“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下科研經(jīng)費信息化管理體系構建研究

陳建凱

[摘 要]高校作為科學研究的重要基地，科研經(jīng)費逐年增加，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，如何加強科研經(jīng)費精細化管理、提高資金使用效率顯得尤為重要。本文以H高?？蒲薪?jīng)費管理為例，闡述了基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境構建科研經(jīng)費精細化管理體系，借助先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術，對各個孤立的業(yè)務系統(tǒng)進行有效整合，實現(xiàn)信息系統(tǒng)互聯(lián)互通和信息共享，并從科研經(jīng)費來款、入賬、報銷、控制及信息查詢等方面進行全面梳理和流程細化，進而促進科研經(jīng)費管理的科學化、精細化和信息化，旨在為其他高?？蒲薪?jīng)費管理提供借鑒。

[關鍵詞]互聯(lián)網(wǎng)+；科研經(jīng)費管理；高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.10.023

[中圖分類號]F232；TP315 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2019）10-00-03

0 引 言

近年來，隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展，國家加大對科研工作的重視程度，高?？蒲薪?jīng)費也逐年增長，資金的來源和支出都呈現(xiàn)多元化、復雜化的趨勢。龐大的科研經(jīng)費體量、多元的經(jīng)費來源和落后的經(jīng)費管理模式之間的矛盾日益凸顯。此外，在高校財務推行信息化體系建設之前，高校財務管理的各個業(yè)務模塊大都是相互獨立的，高校財務管理系統(tǒng)與科研部門的應用系統(tǒng)不能實現(xiàn)互聯(lián)互通、數(shù)據(jù)交互。同時，接口不匹配、數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等問題，也造成“信息孤島”現(xiàn)象，不利于開展科研活動。

2015年，李克強總理在政府工作報告中首次提出“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃?；ヂ?lián)網(wǎng)和人工智能技術正改變著人們的生活和工作方式，同時也給高校財務管理帶來了新的契機，因此高校應該抓住機遇，積極借助先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術解決財務管理過程中存在的問題。鑒于此，本文通過將先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術應用在財務管理過程中，闡述如何基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境構建科研經(jīng)費精細化管理體系，整合各個孤立的業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)信息系統(tǒng)互聯(lián)互通和信息共享，并從科研經(jīng)費來款、入賬、報銷、控制及信息查詢等方面進行全面梳理和流程細化，進而保障科研經(jīng)費管理的科學化、信息化，希望能夠為高?？蒲薪?jīng)費管理提供參考。

1 高?？蒲薪?jīng)費管理存在的主要問題

目前，大多數(shù)高?？蒲泄芾砟Ｊ绞琼椖亢徒?jīng)費分離管理，即科研項目的立項、合同、結題等項目管理內容由科研部門管理，經(jīng)費的認領、入賬、預算、控制及執(zhí)行等由財務部門管理。這種管理模式容易造成科研項目管理和經(jīng)費管理脫節(jié)，出現(xiàn)崗位職責交叉、遺漏等現(xiàn)象。同時，財務部門與科研部門信息系統(tǒng)相互獨立，缺乏互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)共享，導致出現(xiàn)業(yè)務流程不順暢、信息孤島等現(xiàn)象?？蒲薪?jīng)費管理模式存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

1.1 信息溝通不順暢

目前，大多數(shù)高校財務系統(tǒng)與科研系統(tǒng)相對獨立，系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)缺乏流通與共享，在經(jīng)費管理分離模式下會出現(xiàn)信息不一致、數(shù)據(jù)不統(tǒng)一等問題。項目負責人、經(jīng)辦人、財務部門、科研部門間的溝通主要依賴人工，不僅浪費時間、效率低下，還會影響科研項目的順利開展及執(zhí)行進度。

1.2 報銷流程復雜、模糊

面對新形勢下復雜、繁重的核算業(yè)務，傳統(tǒng)的科研經(jīng)費報銷模式缺乏統(tǒng)一規(guī)范、清晰分類的報賬流程。因不同業(yè)務處理流程模糊無序，可能導致報銷人往返財務報賬大廳數(shù)次，給科研項目經(jīng)辦人帶了諸多不便。

1.3 面臨“信息孤島”

大多數(shù)高?？蒲邢到y(tǒng)和財務系統(tǒng)大都處于獨立運行狀態(tài)，缺乏系統(tǒng)性、交互性。數(shù)據(jù)基本以“孤島”形式存在，容易出現(xiàn)科研報銷人員、科研部門管理人員和財務人員掌握的信息不對稱、不統(tǒng)一，從而會增加財務人員和科研報銷人員的溝通成本，甚至造成不必要的沖突。

1.4 存在一定的內控風險

傳統(tǒng)科研經(jīng)費管理模式的信息化程度低，經(jīng)費預算、核算內部控制主要依靠人工解決。例如，科研項目經(jīng)費的勞務、咨詢、辦公、差旅和設備等各項預算經(jīng)費額度，主要依靠科研項目負責人及財務人員人工監(jiān)控，不僅給管理人員和項目帶來諸多不便，還存在較大的潛在風險。

2 基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校科研經(jīng)費管理體系構建

2.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下科研經(jīng)費管理體系的架構設計

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，構建科研經(jīng)費管理體系主要是在科研申報管理系統(tǒng)的基礎上對接財務核算系統(tǒng)、網(wǎng)上報銷、網(wǎng)上審批、自助投遞系統(tǒng)和微信公眾平臺查詢等多項財務系統(tǒng)，搭建了科研管理和財務管理之間的新渠道，實現(xiàn)了系統(tǒng)間的互聯(lián)互通和信息共享。本文從全局高度理順信息流和資金流之間的關系，分析高?？蒲薪?jīng)費管理體系的總體架構。

2.1.1 數(shù)據(jù)的存儲與管理是基礎

數(shù)據(jù)的存儲與管理是基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高?？蒲薪?jīng)費管理體系設計的基礎，本文以H高校為例，建立一個中間共享數(shù)據(jù)庫記錄財務數(shù)據(jù)發(fā)生痕跡。一方面，學校教學、科研、人事等歸口管理部門工作人員可登錄網(wǎng)頁系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)錄入、更新、增減等操作，其他部門可以共享該數(shù)據(jù)庫信息，但無權對非自己數(shù)據(jù)進行修改；另一方面，中間共享數(shù)據(jù)庫可以與其他財務系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交互，實現(xiàn)各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)之間的動態(tài)處理，為高校管理者、師生提供更加便利的查詢途徑及準確實時的數(shù)

據(jù)資源。

2.1.2 先進的網(wǎng)絡體系是核心技術

先進的網(wǎng)絡體系是基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的科研經(jīng)費管理體系構建的核心技術，數(shù)據(jù)之間的動態(tài)實時交互、實時更新都要借助先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術。高校借助互聯(lián)網(wǎng)的信息化體系可實現(xiàn)數(shù)據(jù)流、信息流及物流暢通無阻，提高財務部門、科研部門的工作效率和服務質量，為廣大師生提供便利。

2.1.3 實時反饋和自動預警是保障

實時反饋和自動預警是基于“互聯(lián)網(wǎng)+”的高校科研經(jīng)費管理體系設計的重要保障。在核算業(yè)務發(fā)生時，數(shù)據(jù)會自動實時傳輸?shù)绞褂枚?，無須再手動索取數(shù)據(jù)，便可掌握資金動態(tài)。另外，當資金預算不足時，會自動觸發(fā)預警信號，傳輸?shù)礁咝Ｘ攧展芾碚呋蝽椖控撠熑耸褂枚耍_到提前預警的目的。

2.2 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下科研經(jīng)費管理體系的流程設計

科研經(jīng)費信息化管理體系主要把科研申報管理系統(tǒng)和財務核算、網(wǎng)上報銷、網(wǎng)上審批、微信公眾平臺查詢等多項財務系統(tǒng)進行對接融合，實現(xiàn)信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通和信息共享，并從科研經(jīng)費來款、入賬、報銷、控制及信息查詢等方面進行全面梳理，對業(yè)務流程進行了優(yōu)化和再造，進而實現(xiàn)科研經(jīng)費事前、事中、事后管理的規(guī)范化、精細化和信息化。

2.2.1 科研經(jīng)費來款立項流程優(yōu)化

科研經(jīng)費來款立項流程主要包括項目來款認領流程、項目立項預算指標下?lián)芰鞒毯涂蒲许椖啃畔⑴c財務信息對接融合流程。

（1）科研經(jīng)費來款認領流程。每一筆科研經(jīng)費到賬后，財務人員首先會在核算系統(tǒng)及時錄入來款信息，然后系統(tǒng)會自動定時推送信息到科研申報系統(tǒng)及網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，項目負責人可登錄系統(tǒng)進行來款認領，同時錄入來款額度的預算分配。

（2）科研經(jīng)費預算指標下?lián)芰鞒獭？蒲许椖控撠熑舜_認來款后，經(jīng)歸口管理部門審核完畢，打印來款認領單及項目經(jīng)費劃撥信息表，交到財務預算科辦理經(jīng)費指標劃撥，同時數(shù)據(jù)會自動寫入財務系統(tǒng)。

（3）科研項目與財務項目對接融合流程?？蒲猩陥笙到y(tǒng)與財務系統(tǒng)的對接融合，能夠實現(xiàn)科研項目與財務項目信息的一致匹配，簡化了業(yè)務流程，為師生提供了高效、便捷的查詢渠道。以上來款立項流程如圖1所示。

圖1 科研經(jīng)費來款立項流程

2.2.2 科研經(jīng)費網(wǎng)上審批報銷流程再造

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的科研經(jīng)費管理體系本質是對科研申報系統(tǒng)與財務核算、網(wǎng)上報銷、網(wǎng)上審批、微信公眾平臺查詢等多項財務系統(tǒng)進行對接融合，實現(xiàn)了“網(wǎng)上科研申報+網(wǎng)上預約+網(wǎng)上審批+銀校直連+微信公眾平臺查詢”全程一體化管理，打破了以往當面審簽、報銷的限制，提供了24小時自助服務。與傳統(tǒng)報銷模式相比，網(wǎng)上“申報-審批-報銷”一體化體系流程執(zhí)行方式發(fā)生了根本性改變，具體流程如圖2所示。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”背景下科研經(jīng)費管理體系的運行效果

3.1 有利于完善內控管理機制，促進科研經(jīng)費管理規(guī)范化、科學化和信息化

在科研經(jīng)費信息化管理體系中，系統(tǒng)對報銷人所使用的科研項目有明確的分類與限制，能夠有效避免誤申報和使用項目經(jīng)費的現(xiàn)象。此外，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術將內控手段和管理理念嵌入財務系統(tǒng)，對業(yè)務執(zhí)行流程進行優(yōu)化和再造，可對科研經(jīng)費事前、事中、事后進行有效管理。

圖2 網(wǎng)上審批報銷一體化體系流程圖

3.2 有利于優(yōu)化科研經(jīng)費管理流程，實現(xiàn)科研經(jīng)費精細化管理

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的科研管理體系，科研經(jīng)費來款認領、入賬、審批、報銷及控制流程發(fā)生本質性的變化，即流程虛擬化。學校師生可以不受時間和空間的限制，隨時可以登錄財務網(wǎng)上平臺，填寫并提交科研經(jīng)費預算申請單、預算調整單及報銷單等經(jīng)費相關信息。此外，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的科研經(jīng)費管理體系能夠優(yōu)化業(yè)務工作流程，提高辦事效率。

3.3 有利于增強科研項目的透明度，便于查詢項目預算執(zhí)行進度

科研申報系統(tǒng)實施對接融合后，報銷人借助微信公眾平臺可以實時查詢每一筆報銷明細，實時了解每個科研項目的預算執(zhí)行進度及可用額度，方便對財務數(shù)據(jù)進行跟蹤、統(tǒng)計、查詢和痕跡化管理。

4 結 語

本文以H高校科研經(jīng)費管理為例，將先進的互聯(lián)網(wǎng)信息技術應用在財務管理過程中，闡述如何基于“互聯(lián)網(wǎng)+”背景構建科研經(jīng)費精細化管理體系，整合各個孤立的業(yè)務系統(tǒng)，實現(xiàn)信息系統(tǒng)互聯(lián)互通和信息共享，優(yōu)化科研經(jīng)費管理流程，保障科研經(jīng)費管理的科學化和信息化。此外，加快推進財務信息化建設是高校財務管理發(fā)展的必然趨勢，不僅是互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展的結果，更是新時代高校轉變財務管理理念的體現(xiàn)。

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