論新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的有效途徑

蘇琦

摘 要：在國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)管理工作中，人事檔案管理占據(jù)著重要位置。在經(jīng)濟(jì)、技術(shù)高速發(fā)展的新形勢(shì)下，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足國(guó)有企業(yè)發(fā)展需求，要想提升人事檔案管理效率，完善檔案管理信息化建設(shè)，國(guó)有企業(yè)必須積極探索新的管理途徑。為此，本文主要就新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的有效途徑做一番分析。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；國(guó)有企業(yè)；人事檔案管理

在新的一時(shí)代背景下，企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng)主要源于人才的競(jìng)爭(zhēng)，只有做好人才培養(yǎng)與管理工作，提升人力資源利用效率，企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)與發(fā)展優(yōu)勢(shì)才能凸顯[1]。就國(guó)有企業(yè)而言，更要做好人才培養(yǎng)與管理工作，而企業(yè)人才資源的管理離不開人事檔案管理工作。為完善國(guó)有企業(yè)人事檔案管理，下文將國(guó)企人事檔案管理存在問題與創(chuàng)新途徑兩個(gè)方面談?wù)勑滦蝿?shì)下國(guó)有企業(yè)該如何做好人事檔案管理工作。

1 國(guó)企人事檔案管理問題分析

國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作的主要功能作用是：直接反映企業(yè)內(nèi)員工多種信息，包括個(gè)人工作經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、德能勤績(jī)等重要內(nèi)容，為企業(yè)應(yīng)用人才、培養(yǎng)人才與發(fā)現(xiàn)、管理人才提供重要信息[2]。因此，人事檔案管理是國(guó)企發(fā)展建設(shè)中不可缺少的內(nèi)容。近年來，國(guó)內(nèi)在人事檔案管理方面進(jìn)行了多次改革創(chuàng)新，雖取得了一定成果，但也存在不足之處，下面首先就國(guó)企人事檔案管理工作中存在的問題做簡(jiǎn)要分析。

1.1 人事檔案管理理念相對(duì)落后

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)間競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，國(guó)有企業(yè)要想在日趨激烈的市場(chǎng)環(huán)境中站穩(wěn)腳跟，就需樹立新的人力資源管理意識(shí)，努力提升人事檔案管理水平。而全新管理意識(shí)的樹立，需要企業(yè)管理層與基層員工的共同努力。但實(shí)際上，多數(shù)國(guó)有企業(yè)并未樹立起全新的、先進(jìn)的人事檔案管理理念，具體表現(xiàn)在以下方面：首先，就企業(yè)管理層而言，不重視人事檔案管理工作，而將發(fā)展管理的重心集中在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)，人事檔案管理意識(shí)非常淡薄，且尚不明確人事檔案管理權(quán)責(zé)[3]。其次，就企業(yè)員工而言，現(xiàn)階段，實(shí)用主義在企業(yè)員工間表現(xiàn)明顯，多數(shù)員工將自己工作的目的、發(fā)展的目標(biāo)定位為升職加薪，因此在日常生活工作中不斷進(jìn)修、參加各種專業(yè)性考試，但是未在自身人事檔案管理方面花費(fèi)時(shí)間與精力。并且隨著社會(huì)變遷，80后、90后逐漸成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的主力軍，這些年輕員工尚未正確認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，不重視自身檔案的完善與管理。

1.2 人事檔案管理機(jī)制欠缺

員工的健康檔案、信用檔案是人事檔案中重要內(nèi)容，這些重要信息來源于兩個(gè)方面，一是由體檢中心、銀行等國(guó)家公共機(jī)構(gòu)提供，企業(yè)從這些機(jī)構(gòu)中提取員工的個(gè)人健康信息、信用信息等；二是企業(yè)自己建立的員工檔案。但這些信息都較為零散，需要通過有效管理才能確保信息的全面性與準(zhǔn)確性。然而現(xiàn)階段我國(guó)還未針對(duì)信息管理問題出臺(tái)較為科學(xué)的、合理的制度來對(duì)其進(jìn)行規(guī)范管理[4]。在此情況下，人事檔案管理難度將增加。同時(shí)，企業(yè)內(nèi)員工信息來源途徑較為豐富，既有企業(yè)內(nèi)各部門所提供信息，又有銀行、醫(yī)院、教育機(jī)構(gòu)等社會(huì)結(jié)構(gòu)提供信息，因此，信息量大、形成途徑雜亂多樣，難以在短時(shí)間內(nèi)將所有信息都收集起來，進(jìn)而影響人事檔案信息管理的失效性。

1.3 人事檔案管理專業(yè)人才缺乏

企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容繁多、工作量大且專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要由專業(yè)人才來完成，并且，在數(shù)字信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理也進(jìn)入了信息技術(shù)時(shí)代，對(duì)工作人員的要求也更高，要求檔案管理人員不僅需掌握豐富的專業(yè)知識(shí)、具備豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，更要會(huì)運(yùn)用相關(guān)信息技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理工作。但實(shí)際上，人事檔案管理的專業(yè)化高級(jí)人才十分缺乏，現(xiàn)有工作人員工作理念較為落后，管理技能不足，同時(shí)也不能以先進(jìn)的眼光看待人事檔案管理工作，這就從根本上拉低了國(guó)有企業(yè)人事檔案管理水平。

2 新形勢(shì)下國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的有效途徑分析

現(xiàn)階段，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作面臨的新形勢(shì)是：我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷完善，新勞動(dòng)合同法頒布實(shí)施，人事改革深入推進(jìn)，對(duì)企業(yè)人事檔案管理工作提出了新要求[5]。在此新形勢(shì)下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式弊端顯露，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作必須要探索新的工作途徑。

2.1 創(chuàng)新管理意識(shí)

人事檔案管理的功能作用是為公司用人、管理提供服務(wù)，幫助企業(yè)在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中拔得頭籌，取得發(fā)展。而國(guó)有企業(yè)做好人事檔案管理工作的關(guān)鍵性舉措，就是樹立全新的人事檔案管理意識(shí)。為此，國(guó)有企業(yè)需要通過適當(dāng)?shù)男麄鹘逃?，讓企業(yè)內(nèi)員工正確認(rèn)識(shí)人事檔案管理的重要性，從而能積極配合人事檔案管理工作，并花費(fèi)一定時(shí)間與精力完善自身檔案建設(shè)。此外，企業(yè)管理層人員應(yīng)樹立起正確的人事檔案管理意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)人事檔案應(yīng)用價(jià)值，通過自身的領(lǐng)導(dǎo)力增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)人事檔案工作的影響力，使企業(yè)內(nèi)上下員工能積極參與到人事檔案管理工作中，同時(shí)結(jié)合目前企業(yè)內(nèi)人事檔案管理現(xiàn)狀，積極探索、推廣實(shí)施與人事檔案管理相關(guān)的新政策，促進(jìn)人事檔案管理水平的提升。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)

目前，國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作中存在機(jī)制、制度不健全等問題，且管理模式也相對(duì)落后，在一定程度上限制了企業(yè)的發(fā)展。針對(duì)這一問題，國(guó)有企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，緊跟社會(huì)發(fā)展新形勢(shì)，建立完善企業(yè)人事檔案管理制度，從根本上提升人事檔案管理水平，促進(jìn)國(guó)有企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展?，F(xiàn)階段，部分國(guó)有企業(yè)開始嘗試“三位一體”的人事檔案管理制度，這種人事檔案管理制度是指企業(yè)將人事檔案管理中的信息收集標(biāo)準(zhǔn)、收集渠道以及檔案管理方法、管理流程進(jìn)行有機(jī)整合、協(xié)調(diào)，使其能統(tǒng)一配合，共同為人事檔案管理工作的開展提供服務(wù)?！叭灰惑w”人事檔案管理制度是提升國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作規(guī)范性、合理性與高效性的重要保障，同時(shí)也能為企業(yè)優(yōu)化人力資源配置創(chuàng)造條件。此外，目前國(guó)有企業(yè)人事檔案的管理與使用過于形式化，且限制條件較多，企業(yè)應(yīng)當(dāng)酌情為人事檔案的管理與使用創(chuàng)造一個(gè)相對(duì)寬松的環(huán)境，進(jìn)而形成一個(gè)全新的管理機(jī)制。

2.3 構(gòu)建人事檔案信息化管理平臺(tái)

在信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，企業(yè)檔案部門應(yīng)改變管理觀念，充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部人事檔案管理的實(shí)際要求，建設(shè)起專用的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化收集與利用。并且，企業(yè)要將人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)與企業(yè)院整體的信息化建設(shè)規(guī)劃聯(lián)系起來，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體辦公系統(tǒng)與人事檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化集成，并建立起專門的檔案資料信息庫(kù)，企業(yè)高層管理人員或相關(guān)用人部門可以從該檔案信息庫(kù)中靈活調(diào)取員工信息，確保檔案資料應(yīng)用的靈活性。

3 結(jié)語(yǔ)

總結(jié)全文可知，人事檔案管理是國(guó)有企業(yè)建設(shè)發(fā)展中必不可少的一項(xiàng)工作，在新勞動(dòng)合同法頒布實(shí)施，人事改革深入推進(jìn)的新形勢(shì)下，國(guó)有企業(yè)建立健全人事檔案管理制度，創(chuàng)新人事檔案管理理念，提升人事檔案管理質(zhì)量。除此之外，企業(yè)還應(yīng)落實(shí)專業(yè)人才培養(yǎng)教育工作，確保人事檔案管理效率。

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