應(yīng)然與實(shí)然：大數(shù)據(jù)背景下機(jī)關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的路徑選擇

李桂寧

摘 要：大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展正有效地推動(dòng)著社會各個(gè)領(lǐng)域的變革，也為機(jī)關(guān)人事檔案信息化建設(shè)帶來重大機(jī)遇。文章分析了當(dāng)前機(jī)關(guān)人事檔案建設(shè)中的實(shí)然現(xiàn)狀，檔案種類呈現(xiàn)單調(diào)性、數(shù)據(jù)形式缺乏結(jié)構(gòu)性，檔案信息欠缺互補(bǔ)性。思考了大數(shù)據(jù)時(shí)代機(jī)關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)然水平，需呈現(xiàn)豐富性、結(jié)構(gòu)性、時(shí)效性和價(jià)值性。最后提出實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)人事檔案從實(shí)然狀態(tài)向應(yīng)然水平平穩(wěn)過渡的“三步走”策略。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；大數(shù)據(jù)；機(jī)關(guān)人事檔案

大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展正有效地推動(dòng)著社會各個(gè)領(lǐng)域的變革，人們思考問題的方式、獲取信息的途徑、人際交往的行為傾向等皆因信息技術(shù)的介入發(fā)生巨大變革，其威力正深刻影響著檔案信息化建設(shè)的理念與方式。2016年，國家檔案局頒布了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，首次在文件中提及“大數(shù)據(jù)”“云計(jì)算”等新興技術(shù)名詞，彰顯了國家對大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)的重視。

1 實(shí)然：機(jī)關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

當(dāng)前電子政務(wù)工作開展的如火如荼，檔案信息化建設(shè)也經(jīng)歷了探索起步、迅速發(fā)展以及深化轉(zhuǎn)型階段。但是，就現(xiàn)實(shí)情況而言，目前機(jī)關(guān)人事檔案的信息化建設(shè)處于尚處于初步探索階段，建設(shè)水平良莠不齊。通過文獻(xiàn)分析與工作實(shí)際，發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)人事檔案信息化建設(shè)中主要存在三大問題：

1）檔案種類存在單調(diào)性。當(dāng)前機(jī)關(guān)人事檔案存在內(nèi)容陳舊，結(jié)構(gòu)單一的現(xiàn)象。人事檔案往往分為十類，以個(gè)人資料、政治背景為主，主要反映個(gè)人生平事跡等基本情況，有關(guān)個(gè)人考察考核、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、學(xué)業(yè)工作成就等材料較少且承載信息有限，難以反映用戶整體的工作狀態(tài)。這種千人一面的檔案材料不足以反映出用戶的人生履歷，缺乏全面性。大多機(jī)關(guān)單位人事檔案仍是紙質(zhì)形式，依舊以人工操作為主，這種檔案管理形式往往效率低下，且難以實(shí)時(shí)增補(bǔ)檔案信息，缺乏動(dòng)態(tài)性。

2）檔案數(shù)據(jù)忽視結(jié)構(gòu)性。已有的機(jī)關(guān)人事電子檔案，往往采用OCR識別技術(shù)，將紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，存檔形式往往是非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)形式。因此這種直接掃描得到的電子檔案本質(zhì)上是無序的，雖然能夠進(jìn)行有序化整理，但往往沿襲傳統(tǒng)人事檔案編排方式，難以彰顯信息化的優(yōu)勢。另外，這種形式的電子檔案由于沒有借助結(jié)構(gòu)化的“實(shí)體—聯(lián)系”（E-R）數(shù)據(jù)庫模型，實(shí)際應(yīng)用時(shí)，難以分析人事檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系，導(dǎo)致數(shù)據(jù)孤立形成信息孤島的現(xiàn)象。

3）檔案信息缺乏互補(bǔ)性。一些機(jī)關(guān)單位已經(jīng)初步執(zhí)行檔案信息化管理，從應(yīng)用途徑與方式來看，大多數(shù)單位往往將電子檔案看作紙質(zhì)檔案的拓展形式，并非將其與檔案管理平臺建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，對現(xiàn)有檔案進(jìn)行更新與增減時(shí)，檔案管理人員往往不僅需要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行修改，也要對電子檔案進(jìn)行完善。長此以往，在檔案管理工作中存在大量重復(fù)且冗余的信息，無形中延長了工作時(shí)間并消耗了大量精力，檔案管理人員對網(wǎng)絡(luò)管理平臺中的檔案缺乏分析與利用，導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)管理平臺成為孤立的空間，優(yōu)勢難以體現(xiàn)。

2 應(yīng)然：大數(shù)據(jù)支持下機(jī)關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的追求

1）大數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)最早出現(xiàn)于1997年，NASA兩名研究員針對飛機(jī)周圍的模擬氣流無法處理且可視化呈現(xiàn)，他們認(rèn)為這種數(shù)據(jù)集相當(dāng)大，對主內(nèi)存和磁盤均產(chǎn)生挑戰(zhàn)的問題為大數(shù)據(jù)，主要應(yīng)用領(lǐng)域涉及數(shù)據(jù)挖掘和數(shù)據(jù)分析。大數(shù)據(jù)的類型一般有非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化與結(jié)構(gòu)化三種形式。非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)是那些沒有固定存儲格式的數(shù)據(jù)，如以pdf、word形成存在。半結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)是經(jīng)過一定加工處理的數(shù)據(jù)，如以XML、HTML形式存在。結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)是經(jīng)過處理、具備一定結(jié)構(gòu)，并可進(jìn)行存儲、處理及提取的數(shù)據(jù)，如數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。

2）大數(shù)據(jù)為機(jī)關(guān)人事檔案信息化建設(shè)提供新思路。檔案信息化是指檔案在不改變其實(shí)質(zhì)的情況下，其結(jié)構(gòu)與存在方式作符合信息原則的轉(zhuǎn)變。也就是說，不改變機(jī)關(guān)人事檔案內(nèi)容信息，只改變檔案存儲的載體與結(jié)構(gòu)，甚至在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，能夠借助信息化的手段，挖掘數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，并進(jìn)一步預(yù)測其未來發(fā)展趨勢。而機(jī)關(guān)人事檔案信息是信息資源中的一部分，具有一般信息所具備的特征，因此借助大數(shù)據(jù)視角，審視檔案信息化建設(shè)也是有跡可循的。首先，機(jī)關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)應(yīng)體現(xiàn)豐富性，大數(shù)據(jù)能夠容納百萬兆字節(jié)甚至千兆兆字節(jié)的數(shù)據(jù)，解決數(shù)字化檔案資源難以存儲的困難；其次，機(jī)關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)應(yīng)體現(xiàn)多樣性，當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的數(shù)字化人事檔案往往是由紙質(zhì)檔案掃描而來，采用pdf、word、excel等方式存儲而來的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，形式較為單一。在大數(shù)據(jù)背景下，可支持記錄的數(shù)據(jù)類型多種多樣；再次，機(jī)關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)應(yīng)展現(xiàn)時(shí)效性，大數(shù)據(jù)時(shí)代的典型特征是對數(shù)據(jù)及時(shí)快速的處理，它能夠?qū)n案分門別類進(jìn)行存儲，并設(shè)置相關(guān)索引，從而能夠?qū)崟r(shí)查詢并更新數(shù)據(jù)，體現(xiàn)出數(shù)據(jù)處理的高效性、時(shí)效性和價(jià)值性。

3 可然：實(shí)現(xiàn)實(shí)然狀態(tài)向應(yīng)然水平平穩(wěn)過渡的策略

大數(shù)據(jù)在機(jī)關(guān)人事檔案信息化建設(shè)過程中，一方面需要考慮如何借助豐富的信息化手段，增補(bǔ)已有數(shù)據(jù)，并不斷豐富數(shù)據(jù)類型，拓寬數(shù)據(jù)采集的方式與途徑。另一方面，需要思考如何高效處理數(shù)據(jù)，挖掘檔案數(shù)據(jù)、用戶數(shù)據(jù)的價(jià)值，并分析數(shù)據(jù)之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，以預(yù)測趨勢走向。本文認(rèn)為，從機(jī)關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的實(shí)然狀態(tài)向應(yīng)然水平轉(zhuǎn)向的過程，并非一蹴而就，而是逐層遞進(jìn)的。因此，提出大數(shù)據(jù)背景下，機(jī)關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的“三步走” 策略，實(shí)現(xiàn)從實(shí)然狀態(tài)向應(yīng)然水平的平穩(wěn)過渡。

1）全方位的機(jī)關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)采集與處理，著力提升檔案管理的廣度。明確數(shù)據(jù)容量的豐富性和數(shù)據(jù)種類的多樣性，是機(jī)關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)采集的前提，有意識的采集記錄用戶成長發(fā)展的音視頻檔案，可以豐富和完善已有的檔案類型，全方位、多角度記錄機(jī)關(guān)人員成長軌跡，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)人事檔案的全文著錄、數(shù)字化文件歸檔、數(shù)據(jù)庫構(gòu)建以及標(biāo)簽索引的建立等工作，幫助檔案管理人員通過普通檢索，高效查閱到不同人事檔案。

2）多層次的機(jī)關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)挖掘與分析，著力提升檔案管理的深度。大數(shù)據(jù)關(guān)注的更多的是人，而非產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)是為人的發(fā)展與進(jìn)步所服務(wù)的，其內(nèi)在價(jià)值在于數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析。對紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化后，容易出現(xiàn)信息超載現(xiàn)象，對檔案管理人員產(chǎn)生信息負(fù)荷。因此需要對人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘與分析，實(shí)現(xiàn)準(zhǔn)確洞察與精準(zhǔn)決策。數(shù)據(jù)挖掘與分析是指利用統(tǒng)計(jì)學(xué)、機(jī)器學(xué)習(xí)等手段與方式，對機(jī)關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行處理與分析，挖掘用戶信息。通過對檔案管理人員的檢索記錄與瀏覽歷史進(jìn)行挖掘，發(fā)現(xiàn)管理人員點(diǎn)擊率較高的檔案目錄并進(jìn)行數(shù)字化。分析檔案管理人員檢索時(shí)選用的檢索詞，完善數(shù)據(jù)庫中索引關(guān)鍵詞，以提高檢索準(zhǔn)確性。

3）個(gè)性化的機(jī)關(guān)人事檔案數(shù)據(jù)檢索與服務(wù)，著力提升檔案管理的效度?；谇皟刹讲呗裕蓪?shí)現(xiàn)人事檔案資源的數(shù)據(jù)存儲、挖掘與分析，而第三步策略則是在已有的基礎(chǔ)上，達(dá)成智能化檢索與個(gè)性化推薦的目標(biāo)。與普通檢索方式相比，個(gè)性化推薦系統(tǒng)能夠根據(jù)挖掘出來的檢索偏好數(shù)據(jù)，通過一定的優(yōu)化算法，將符合檔案管理者檢索需求的人事檔案，個(gè)性化的推薦給檔案管理者，并引導(dǎo)檔案管理者發(fā)現(xiàn)自己的需求，從而極大的優(yōu)化搜索流程，提高檢索效率。

總而言之，大數(shù)據(jù)技術(shù)為機(jī)關(guān)人事檔案的信息化建設(shè)提供多種可能性，數(shù)據(jù)的采集與結(jié)構(gòu)化的存儲使得檔案的高效檢索成為可能。數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠深入挖掘數(shù)據(jù)背后暗含之義，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的增值。而檔案的個(gè)性化推送與服務(wù)功能，真正實(shí)現(xiàn)“以檔案工作者為中心”的理念，基于不同工作者的檢索差異提供個(gè)性化的推薦服務(wù)。三步走策略層層推進(jìn)，有效幫助機(jī)關(guān)人事檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)從實(shí)然狀態(tài)向應(yīng)然水平的平穩(wěn)過渡。

參考文獻(xiàn)

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