基于工作流管理的高校行政工作效能提升研究

曾于弼

摘 要：文章在對高校行政工作現(xiàn)狀分析的基礎(chǔ)上，對工作流管理及其在高校行政工作中應(yīng)用的必要性進(jìn)行探討，從創(chuàng)新行政工作管理模式、建設(shè)行政信息管理平臺、健全行政信息流轉(zhuǎn)制度、提高組織成員參與效能四個方面提出高校行政工作效能的提升路徑。

關(guān)鍵詞：工作流管理;高校行政管理;工作效能

中圖分類號：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 收稿日期：2018-12-18 文章編號：1674-120X（2019）05-0024-02

伴隨著信息時代的到來，加強信息資源的利用、改變傳統(tǒng)行政工作管理模式、提升高校行政工作效能，是新時期高校行政工作須著重解決的問題。采用工作流管理技術(shù)，可以實現(xiàn)高校行政管理的信息資源共享，實現(xiàn)高校行政業(yè)務(wù)的流程優(yōu)化，為行政工作開展注入新活力。因此，進(jìn)行基于工作流管理的高校行政工作效能提升研究，有助于推動高校行政工作的進(jìn)一步創(chuàng)新發(fā)展。

一、高校行政工作現(xiàn)狀分析

（一）工作要求

高校行政工作內(nèi)容繁雜，要為科研、教學(xué)等日常事務(wù)的開展提供服務(wù)，在高校管理工作中起著承上啟下的作用。從特點上來看，行政工作范圍較大，工作內(nèi)容具有一定綜合性，需要處理各類問題。其工作本身帶有服務(wù)性質(zhì)，需要為高校領(lǐng)導(dǎo)、各部門和師生提供服務(wù)，為高校發(fā)展目標(biāo)實現(xiàn)提供基礎(chǔ)性保障[1]。在工作過程中，行政管理部門需要實現(xiàn)信息的搜集、復(fù)雜行政關(guān)系的協(xié)調(diào)，要成為高校內(nèi)外溝通的橋梁，這樣才能確保學(xué)校各類教學(xué)、科研活動的正常開展。

（二）工作問題

從高校行政工作實際開展情況來看，依然延續(xù)傳統(tǒng)上級下達(dá)任務(wù)、下級完成任務(wù)的管理模式，造成實踐工作中行政人員缺乏明確目標(biāo)，缺乏對行政工作職能的深入認(rèn)識。受這一因素的影響，一些行政管理人員總是被動開展工作，直接影響行政工作的效能。相比國外高校，我國高校的行政工作信息化管理水平相對處于一個較低的水平，比如一些辦公室仍采用紙質(zhì)辦公方式，或所使用的辦公軟件功能老化，僅能完成文件流轉(zhuǎn)，難以實現(xiàn)信息交互與共享，這給行政工作的高效開展帶來了阻礙。在行政工作信息傳遞方面，則未能建立科學(xué)管理制度，使得工作開展存在混亂、無序的情況，導(dǎo)致人員疲于應(yīng)對。此外，行政工作人員長期處于上令下行環(huán)境中，缺乏勞動成就感，容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠、工作拖沓等問題，這也是高校行政工作效能低下的重要原因之一。

二、工作流管理及其在高校行政工作中應(yīng)用的必要性

（一）工作流管理概述

工作流管理是利用建模工具和應(yīng)用程序?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)自動化處理的一種過程建模和過程管理技術(shù)。早在1993年，采用工作流管理系統(tǒng)的體系機(jī)構(gòu)已經(jīng)出現(xiàn)，其可以利用組織機(jī)構(gòu)模型數(shù)據(jù)對過程模型進(jìn)行解釋，利用工作流引擎完成信息發(fā)送和數(shù)據(jù)接收，實現(xiàn)對工作過程狀態(tài)的識別和控制[2]。工作流管理為行政工作的開展提供技術(shù)支撐，通過業(yè)務(wù)流程建模、管理和控制使業(yè)務(wù)工作流程得到優(yōu)化重組，使業(yè)務(wù)管理目標(biāo)更加明晰和可控，從而使工作效能得以提升。利用工作流應(yīng)用程序可實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的在線管理，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時調(diào)用和任務(wù)表的交互，能實現(xiàn)業(yè)務(wù)功能的即時更新，滿足業(yè)務(wù)開展的需求。

（二）高校行政工作流管理的必要性

在高校規(guī)模不斷擴(kuò)大的背景下，其功能、結(jié)構(gòu)、事務(wù)也越發(fā)復(fù)雜。行政工作是各項管理活動開展的基礎(chǔ)，因此要積極適應(yīng)這種新變化并不斷改進(jìn)工作方式。應(yīng)用工作流管理技術(shù)，通過數(shù)據(jù)共享與業(yè)務(wù)流程再造，能夠使行政人員順利實現(xiàn)高校復(fù)雜內(nèi)部結(jié)構(gòu)之間的信息搜集、整合和運用，為管理計劃或決策的制定提供科學(xué)依據(jù)。加強高校行政工作流管理，有利于進(jìn)一步規(guī)范行政工作，確保工作服務(wù)質(zhì)量。行政工作的自動化開展，有助于人員從繁重的工作中解脫出來，從而積極參與到行政事務(wù)工作中，促使行政工作效能得到全面提升。伴隨著高校行政工作內(nèi)容的日漸增多、辦公事務(wù)的日益復(fù)雜，有必要加強對工作流管理技術(shù)的應(yīng)用，依托信息化技術(shù)促進(jìn)傳統(tǒng)行政工作方式革新，才能更好地應(yīng)對不斷增長的信息量，繼而為高校各項管理工作的開展提供保障。

三、基于工作流管理的高校行政工作效能提升路徑探討

（一）創(chuàng)新行政工作管理模式

高校行政工作的開展，應(yīng)突出體現(xiàn)其服務(wù)性質(zhì)。引入工作流管理技術(shù)開展高校行政工作，能夠推動行政工作管理模式創(chuàng)新，促使高校行政由管理型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變。具體來講，就是要體現(xiàn)以人為本的理念，結(jié)合師生與行政工作需求推動信息資源化發(fā)展，使行政工作得以覆蓋高校各部門，完成高校行政信息網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建。采取該措施，能夠加快高校內(nèi)外信息交換，促使行政工作面向全校完成信息統(tǒng)一收集，實現(xiàn)信息全局共享。在此基礎(chǔ)上，進(jìn)一步實現(xiàn)行政管理權(quán)的下放，各部門可根據(jù)高校發(fā)展需求進(jìn)行部門行政管理目標(biāo)的制訂。明確行政工作目標(biāo)，完成全面目標(biāo)體系的建立，再結(jié)合各自崗位情況實現(xiàn)目標(biāo)分解，確保行政工作能夠落實到人。在組織對行政服務(wù)功能需求有所變化時，則能及時實現(xiàn)行政體制創(chuàng)新，提高行政工作適應(yīng)能力，使之適應(yīng)全校師生不斷變化的需求。在該種模式下，行政組織才能成為服務(wù)群體利益的實體，不斷推動行政制度的改革。因此引入信息流管理技術(shù)實現(xiàn)行政工作模式的創(chuàng)新，其實就是將工作著眼于信息交流和知識共享，從而能夠?qū)⑿姓ぷ鬓D(zhuǎn)變?yōu)橹R開發(fā)和共享過程，建立具有凝聚力的行政工作文化，督促行政人員通過加強有形和無形資源管理，提高行政工作效能，滿足高校行政工作的發(fā)展需求。

（二）建設(shè)行政信息管理平臺

利用工作流管理技術(shù)開展行政工作，要加快行政信息管理平臺的建設(shè)，讓信息“多跑路”，讓用戶“少跑腿”，通過提高高校管理工作信息化水平來提升行政工作效能。具體來講，就是要形成由用戶管理模塊、系統(tǒng)管理模塊、行政辦公模塊等多模塊構(gòu)成的行政信息管理系統(tǒng)的設(shè)計，利用系統(tǒng)開展自動化行政管理工作。其中，用戶管理模塊具備統(tǒng)一身份認(rèn)證功能，負(fù)責(zé)用戶注冊和登錄管理，須采取有效措施，確保用戶信息安全得以保證，避免用戶信息被不法人員竊取，并能夠通過平臺實現(xiàn)與各行政辦公系統(tǒng)的對接。系統(tǒng)管理模塊用于實現(xiàn)平臺運行管理，能夠根據(jù)各部門開展行政工作的需求進(jìn)行分級權(quán)限設(shè)定，完成相關(guān)信息上報、接收、審批、推送，為行政業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)提供支持。行政辦公模塊為平臺主要功能模塊，包含科研管理、教務(wù)管理、教師管理和學(xué)生管理等功能。利用科研管理功能，實現(xiàn)科研項目基本信息、經(jīng)費、進(jìn)度、資源、成果等的全方位管理，不但方便科研人員全面了解自己的項目進(jìn)展，也便于各級管理部門及時掌握各科研項目的實施情況，同時結(jié)合自動績效考核免去各類人工科研統(tǒng)計的煩惱;利用教務(wù)管理功能，提供排課、選課、成績等信息，為教學(xué)工作開展提供支持;利用教師管理功能，為教師提供請假、工資查詢、職稱評聘、進(jìn)修等業(yè)務(wù)的在線服務(wù)支持;利用學(xué)生管理模塊，為學(xué)生的成績辦理、學(xué)籍管理、請假申請、專業(yè)調(diào)整、畢業(yè)管理等業(yè)務(wù)的辦理提供支持。

（三）健全行政信息流轉(zhuǎn)制度

采用工作流管理技術(shù)開展行政工作時，還要進(jìn)一步健全行政信息流轉(zhuǎn)制度，確保高校管理活動所產(chǎn)生的信息、數(shù)據(jù)能夠及時上傳至系統(tǒng)中，為行政工作的順利開展提供支撐。行政人員還應(yīng)明確建立規(guī)章制度，利用計算機(jī)實現(xiàn)信息準(zhǔn)確、及時錄入，促進(jìn)行政辦公的無紙化發(fā)展，推動行政工作的自動化進(jìn)程，使高校行政工作保持與時俱進(jìn)[3]。為保證工作有序開展，高校還要進(jìn)一步健全管理制度，明確規(guī)定信息錄入時間、內(nèi)容、形式等，對相關(guān)制度進(jìn)行修訂，使人員行為得到有效約束。在實踐工作中，還要建立完善的培訓(xùn)制度，加強對行政人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，確保相關(guān)人員能夠熟練運用信息技術(shù)開展行政工作。在行政人員信息化辦公意識得以樹立的基礎(chǔ)上，還要組織人員定期參加進(jìn)修學(xué)習(xí)，建成學(xué)習(xí)型行政辦公組織，從而加強行政人員協(xié)同辦公技能的學(xué)習(xí)和運用，提高高校協(xié)同辦公的能力，提升業(yè)務(wù)辦理效率。為保證行政工作質(zhì)量，還應(yīng)建立行政工作績效考核與質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)，加強行政業(yè)務(wù)開展的過程評價，從行政信息搜集、流轉(zhuǎn)和運用等多角度確定行政工作開展的效果，在推動行政辦公自動化建設(shè)的同時，提高行政工作的效能。

（四）提高組織成員參與效能

采用信息流管理技術(shù)雖然能夠推動行政業(yè)務(wù)自動化開展，但依然需要人員主動參與行政工作的開展，這樣才能保證行政工作得以高效開展。因此在實踐工作中，還要采取措施提高組織成員的參與效能。一方面，要進(jìn)行適度授權(quán)，以便使行政工作人員產(chǎn)生自主管理意愿，從而保質(zhì)保量地開展行政工作。在工作開展中，應(yīng)當(dāng)組織強化自主服務(wù)意識的講座和教育宣傳活動，引導(dǎo)人員擺正心態(tài)，加強對行政工作職能的深入認(rèn)識，確保行政部門作用得到充分發(fā)揮。在此基礎(chǔ)上，行政人員才能在辦理相關(guān)事務(wù)過程中始終保持認(rèn)真、熱情的態(tài)度，及時提供有效服務(wù)。另一方面，還要加強人員激勵。針對行政工作開展情況，進(jìn)行定期檢查，并將結(jié)果與人員考核結(jié)合，從人員工作效率、態(tài)度、能力和成果四個方面進(jìn)行定性和定量的分析。針對表現(xiàn)良好的人員，應(yīng)給予物質(zhì)和精神上的激勵，促使行政人員能夠主動投入工作中，推動行政辦公的自動化發(fā)展。針對未達(dá)到要求的人員，還要通過談話、總結(jié)教訓(xùn)等方式進(jìn)行懲戒，促使人員正視自身存在的問題，改善工作方式和工作作風(fēng)[4]。行政部門通過提高人員參與效能，可以加快行政工作的開展，促進(jìn)工作效能的提升。

在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，高校行政工作效能想要得到提升，應(yīng)加強行政管理信息的交流和共享，讓信息在業(yè)務(wù)流程中快速流動，從而促進(jìn)行政工作的高效開展。引入工作流管理技術(shù)結(jié)合行政管理信息平臺的建設(shè)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程重構(gòu)、資源共享與協(xié)同辦公，可以有效推動高校行政工作管理模式的創(chuàng)新。通過進(jìn)一步健全和完善行政信息流轉(zhuǎn)制度，加強行政人員參與效能感，則能實現(xiàn)更高效的辦公，切實提升行政工作效能。

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