痕跡化管理在高校輔導(dǎo)員工作中的應(yīng)用

胡艷秋

摘要：今天，痕跡化管理已經(jīng)成為企業(yè)管理的一種趨勢，而對于千頭萬緒的高校輔導(dǎo)員工作來說，痕跡化管理不僅能夠真實記錄輔導(dǎo)員的工作內(nèi)容，還原其工作過程，為后續(xù)工作提供材料支撐，同時也可作為責(zé)任認(rèn)定的重要證據(jù)，提高工作效率，使輔導(dǎo)員工作向更加專業(yè)化和職業(yè)化的方向發(fā)展。本文將從痕跡化管理對高校輔導(dǎo)員工作的意義出發(fā)探究痕跡化管理在高校輔導(dǎo)員工作中的具體應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：痕跡化管理 高校輔導(dǎo)員 管理效率

中圖分類號：G641? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：1009-5349（2019）03-0133-02

作為高等院校教育和管理工作的一支特殊力量，輔導(dǎo)員承擔(dān)著大學(xué)生思想政治教育、大學(xué)生成長發(fā)展指導(dǎo)和學(xué)生日常事務(wù)管理等各項工作。在千頭萬緒的學(xué)生工作面前，高校輔導(dǎo)員必須不斷總結(jié)工作方法和工作技巧，不斷提高工作能力和工作水平，以科學(xué)的方法提高管理效率、達(dá)到最佳的管理效果。本文將從痕跡化管理的定義、作用和實施方式等三個方面出發(fā)探討痕跡化管理在高校輔導(dǎo)員工作中的應(yīng)用。

一、什么是痕跡化管理

痕跡在《現(xiàn)代漢語詞典》中的釋義是物體留下的印兒或殘存的跡象，而痕跡化管理則是指在各種管理工作過程中，從時間、內(nèi)容和結(jié)果等方面留下痕跡，做到條理清晰，職責(zé)分明。具體到學(xué)生工作中，痕跡化管理是指輔導(dǎo)員通過文字、圖片、實物、視頻、電子檔案等方式如實記錄日常工作的各個步驟和環(huán)節(jié)，使任何一項工作從謀劃、部署、推進(jìn)、落實到完成的全過程都不留空白和盲點，呈現(xiàn)縝密的工作記錄和證據(jù)，為后續(xù)工作提供可持續(xù)的材料。對于輔導(dǎo)員工作來說，痕跡化管理不僅要記錄“準(zhǔn)備做什么”和“正在做什么”，還要包括“做的怎么樣”，這些痕跡是人與人或人與物之間互動的結(jié)果，能夠產(chǎn)生積極或消極的反饋，輔導(dǎo)員可以通過形成良好的痕跡化管理習(xí)慣來提高工作效率、總結(jié)工作經(jīng)驗，保證工作的準(zhǔn)確性和完整性，形成科學(xué)有效的工作方法。

二、痕跡化管理對高校輔導(dǎo)員工作的意義

對企業(yè)來說，痕跡化管理最大的優(yōu)點就是讓所有的生產(chǎn)經(jīng)營管理都留下印跡，通過查證保留下來的痕跡資料，可以有效復(fù)原已經(jīng)發(fā)生了的生產(chǎn)經(jīng)營活動，對企業(yè)管理很有價值。而對于高校輔導(dǎo)員來說，痕跡化管理不僅能夠通過真實記錄工作內(nèi)容來還原工作過程，為后續(xù)工作提供材料支撐和責(zé)任認(rèn)定依據(jù)，其意義更在于創(chuàng)新管理，即通過時間規(guī)劃和工作梳理來提高工作效率，提煉工作特色，使輔導(dǎo)員工作向更加專業(yè)化和職業(yè)化的方向發(fā)展。

當(dāng)前高校已進(jìn)入獨生子女大學(xué)時代，部分獨生子女大學(xué)生在生活自理、行為處事和心態(tài)調(diào)整等方面對輔導(dǎo)員的依賴心理非常明顯，這使得輔導(dǎo)員成了幾乎事事都要關(guān)心的“保姆”，大量的瑣事，雜事和小事占用了輔導(dǎo)員絕大部分的時間和精力。我們每天的工作在大腦里面都只是暫存的記憶，這個暫存記憶越長，我們下一步的工作效率越高，而延長暫存記憶，痕跡管理就是一個好辦法。在大量的待辦事項面前，如果不注意痕跡管理，很容易造成工作疏漏或遺忘，而輔導(dǎo)員的一點小疏忽可能就會造成嚴(yán)重的后果。還有一些輔導(dǎo)員在忙于完成工作任務(wù)時往往忽視工作過程中資料的收集、整理和歸檔，在接受各級檢查或考核時，提供的資料在時間上不準(zhǔn)確，在內(nèi)容上不完整、不縝密，導(dǎo)致得不到滿意的評價結(jié)果，因此通過痕跡化管理來科學(xué)合理的記錄日常工作不僅能夠提高輔導(dǎo)員的工作效率，而且便于工作梳理和工作總結(jié)，查漏補缺，有利于今后的工作開展和工作模塊的構(gòu)建。

三、高校輔導(dǎo)員如何實施痕跡化管理

（1）制訂工作計劃，提高工作效率。輔導(dǎo)員工作涉及學(xué)生學(xué)習(xí)和生活的方方面面，從轉(zhuǎn)發(fā)學(xué)校通知、安排學(xué)生活動、解決學(xué)生問題到參加各種會議、提高自身修養(yǎng)，繁雜的工作內(nèi)容往往會讓輔導(dǎo)員忙得焦頭爛額，可能會忘記或錯過一些工作安排，因此制訂條理清晰的工作計劃就顯得尤為重要。輔導(dǎo)員一般要在每學(xué)期開學(xué)前制訂一個工作計劃，對學(xué)期工作做到心中有數(shù)，未雨綢繆;在每項工作開始前要對工作的目標(biāo)、步驟和細(xì)節(jié)精心策劃和設(shè)計，務(wù)必落實到最細(xì)小的環(huán)節(jié)。因此，每個輔導(dǎo)員都應(yīng)該有一個工作記錄本，按時間順序記錄各項工作安排和注意事項，讓所有待完成和未完成的工作在計劃表上一目了然，已完成的工作也可以做好標(biāo)記，以便于把握時間節(jié)點，合理安排工作，提高工作效率。

（2）記錄工作內(nèi)容，便于工作梳理。記錄日常工作內(nèi)容是高校輔導(dǎo)員入職后首先要養(yǎng)成的習(xí)慣，原因有三。一是因為學(xué)生工作事無巨細(xì)，每天的工作內(nèi)容都異常繁雜，各部門的通知和大量的待辦事項會讓你暈頭轉(zhuǎn)向，書面記錄可以讓自己隨時了解工作的完成情況，保證工作的按時完成;第二是高校輔導(dǎo)員一般都是帶一個專業(yè)或一個年級的學(xué)生，往往學(xué)生人數(shù)較多，因此在記錄時一定要標(biāo)明對象、事件和處理情況，以便后續(xù)查證;第三是因為輔導(dǎo)員隨時隨地都有可能接到通知或發(fā)現(xiàn)問題，好記性不如爛筆頭，對工作進(jìn)行記錄能夠避免遺忘。如果沒有隨身攜帶筆記本，也可以先用手機記錄下來，之后再總結(jié)到工作記錄本上。

記錄工作內(nèi)容的方式也不僅限于文字，還可以是圖片、視頻、語音、電子文檔等。例如輔導(dǎo)員的日常事務(wù)可以書面記錄在專用的工作筆記本上，涉及學(xué)生簽收的記錄可以讓學(xué)生簽字后書面保存;通過網(wǎng)絡(luò)傳達(dá)的信息或通知可以截圖保存;重點學(xué)生談話可以通過文字記錄或語音視頻記錄;召開學(xué)生會議可以通過會議記錄、照片、錄音、視頻等方式記錄保存。但無論是哪種記錄方式，都要注意確保記錄的完整性和可參考性，書面記錄要保證信息全面、字跡清晰，圖片語音等電子記錄要保證信息安全和及時整理。

（3）堅持工作總結(jié)，保存重要痕跡。除了工作計劃和工作內(nèi)容的記錄外，痕跡管理還包括對有用的信息和感想進(jìn)行梳理，并定期整理，形成專屬于自己的工作總結(jié)。工作總結(jié)也是輔導(dǎo)員工作的重要環(huán)節(jié)，通過總結(jié)工作中的成功之處、不足之處和建議，可以更加熟悉工作內(nèi)容，正確認(rèn)識以往工作中的優(yōu)缺點，明確下一步工作方向，少走彎路，少犯錯誤，提高工作效率和管理水平。輔導(dǎo)員每天的工作都很繁瑣，因此最好是做到每周一結(jié)，并堅持每月總結(jié)、學(xué)期總結(jié)和年度總結(jié)。工作日志就是總結(jié)工作的最好途徑，通過反思自己做過的事情就一定能總結(jié)出經(jīng)驗，如果沒有進(jìn)行總結(jié)，那這些經(jīng)驗教訓(xùn)也就在日常工作中丟失了，這無疑就像丟失了一筆本屬于自己的財富。需要注意的是工作總結(jié)要有一定的概括性和敘述性，注意保存重要痕跡，主客觀內(nèi)容相輔相成，這樣可以使輔導(dǎo)員關(guān)注細(xì)節(jié)、學(xué)會反思、學(xué)會提煉、培養(yǎng)敏銳的觀察力，每周一結(jié)也能使輔導(dǎo)員對學(xué)期工作了如指掌，在學(xué)期總結(jié)時高效高質(zhì)。

四、結(jié)語

有人說：“能夠把簡單的事情天天做好就是不簡單，把公認(rèn)容易的小事情做到極致就是奇跡。”高校輔導(dǎo)員工作就是如此。高校輔導(dǎo)員工作中的痕跡化管理要求輔導(dǎo)員把工作做細(xì)、做實、做好，同時學(xué)會反思、學(xué)會提煉，當(dāng)類似的工作出現(xiàn)時能夠有據(jù)可依，有跡可循，讓痕跡化管理逐漸成為日常工作中的一種自覺行為。久而久之，這樣的管理就會內(nèi)化為輔導(dǎo)員的思想品質(zhì)，最后呈現(xiàn)出一種自覺內(nèi)生的行為文化，從而使輔導(dǎo)員工作向更加專業(yè)化和職業(yè)化的方向發(fā)展。

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責(zé)任編輯：張蕊