張華

摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，當(dāng)前檔案管理工作已加快信息化管理的轉(zhuǎn)變，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是檔案工作的重要變革，其對(duì)檔案管理理念、檔案人員、檔案管理模式等都提出了全新的要求。因此在當(dāng)前檔案管理工作中，需要與先進(jìn)技術(shù)有效結(jié)合，以此來(lái)創(chuàng)新檔案管理，全面提高檔案管理信息化水平，使檔案更好的服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。跟隨時(shí)代的腳步，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸被一種全新的檔案管理模式所替代，這種新型的模式就是檔案信息化管理。現(xiàn)今，檔案管理信息化的發(fā)展仍然存在一些弊端。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化以及檔案管理信息化的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，本文特別對(duì)檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的途徑等問題進(jìn)行了探析和討論。

關(guān)鍵詞：加強(qiáng)檔案管理；信息化管理；提高

在當(dāng)前檔案管理工作中，由于社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，加快推進(jìn)了檔案管理信息化的進(jìn)程。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，不僅需要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，同時(shí)還要充分的運(yùn)用科室技術(shù)，并在實(shí)踐中運(yùn)用新的檔案方式。但在當(dāng)前現(xiàn)代化的檔案管理方式中，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)安全也為檔案管理信息化帶來(lái)了較大的影響，對(duì)電子檔案管理工作提出了更高的要求，雖然近年來(lái)檔案信息化建設(shè)速度較快，但檔案管理信息化的真正實(shí)現(xiàn)還任重道遠(yuǎn)。

1 檔案管理信息化的重要意義

1.1 信息保存的持久穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在時(shí)間不斷推移過程中極易發(fā)生損壞，對(duì)這些損壞的檔案信息進(jìn)行修復(fù)難度較大，需要耗費(fèi)較多的人力、物力和財(cái)力。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，有效的規(guī)避了傳統(tǒng)檔案管理工作中的各種弊端，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的存儲(chǔ)，檔案保存的更具長(zhǎng)久性和穩(wěn)定性。

1.2 提高檔案管理的效率

傳統(tǒng)檔案管理工作較為繁瑣，對(duì)檔案信息的查詢和調(diào)閱都需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，檔案管理人員工作強(qiáng)度較大，效率不高。在當(dāng)前檔案管理工作中互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用普及，為檔案管理工作增加了巨大的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，因此需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理方式，以此來(lái)加快促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。在檔案管理信息化環(huán)境下，只需要將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)中，不僅檔案管理效率大幅度提升，而且檔案管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度降低，有了更多的精力和時(shí)間投入到編研工作中來(lái)。

1.3 資源共享更加方便和快捷

檔案管理信息化模式下，檔案信息的搜索和查詢?cè)谟?jì)算機(jī)系統(tǒng)中即能未完成，而且具有高效性，充分的體現(xiàn)出了檔案管理費(fèi)資源共享的便捷性。檔案管理信息化建設(shè)過程中，有效的改善了傳統(tǒng)檔案管理工作中資源無(wú)法共享及資源浪費(fèi)的現(xiàn)象，全面提升了信息資源的使用效率，而且通過設(shè)置專門的部門來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一和系統(tǒng)性的管理，并構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，以此來(lái)推動(dòng)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。

2 創(chuàng)新檔案管理信息化存在的幾個(gè)問題

2.1 檔案信息化管理的安全意識(shí)較差

檔案信息與其他信息資源不同，多包含密級(jí)文件，因此要注意檔案信息內(nèi)容的保護(hù)，然而這是各級(jí)檔案工作者常常忽略的，為檔案信息安全帶來(lái)隱患。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會(huì)造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，加強(qiáng)檔案管理所在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全建設(shè)就尤為重要。

2.2 檔案信息資源開發(fā)及利用水平低

檔案信息資源的開發(fā)和有效供給不足，檔案信息資源的采集以及加工中含有很多重復(fù)勞動(dòng)，數(shù)字內(nèi)容的質(zhì)量有待提高。當(dāng)前，我國(guó)檔案開放的比例還較低，我國(guó)已建設(shè)很多數(shù)據(jù)庫(kù)，盡管有一些取得了好成績(jī)的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，但大部分都只是“死庫(kù)”，巨大的信息資源并未能發(fā)揮巨大的作用。

2.3 檔案信息化管理硬件設(shè)施水平不高

檔案信息化建設(shè)離不開各種硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤以及光盤刻錄機(jī)等。硬件設(shè)施的購(gòu)買需要花費(fèi)大量的資金，于是使一些事業(yè)單位寧愿停留在傳統(tǒng)的冗雜的檔案管理模式。這是十分不可取的，這勢(shì)必會(huì)造成在檔案信息收集和傳遞工作中效率低下，這也違背了時(shí)代的發(fā)展要求。所以，要舍得投入財(cái)力才能使硬件設(shè)施符合現(xiàn)代化檔案管理的要求，加速檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高效便利的檔案管理信息化。

3 創(chuàng)新檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)的有效途徑

3.1 建立健全檔案信息管理制度

在當(dāng)前檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要進(jìn)一步完善檔案信息管理制度，使其與新型檔案管理模式有效的適應(yīng)，以此來(lái)全面提升檔案管理的水平。而且還要在實(shí)際工作中針對(duì)不同種類檔案的特點(diǎn)，制定對(duì)其相對(duì)應(yīng)的管理措施，并確保在實(shí)際運(yùn)用中的可操作性，增強(qiáng)對(duì)管理人員的約束效果。

3.2 更新檔案信息，創(chuàng)新管理與服務(wù)形式

檔案管理與服務(wù)需要加快在形式方面進(jìn)行創(chuàng)新，充分的利用來(lái)辦公軟件來(lái)及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和歸檔，借助于互聯(lián)網(wǎng)和電子產(chǎn)品來(lái)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整理和整合，從檔案信息源頭即要把好監(jiān)控關(guān)，及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新。利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的檢索和查閱，為檔案使用者提供更多的便利。

3.3 轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，創(chuàng)新多樣性服務(wù)模式

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，檔案管理人員需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際工作中要重視電子信息技術(shù)的應(yīng)用，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，并進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的多樣性，將檔案信息在更大范疇內(nèi)進(jìn)行推廣，使其更好的與社會(huì)發(fā)展需求相符合。檔案管理的最終目的即是服務(wù)，因此在實(shí)踐檔案工作中，要通過開展實(shí)踐活動(dòng)，及時(shí)對(duì)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求及利用者的特點(diǎn)進(jìn)行了解，加強(qiáng)檔案信息資源的整理，促進(jìn)檔案信息的高效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息向社會(huì)的有效開放。

3.4 轉(zhuǎn)變檔案工作者的思想觀念，創(chuàng)新多樣性服務(wù)模式

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，檔案管理人員需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變，在實(shí)際工作中要重視電子信息技術(shù)的應(yīng)用，增強(qiáng)服務(wù)的主動(dòng)性，并進(jìn)一步創(chuàng)新服務(wù)意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的多樣性，將檔案信息在更大范疇內(nèi)進(jìn)行推廣，使其更好的與社會(huì)發(fā)展需求相符合。檔案管理的最終目的即是服務(wù)，因此在實(shí)踐檔案工作中，要通過開展實(shí)踐活動(dòng)，及時(shí)對(duì)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求及利用者的特點(diǎn)進(jìn)行了解，加強(qiáng)檔案信息資源的整理，促進(jìn)檔案信息的高效利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息向社會(huì)的有效開放。

3.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

加大定向培訓(xùn)力度，有計(jì)劃地對(duì)培養(yǎng)對(duì)象進(jìn)行高層次學(xué)歷教育，以豐富、加深培養(yǎng)對(duì)象的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)。加快復(fù)合型的檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，檔案管理者要掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識(shí)，涉獵一定的歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)和管理科學(xué)，熟悉各種有關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)定和自己所從事的業(yè)務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢(shì)，特別是在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案信息化是國(guó)家信息工程的提供重要內(nèi)容，通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，可以有效的提高檔案工作效率，促進(jìn)檔案信息共享。因此要求我國(guó)在實(shí)際工作中，要把握機(jī)遇，不斷在檔案管理工作中進(jìn)行創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的高效開發(fā)利用。

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