摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，辦公室檔案的管理工作勢(shì)必要進(jìn)行改革，規(guī)范化的辦公室檔案管理能夠推動(dòng)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。鑒于此，本文將對(duì)辦公室的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出規(guī)范化管理的措施。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；規(guī)范化管理

對(duì)于辦公室來說，這是單位發(fā)展的核心部門，需要有效而又規(guī)范地開展。檔案管理是辦公室管理的核心所在，必須推進(jìn)制度化和規(guī)范化的管理，促進(jìn)管理效率的提高。然而就實(shí)際來說，辦公室工作當(dāng)中的檔案管理還是存在很多問題，對(duì)檔案管理的效率和質(zhì)量造成直接影響，因此，對(duì)于辦公室檔案工作的規(guī)范化管理研究勢(shì)在必行。

1 辦公室工作中檔案管理中存在的問題

1.1 管理人員缺乏管理素質(zhì)，需要進(jìn)一步提高

現(xiàn)如今所培養(yǎng)的專業(yè)檔案的管理人員還不能和社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，管理人員自身非常缺乏專業(yè)的知識(shí)，因此，促進(jìn)管理人員專業(yè)知識(shí)以及工作技能的提高是必需重要的問題，此外，當(dāng)今社會(huì)是信息化發(fā)展的時(shí)代，辦公室的檔案管理需要與時(shí)俱進(jìn)，通過現(xiàn)代科技信息技術(shù)加強(qiáng)管理，促進(jìn)管理工作的整體效率提高，因此，管理人員需要具備辦公軟件操作的技能，促進(jìn)管理者專業(yè)水平以及操作技能的提升，進(jìn)而促進(jìn)辦公室檔案的管理效率提高。

1.2 公文的形式缺乏規(guī)范性，缺乏專業(yè)的檔案管理者

形成單位公文的過程中，因?yàn)閿M定來源非常多，總是會(huì)出現(xiàn)很多不同的問題，例如文種的使用缺乏不當(dāng)性，請(qǐng)示和報(bào)告不充分；同時(shí)，附件的標(biāo)識(shí)比較混亂，行文的程序也比較混亂；在辦公文件的印制上缺乏規(guī)范性，紙張大小不等，導(dǎo)致檔案裝訂以及管理工作出現(xiàn)很大的不便；在公文的主題詞標(biāo)注上也不夠準(zhǔn)確，對(duì)于檢索查找不利。檔案管理的組織與管理機(jī)制并不完善，沒有專人進(jìn)行負(fù)責(zé)。辦公室的檔案管理要由其他部門與人員全面兼管，并未將崗位責(zé)任制應(yīng)用在檔案管理的工作中，缺乏健全的管理制度。當(dāng)有問題出現(xiàn)時(shí)，就會(huì)發(fā)生推脫責(zé)任和相互扯皮的問題。

1.3 缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和有利的防范對(duì)策

現(xiàn)階段，我國科學(xué)技術(shù)發(fā)展到了新的階段，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)在人們的日常生活和工作中廣泛地應(yīng)用，可以說，大數(shù)據(jù)和新知識(shí)爆炸的時(shí)代已經(jīng)到來。辦公室的檔案管理在應(yīng)用新科技的過程中為自身的發(fā)展帶來了很大的便利條件，與此同時(shí)，還使得安全風(fēng)險(xiǎn)不但增加。然而現(xiàn)階段很多辦公室的檔案管理人員都是缺乏專業(yè)知識(shí)的，也不具備安全意識(shí)，缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范對(duì)策。當(dāng)不能規(guī)范地建設(shè)數(shù)據(jù)庫時(shí)，或者登錄密碼的設(shè)置比較簡單，不能及時(shí)地錄入資料的備份，電腦的硬件質(zhì)量不夠，導(dǎo)致信息出現(xiàn)泄露的問題，資料遺失問題石油發(fā)生。

2 辦公室檔案工作規(guī)范化管理的措施

2.1 建立完善的檔案管理的制度，并對(duì)管理流程進(jìn)行規(guī)范

當(dāng)今社會(huì)，檔案管理已經(jīng)開始制度化建設(shè)，這是管理規(guī)范化的前提所在。如果想要有效地解決檔案管理的松散問題以及責(zé)任意識(shí)的問題，就要對(duì)檔案管理的制度進(jìn)行完善。一是，檔案管理必須形成一個(gè)健全的制度體系，并對(duì)管理職責(zé)進(jìn)行明確，防止管理中出現(xiàn)的職責(zé)交叉和責(zé)任意識(shí)不足的問題，促進(jìn)管理效率的提高；二是，加強(qiáng)制度地貫徹和落實(shí)，在依制度規(guī)范化管理行為的基礎(chǔ)上，防止檔案管理形式化。為了保障制度的實(shí)施，就要加強(qiáng)監(jiān)督和管理，促進(jìn)檔案管理者自身工作責(zé)任感的提升，讓其可以比較好地完成工作；三是，檔案管理必須建立一個(gè)健全的激勵(lì)考核的機(jī)制，把考核的結(jié)果和職務(wù)的晉升與職稱的評(píng)定進(jìn)行緊密聯(lián)系，促進(jìn)管理人員工作積極性的提高。檔案管理者在發(fā)展空間上非常狹窄，是對(duì)管理者積極性的一種弱化。所以，必須在發(fā)展空間中為管理人員創(chuàng)設(shè)一個(gè)平臺(tái)，促進(jìn)其工作積極性的提高，可以幫助工作人員很好地勝任崗位。

2.2 建立規(guī)范化的數(shù)據(jù)庫

現(xiàn)階段信息化的技術(shù)逐漸成熟，同時(shí)，企業(yè)檔案的信息量得到了一定的提升，以往的管理方式主要是手工抄寫以及轉(zhuǎn)錄加工，很難適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求，因此，檔案的管理人員必需做到與時(shí)俱進(jìn)，在信息技術(shù)的幫助下，為檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，并把所有的新技術(shù)以及新策略進(jìn)行落實(shí)，使得檔案管理能夠得到良性發(fā)展，所以，對(duì)于檔案信息的資源管理庫進(jìn)行建設(shè)是勢(shì)在必行的。辦公室的檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)可以通過信息技術(shù)對(duì)檔案資源充分地發(fā)揮科學(xué)管理作用，讓檔案管理工作和計(jì)算機(jī)的信息技術(shù)之間緊密地結(jié)合，進(jìn)而形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化的開放式數(shù)據(jù)庫，促進(jìn)辦公室的檔案管理效率的提升。

2.3 加強(qiáng)公文處理的規(guī)范性

檔案形成的前身是公文，當(dāng)其在傳遞和運(yùn)轉(zhuǎn)與承辦以及執(zhí)行中時(shí)，會(huì)出安生一定的現(xiàn)行效用，還不能稱為是檔案。就檔案而言，主要指的是完成上述程序，進(jìn)行留存和歸檔與備查的一些歷史文件。所以，公文的形成是最初的檔案工作，必須加強(qiáng)重視。要加強(qiáng)公文處理的規(guī)范化，包好公文關(guān)，這是開展辦公室檔案管理工作的前提。但是公文的擬制是公文形成的核心環(huán)節(jié)。各個(gè)單位所設(shè)置的公文擬制的部門存在差異，有一些單位的公文主要是辦公室進(jìn)行統(tǒng)一擬制，還有一些是職能部門進(jìn)行起草，之后由辦公室印發(fā)。因?yàn)楦鱾€(gè)職能部門的寫作人員在水平和素質(zhì)上存在很大的差異，對(duì)于公文起草的要求也不能很好地理解，因此使得起草文件的質(zhì)量各不相同。所以，對(duì)公文擬制工作進(jìn)行負(fù)責(zé)的人員，在日常工作中要有責(zé)任規(guī)范化處理各個(gè)部門的公文初稿，按照相關(guān)規(guī)定，進(jìn)行全面地審核，尤其是對(duì)主題思想進(jìn)行突出表達(dá)的關(guān)鍵字、詞、句，一旦發(fā)現(xiàn)問題就要及時(shí)地和初稿職能部門加強(qiáng)協(xié)商，盡可能地把所有的問題都處理在核稿環(huán)節(jié)，繼而確保公文的質(zhì)量。

3 結(jié)束語

綜上所述，辦公室的檔案管理有助于其他工作的開展和完善，因此需要不斷加強(qiáng)管理者的管理意識(shí)，并對(duì)管理制度進(jìn)行完善，規(guī)范地管理檔案工作，促進(jìn)檔案管理整體效率和工作效率的提高，這是當(dāng)今社會(huì)檔案管理的必然趨勢(shì)。但是該模式會(huì)在社會(huì)的發(fā)展中不斷改變。相關(guān)人員要全面分析辦公室檔案管理中的存在的問題，并制定規(guī)范好管理的措施，推動(dòng)企業(yè)的不斷發(fā)展。

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作者簡介

趙遠(yuǎn)，男，漢，吉林省洮南市人，2004年畢業(yè)東北師范大學(xué)漢語言文學(xué)專業(yè)，現(xiàn)供職于洮南市商務(wù)綜合辦公室，初級(jí)，研究方向：檔案管理。