淺談民航機(jī)場(chǎng)檔案信息化建設(shè)

韓慧

摘 要： 隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，其應(yīng)用的領(lǐng)域越來(lái)越廣泛。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中引入信息化技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)文檔管理的一體化，從而能夠提高信息收集的效率。民航機(jī)場(chǎng)是一個(gè)公共場(chǎng)所，在這個(gè)場(chǎng)所中有著較大的流動(dòng)人員，如果不能夠?qū)@些流動(dòng)人員進(jìn)行有效的管理，就會(huì)導(dǎo)致問(wèn)題的出現(xiàn)。因此，當(dāng)前民航機(jī)場(chǎng)加強(qiáng)檔案信息化管理有其必要性。

關(guān)鍵詞： 民航機(jī)場(chǎng);檔案;信息化管理

為了能夠不斷提升民航機(jī)場(chǎng)的信息化管理水平，應(yīng)該明確電子文件的產(chǎn)生以及對(duì)其的合理理性。文章就從這兩個(gè)角度對(duì)其進(jìn)行分析。

一、民航機(jī)場(chǎng)電子文件的產(chǎn)生

要想能夠更好的對(duì)民航機(jī)場(chǎng)電子文件進(jìn)行利用，首先應(yīng)該對(duì)電子文件的產(chǎn)生有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，能夠在管理的過(guò)程中，嚴(yán)格控制其產(chǎn)生途徑，保證電子文件的科學(xué)性。

（一）辦公系統(tǒng)文件直接生成

機(jī)場(chǎng)在進(jìn)行管理的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生諸多的文件，這些文件的類型也比較多樣。通過(guò)對(duì)這些文件進(jìn)行形式的轉(zhuǎn)化，就能夠得到各種類型的電子文件。因此在進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)該重視對(duì)辦公室系統(tǒng)文件的管理，保證其文件的完整性。

（二）各類業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)生成

機(jī)場(chǎng)的運(yùn)營(yíng)需要各個(gè)部分相互配合，安檢監(jiān)控、航班信息等，而這些信息又會(huì)為生成各個(gè)類型的電子文件，成為民航檔案中的重要信息。因此，在管理的過(guò)程中，應(yīng)該重視各類業(yè)務(wù)信息的生成，從而保證最終的信息的完整性。

二、民航機(jī)場(chǎng)電子文件的歸檔

機(jī)場(chǎng)在采用電子信息檔案之前，采用紙質(zhì)的檔案。但是因?yàn)闄C(jī)場(chǎng)的人流量比較大，承載的客運(yùn)量大，因此會(huì)產(chǎn)生較多的檔案信息。在使用紙質(zhì)檔案管理的過(guò)程中，容易出現(xiàn)檔案歸檔不及時(shí)的狀況，使檔案不能全面的發(fā)揮其作用。因此機(jī)場(chǎng)在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，采用信息化的管理方式成為發(fā)展趨勢(shì)。這種檔案管理方式不僅能夠提高檔案管理工作的效率，還能夠保證歸檔工作的按時(shí)完成，減少信息遺漏現(xiàn)象的出現(xiàn)，從而能夠更好的為機(jī)場(chǎng)的運(yùn)營(yíng)服務(wù)。為了能夠更好的完成民航機(jī)場(chǎng)電子文件的歸檔工作，應(yīng)該做好以下工作：

（一）從人員、設(shè)備上保障其可行性

一般來(lái)說(shuō)，機(jī)場(chǎng)為了能夠給顧客提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，其業(yè)務(wù)內(nèi)容會(huì)涉及到安檢、物流、j交通等各個(gè)方面，而為乘客提供全面的服務(wù)，在這一過(guò)程中，就會(huì)產(chǎn)生各種類型的檔案。為了能夠保障各類檔案都及時(shí)歸檔，應(yīng)該保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)都有專門的或者兼職的人員符合歸檔工作。同時(shí)，為各個(gè)工作人員配置電子文件的歸檔系統(tǒng)。同時(shí)要做到總公司和分公司之間、各個(gè)部門之間的信息的共享，一旦發(fā)現(xiàn)電子檔案存在問(wèn)題，就要對(duì)其進(jìn)行糾正，從而使電子檔案的歸檔工作能夠有條不紊的進(jìn)行，也能夠保障電子檔案的管理質(zhì)量。

（二）辦公系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)的有效連接

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的重要趨勢(shì)。在未實(shí)現(xiàn)電子化辦公之前，組員需要對(duì)文檔進(jìn)行一一歸檔，在這一過(guò)程中，還要對(duì)文檔的內(nèi)容、規(guī)格等進(jìn)行檢查，從而浪費(fèi)了大量的時(shí)間。而電子檔案的存在，則能夠有效改善這一狀況的存在。在這一過(guò)程中，應(yīng)該實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的有效連接，這樣辦公人員在文件辦結(jié)的時(shí)候，就可以看到是否需要?dú)w檔的字樣，而處理文件的工作人員根據(jù)需要進(jìn)行判斷，如果需要?dú)w檔，則系統(tǒng)對(duì)文件的內(nèi)容進(jìn)行判斷，保證文件歸檔工作的順利進(jìn)行。這種文檔歸檔方式的應(yīng)用，能夠提高文檔歸檔的效率，從而減少問(wèn)題的出現(xiàn)，使得檔案管理工作能夠更加有序的進(jìn)行。

（三）做好自媒體時(shí)代電子檔案的收集管理

在檔案沒(méi)有實(shí)現(xiàn)信息化管理之前，檔案的內(nèi)容形式以文字為主，檔案中的照片、影像的數(shù)量并不多。因?yàn)檎掌⒂绊懙刃问降臋n案比較難管理，但是這些類型的文件，才能夠?qū)C(jī)場(chǎng)的真實(shí)的情況反應(yīng)出來(lái)。例如，在遇到惡劣天氣的時(shí)候，如果能夠?qū)Τ丝偷姆磻?yīng)、機(jī)場(chǎng)各個(gè)單位采取的措施進(jìn)行影像或者照片等形式的記錄，才能夠?yàn)橹蟮墓芾砉ぷ魈峁氋F的材料。而當(dāng)前自媒體的發(fā)展，則能夠有效改善這一狀況。在出現(xiàn)惡劣天氣的時(shí)候，人人都可以用自己的手機(jī)進(jìn)行拍攝，并將其傳到網(wǎng)絡(luò)上去，而電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用，又可以使其成為電子檔案的一部分。在這一過(guò)程中，除了工作人員能夠進(jìn)行拍攝以外，其他的工作人員也能夠進(jìn)行拍攝，因此在這一過(guò)程中，除了在內(nèi)部進(jìn)行資料的收集以外，還要留心網(wǎng)絡(luò)上的資料，將其導(dǎo)入到電子檔案系統(tǒng)中，對(duì)其進(jìn)行有效的保管，以備不時(shí)之需。

三、民航機(jī)場(chǎng)電子文件的利用

民航機(jī)場(chǎng)在使用電子文件的時(shí)候，就要認(rèn)識(shí)到電子檔案具有紙質(zhì)檔案不具備的優(yōu)勢(shì)，其存儲(chǔ)量大、存儲(chǔ)便捷，能夠提高檔案管理工作的效率。而在完成機(jī)場(chǎng)檔案的信息化以后，也要重視對(duì)電子文件的使用，從而能夠更好的發(fā)揮其作用。

（一）檔案管理從紙質(zhì)轉(zhuǎn)為電子文件管理

使用電子文件，有利于機(jī)場(chǎng)工作人員工作的開(kāi)展，從而不斷提高工作效率。以往，在開(kāi)展工作的時(shí)候，很容易出現(xiàn)的一個(gè)問(wèn)題就是，如果遇到問(wèn)題需要進(jìn)行檔案的查詢，因?yàn)椴樵兗堎|(zhì)檔案需要履行一定的手續(xù)，而繁瑣的程序會(huì)耽誤工作效率。同時(shí)，紙質(zhì)檔案的查閱還有一定的時(shí)間限制，只能在工作日內(nèi)進(jìn)行查閱。因此如果是周末遇到問(wèn)題，需要進(jìn)行檔案的查閱，就會(huì)導(dǎo)致工作效率降低。而紙質(zhì)檔案向電子文件的發(fā)展則能夠有效改變這一問(wèn)題，工作人員只要經(jīng)過(guò)授權(quán)就可以登錄系統(tǒng)，進(jìn)行相關(guān)文件的查詢，從而能夠及時(shí)滿足乘客的需求，提高顧客的滿意度。

（二）提高電子文件的縱、橫向利用

檔案是對(duì)過(guò)去的工作情況的記錄，在一個(gè)企業(yè)中有著重要的作用，能夠?yàn)槠髽I(yè)的管理工作提供數(shù)據(jù)支持。例如，在對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況進(jìn)行分析的時(shí)候，就可以對(duì)企業(yè)的數(shù)據(jù)進(jìn)行調(diào)去，并對(duì)其進(jìn)行分析，從而得到客流量、利潤(rùn)等內(nèi)容的變化情況，從而能夠做出正確的決策，保證機(jī)場(chǎng)的順利運(yùn)行。而電子文件的應(yīng)用，降低了數(shù)據(jù)分析的難度，只要對(duì)所有的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，就可以利用相關(guān)的模型，對(duì)其進(jìn)行分析，從而得到所需的數(shù)據(jù)。民航的電子檔案還影響著整個(gè)系統(tǒng)的有效運(yùn)用。為了給每位乘客提供高質(zhì)量的服務(wù)，航空公司需要對(duì)乘客的身份進(jìn)行核實(shí)，這種情況下，一些不法分子就會(huì)被輸入到系統(tǒng)中去，而工作人員能夠根據(jù)系統(tǒng)的提示，做出正確的決斷，從而為乘客們提供一個(gè)安全的出行環(huán)境。由此可以看出，民航機(jī)場(chǎng)在對(duì)電子文件進(jìn)行使用的過(guò)程中，應(yīng)該從多個(gè)角度對(duì)其進(jìn)行深度利用，從而能夠有效發(fā)揮其作用。

（三）探索大數(shù)據(jù)時(shí)代電子文件的利用

隨著信息化的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，能夠獲得數(shù)量大、類型多的數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，能夠獲得重要的信息。而大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，也就為民航機(jī)場(chǎng)的管理工作提出了新的要求。首先應(yīng)該有意識(shí)的對(duì)機(jī)場(chǎng)內(nèi)的資料進(jìn)行整合，從而能夠從中提取出有效信息，例如乘客的需求變化等，從而能夠?yàn)轭櫩吞峁└鼮榫珳?zhǔn)的服務(wù)。同時(shí)要注意數(shù)據(jù)的相關(guān)性，通過(guò)不同類型的數(shù)據(jù)的交叉分析，能夠獲得所需的數(shù)據(jù)?？偠灾?，在對(duì)大數(shù)據(jù)背景下的電子文件進(jìn)行利用的時(shí)候，一定要做到有深度、全面，從而能夠獲得有效的信息，使其更好的為機(jī)場(chǎng)的經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù)。

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