需要進行一定的編輯修改后，才能進行輸入。在傳統(tǒng)的檔案管理中，需要進行編輯的時候，要在眾多的紙質(zhì)檔案中找到所需的檔案，在進行修改，修改過后還需要重新歸檔，才可以繼續(xù)使用。借助電子信息技術(shù)，可以更便利的進行檔案的編輯，管理人員在數(shù)據(jù)庫中進行檢索即可隨時的找到所需要編輯的檔案，實現(xiàn)快速修改。在檔案調(diào)取的時候，可以利用電子信息技術(shù)隨時查閱所需的檔案資料，如果有權(quán)限，也可以存到移動硬盤中，或者打印出來[7]。不需要將檔案借出來，可以確保原始檔案的完整及安全，也大大提升檔案的使用價值。

3.4 檔案查閱中的應(yīng)用

隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作也在電子信息技術(shù)的幫助下，變得更加的便利，查閱方式也發(fā)生著巨大改變。利用檔案的查閱軟件，各類信息的目錄十分清晰，能夠使得檔案使用者在較短的時間內(nèi)，快速的查詢到所需的檔案資料[8]。在查閱檔案資料的時候，使用者通過輸入關(guān)鍵詞，便可以在電子信息管理的數(shù)據(jù)庫中加以搜索，快速查到相關(guān)的資料，節(jié)約時間和提高效率。

4 結(jié)語

時代在不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也日新月異，檔案管理工作者，也應(yīng)該與時俱進，充分認識到電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，這也是新時代對檔案管理工作的必然要求，只有不斷進行科技創(chuàng)新，才能推動企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。檔案管理工作需要更規(guī)范、更高效，并滿足不同檔案使用者的多樣化需求，就需要科學(xué)合理的利用電子信息技術(shù)，不僅推動檔案信息資源的進一步開發(fā)，而且促進檔案事業(yè)數(shù)字化建設(shè)的順利開展。

參考文獻

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[5]黃雁.電子信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用分析[J].電子世界，2018（19）：55-56.

[6]郭瑞苗.電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用[J].電子技術(shù)與軟件工程，2018（18）：251.

[7]高峰.信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用[J].中國新通信，2018，20（18）：190.

[8]丁宏.淺談電子信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用[J].黑龍江科技信息，2014（32）：181.

作者簡介

溫明媚（1981-），廣東省深圳市鹽田區(qū)人力資源局，檔案管理員。