何文玉
摘 要:醫(yī)院人事檔案管理在醫(yī)院管理中發(fā)揮著重要作用,為醫(yī)院人力資源管理提供數(shù)據(jù)和信息支持,可為醫(yī)院建立良好有效的資源信息庫。同時,通過對檔案管理的有效理解,通過良好的服務(wù)理念,提升管理意識,提高檔案管理效率,促進檔案管理信息化建設(shè),培養(yǎng)高素質(zhì)管理人員,實現(xiàn)醫(yī)院整體服務(wù)質(zhì)量提高。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院醫(yī)療;人事檔案管理;問題和對策
隨著社會經(jīng)濟水平的提高,推動醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生機構(gòu)改革不斷深化,對醫(yī)院人事檔案管理提出了更高的要求。醫(yī)院醫(yī)療衛(wèi)生體制改革對醫(yī)院技術(shù)、人力資源配置具有重要意義和作用。醫(yī)院人事檔案管理的良好發(fā)展不是一蹴而就的,這是一個長期而系統(tǒng)的問題。目前,國內(nèi)醫(yī)院人事檔案管理還存在很多問題。因此,分析醫(yī)院人事檔案的管理問題和對策具有重要的現(xiàn)實意義。
1 醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀
1.1 醫(yī)院人事檔案的管理方式落后
隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展,醫(yī)院的人事檔案信息越來越大,原有的檔案管理方式難以處理大量人員信息,使得信息更新速度變慢,給醫(yī)院人員檔案管理和人事管理等方面工作帶來了很多不便。如今,隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展,原有的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院現(xiàn)代化的信息化發(fā)展要求。由于醫(yī)院缺少專門的人事檔案管理軟件,即使是在計算機普及的今天,醫(yī)院也只能進行簡單的目錄的存儲和檢索,但是信息存儲量比較少,不能對復(fù)雜的人事檔案進行管理。另一方面,醫(yī)院的人事檔案管理方式比較單一,很多的醫(yī)院仍然采用手工方式進行檔案的編輯和檢索,所以人事檔案的更新速度很慢,導(dǎo)致歸檔不及時,甚至使人事檔案的資料不夠完整。這種落后而且單一的人事檔案管理方式嚴(yán)重影響了醫(yī)院人事管理的效率,阻礙了醫(yī)院人事制度的改革,因此要求我們必須加快轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案的管理手段和管理方式。
1.2 醫(yī)院人事檔案管理的效率低,信息的利用程度不高
因為大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理方法還比較傳統(tǒng),主要依靠人員記錄,使人事檔案難以整理,檔案信息更新不及時,再加上醫(yī)院人事檔案管理電子系統(tǒng)的發(fā)展不完善,檔案現(xiàn)代管理人員不熟練的技術(shù)應(yīng)用和其他原因?qū)е箩t(yī)院人事檔案管理效率低下。因為醫(yī)院人事檔案管理具有專業(yè)性、機密性甚至政治性等,關(guān)系到醫(yī)院內(nèi)部員工的升職、社會福利等重要方面,要求醫(yī)院的人事檔案管理必須具有其真實性。但是在現(xiàn)階段我國人事檔案的利用主要是以員工的基本情況為主,檔案的內(nèi)容還不夠完善,對人事檔案的重視也還不夠,沒有對人事檔案的價值進行深入的挖掘。造成了我國醫(yī)院人事檔案信息量不足、實際利用程度不夠的情況。
1.3 檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠
隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革,許多大小醫(yī)院只關(guān)注醫(yī)療水平和醫(yī)療隊伍的績效,醫(yī)院內(nèi)人事檔案管理的投入不足。因此,醫(yī)院人事檔案管理人員對自己的工作了解不夠,甚至敷衍事物,忽視了檔案管理工作的重要性,導(dǎo)致醫(yī)院人員數(shù)據(jù)流失,嚴(yán)重影響了醫(yī)院人力資源的合理配置。此外,醫(yī)院檔案管理的專業(yè)性要求較強,需要對檔案資料收集鑒別以及整合,但由于一些醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)知識不夠,對電子文件、檔案歸檔等技術(shù)不熟悉,一些醫(yī)院甚至沒有專門的檔案管理人員,因此醫(yī)院的檔案管理水平有限,缺乏具有專業(yè)素養(yǎng)的管理人員。根據(jù)醫(yī)院檔案管理存在問題可以看出,人事檔案的數(shù)據(jù)信息化是發(fā)展的必然要求。推進醫(yī)院人事檔案的信息化處理有利于促進醫(yī)院人才資源的合理配置,為推進辦公自動化、實現(xiàn)信息共享和知識管理提供先進的管理手段。
2 醫(yī)院人事檔案管理處理策略
2.1 加強各方面宣傳,提升全院人員的檔案管理意識
檔案管理部門應(yīng)注意利用各種宣傳欄目和報刊網(wǎng)絡(luò),以及會議的方式和形式,加強整個醫(yī)院的檔案管理意識。要使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層高度重視這項工作,增加對人力、物力、財力的投入,充分保證各種機制的有效實施和實施,促進檔案管理的信息化。更重要的是應(yīng)使得職工們深刻認(rèn)識到檔案及工資福利和職稱評聘等方面都是和個人利益息息相關(guān),從而重視檔案材料填寫和歸檔意識提升。
2.2 完善管理機制,擴大收集途徑
應(yīng)適當(dāng)改進所有機制且加強管理。檔案管理工作制度化對人事檔案的健全性、組成性和準(zhǔn)確性具有重要意義。檔案管理部門必須按照國家有關(guān)法律法規(guī),有機結(jié)合自身企業(yè)檔案管理工作的具體情況,建立嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)有效的人事檔案管理機制,促進檔案管理工作,檔案的檢查和借調(diào),或者是轉(zhuǎn)入及轉(zhuǎn)出等各類工作環(huán)節(jié)均是有章可循。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)構(gòu)建完善的崗位責(zé)任制,充分加強人事檔案工作監(jiān)督管理工作,以便明確各項責(zé)任,提升檔案管理人員工作責(zé)任感及使命感。構(gòu)建良好的競爭與激勵制度,從而有效調(diào)動檔案管理人員工作積極性,以便將具備良好專業(yè)基礎(chǔ)的專業(yè)人員選拔進來,適應(yīng)的安排在檔案管理工作崗位。重視收集及途徑擴大,諸多干部人事檔案材料收集屬于各方面檔案工作的主要起點,不斷加強各項收集工作則保障歸檔質(zhì)量。企業(yè)應(yīng)充分結(jié)合自身組織管理體系來構(gòu)建良好的檔案收集聯(lián)絡(luò)員網(wǎng)絡(luò)機制,集中統(tǒng)一管理下分層面與級別管理,明確各項職責(zé)且落實到人。
2.3 建立醫(yī)院人事檔案管理制度
醫(yī)院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分,是人事管理中不可或缺的基礎(chǔ)工作。建立和完善各種文件管理規(guī)則和規(guī)定,加強人事檔案管理,促進檔案標(biāo)準(zhǔn)化,在人力資源管理中發(fā)揮良好作用,使組織人事檔案工作有規(guī)律可循。但就整體而言,進一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責(zé)任制度,加大對人事檔案工作的監(jiān)督檢查力,維護人事檔案的真實性、嚴(yán)肅性,更好地發(fā)揮干部人事檔案的作用。我院按照上級《干部檔案工作條例》的規(guī)定及要求,制定了我院《干部人事檔案管理人員職責(zé)》、《檔案查(借)閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循,行之有效,保證人事檔案工作的正常進行。
2.4 加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)
檔案管理人員應(yīng)注重檔案工作,建立檔案資料登記簿,借閱檔案檔案,確保檔案資料真實完整。做好檔案管理,開發(fā)檔案信息資源,加快管理現(xiàn)代化步伐,對提高單位管理水平,提高工作效率,利用檔案服務(wù)醫(yī)院具有積極作用。提高檔案管理人員的素質(zhì)、加強檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感,加強學(xué)習(xí),提高業(yè)務(wù)素質(zhì),提高鑒別能力,對收集的材料要認(rèn)真核實,做到認(rèn)真、及時、齊全、完整,分類明確,排列有序、隨收隨放、定期檢查,把好質(zhì)量關(guān),保證檔案的真實性、可靠性、完整性。
2.5 加快人事檔案管理的現(xiàn)代化
在人事檔案管理領(lǐng)域,要按照國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化,人事檔案也需要為人事工作和人事制度的改革和發(fā)展服務(wù)。它是中國整個社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的具體組成部分,檔案工作的科學(xué)化和現(xiàn)代化包括管理工具和管理理念的科學(xué)化和現(xiàn)代化。充分借助計算機技術(shù)這一現(xiàn)代化手段,應(yīng)用于人事檔案管理,以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的,在人事檔案管理工作中,將人事檔案做成信息數(shù)據(jù)庫,提高檔案管理的準(zhǔn)確性和檢索效率,使人力資源管理部門可迅速在數(shù)據(jù)庫中查找到符合某種特定需要的人才,并針對員工的不同個性制定培訓(xùn)、激勵計劃等,提升人力資源管理水平。
3 結(jié)束語
簡而言之,作為一個公共服務(wù)組織,服務(wù)質(zhì)量是公眾認(rèn)可的關(guān)鍵,服務(wù)質(zhì)量取決于人力資源的數(shù)量和醫(yī)院的利用率。醫(yī)院人事檔案管理的目的是逐步建立可以為醫(yī)院管理提供人力資源信息支持的服務(wù),不僅要制定日常人事管理政策,還要提高醫(yī)院的整體發(fā)展水平,充分調(diào)動人力資源生產(chǎn)力的作用,培養(yǎng)高素質(zhì)的醫(yī)務(wù)人員,進一步提高醫(yī)院的競爭力。
參考文獻
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