辦公室文秘工作效率的提升策略研究

摘 要：我國(guó)政府、企事業(yè)機(jī)構(gòu)所開展的日常事務(wù)，都離不開文秘對(duì)多種工作的支持，文秘在各個(gè)部門之間也起著重要的組織作用。當(dāng)前不同企業(yè)或機(jī)構(gòu)的瑣碎業(yè)務(wù)多，需要大量文秘人員，對(duì)辦公室的文檔資料、檔案進(jìn)行整理、分析與存儲(chǔ)，這就對(duì)文秘的工作水平提出較高要求。本文主要以文秘的工作效率作為切入點(diǎn)，探討提高文秘辦公室工作效率、工作質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞：辦公室；文秘；工作效率；提升

辦公室中多種業(yè)務(wù)或工作的分配，主要根據(jù)不同人員的職務(wù)、制度，來對(duì)不同部門人員的工作內(nèi)容、工作狀況進(jìn)行協(xié)調(diào)。而文秘作為一種綜合性的事務(wù)處理人員，其不僅要具備專業(yè)的文案處理能力，還要依據(jù)上級(jí)要求做好不同部門的溝通，提高行政、數(shù)據(jù)處理等事務(wù)的工作效率，這樣才能確保企事業(yè)單位日常工作的順利進(jìn)行。

1 辦公室文秘工作的主要內(nèi)容及重要性探究

1.1 企事業(yè)單位辦公室文秘工作的主要內(nèi)容

辦公室作為企業(yè)事業(yè)單位中最重要的區(qū)域，其中存在著多個(gè)部門和管理負(fù)責(zé)人，不同部門負(fù)責(zé)某一方面工作的處理。而辦公室文秘在企業(yè)行政管理中，主要負(fù)責(zé)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示、布置工作任務(wù)、匯報(bào)工作開展情況、處理文件或檔案等，因此辦公室文秘的外在形象、工作能力與工作效率，直接影響著單位日常工作的進(jìn)度、完成質(zhì)量，還會(huì)對(duì)企業(yè)口碑或信譽(yù)產(chǎn)生影響。

辦公室文秘對(duì)于日常工作的開展，需遵守企業(yè)事業(yè)單位的規(guī)章制度，端正自身的工作態(tài)度，還要具備以下幾方面的工作能力：專業(yè)的文案處理能力、高效的工作效率、謙虛的學(xué)習(xí)精神等。首先專業(yè)的文案處理能力，是對(duì)文秘工作技能考察，在面對(duì)海量復(fù)雜、繁重的工作任務(wù)時(shí)，熟練的文案處理能力可以幫助文秘人員，在較短時(shí)間內(nèi)完成公司規(guī)定的工作任務(wù)，并且保證工作處理的質(zhì)量。其次，謙虛學(xué)習(xí)精神可以引導(dǎo)文秘革新理論知識(shí)，在日常工作中不斷學(xué)習(xí)與實(shí)踐，真正將不同部門的工作任務(wù)、完成情況等落到實(shí)處。

1.2 企事業(yè)單位辦公室文秘工作的重要性

文秘作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、下級(jí)部門之間的連接人，其不僅擔(dān)負(fù)著日常行政事務(wù)、文案處理的工作，還起到參謀作用、樞紐作用與協(xié)調(diào)作用，甚至能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)營(yíng)的每一項(xiàng)工作產(chǎn)生影響。第一，秘書人員要做好文件的篩選工作，將重要文件、急件進(jìn)行篩選與分類，之后交由領(lǐng)導(dǎo)審閱批示。第二，文秘需要與有關(guān)部門一道，分配和處理日常的工作流程、工作內(nèi)容，協(xié)調(diào)不同部門之間的工作任務(wù)，加強(qiáng)與公司人員的信息溝通、感情交流，以消除工作人員的疑慮或問題，化解不同部門之間的人際交往矛盾。所以文秘在企業(yè)辦公室事務(wù)的處理中，具有至關(guān)重要的作用與重要性，只有文秘自身的專業(yè)素養(yǎng)、工作效率、工作質(zhì)量得到提升，才能促進(jìn)企業(yè)工作事務(wù)處理、內(nèi)部管理的不斷優(yōu)化。

2 目前企事業(yè)單位辦公室文秘工作效率低的原因分析

2.1 辦公室文秘的職業(yè)素養(yǎng)不達(dá)標(biāo)

辦公室文秘人員作為企業(yè)重要的協(xié)調(diào)人員，要承擔(dān)多種多樣的文案處理、事務(wù)協(xié)調(diào)工作，相比于文秘在日常工作中的專業(yè)技能，其職業(yè)素養(yǎng)對(duì)辦公事務(wù)的影響更大。當(dāng)前多數(shù)中小企業(yè)的文秘人員，缺乏對(duì)自身工作的總體規(guī)劃，只是按照領(lǐng)導(dǎo)要求，開展行政公文傳達(dá)、文書撰寫、文案處理和客戶接待等工作，這不僅導(dǎo)致辦公室文秘人員的工作非常繁忙，而且不能有效提高單位時(shí)間內(nèi)的工作效率。同時(shí)，在某些企事業(yè)單位缺乏考核機(jī)制、獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制情況下，文秘人員的工作態(tài)度會(huì)發(fā)生轉(zhuǎn)變，工作懈怠、應(yīng)付了事的工作方式，時(shí)常存在于疏于管理的公司機(jī)構(gòu)，并對(duì)企業(yè)整體規(guī)劃、日常事務(wù)的進(jìn)展產(chǎn)生負(fù)面影響。

2.2 辦公室文秘的專業(yè)技能水平低

企業(yè)文秘在職業(yè)技能學(xué)習(xí)、職業(yè)規(guī)劃發(fā)展中，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、具體目標(biāo)，這導(dǎo)致大量辦公室文秘人員的專業(yè)技能水平較低。從我國(guó)企事業(yè)單位行政事務(wù)的處理來看，多數(shù)秘書專業(yè)人員僅僅學(xué)習(xí)過Word、Excel、PPt等文檔編輯軟件，在應(yīng)用文書格式、表達(dá)方式及寫作方面，以及手寫速記、會(huì)議籌備、會(huì)議記錄與總結(jié)方面，缺乏相應(yīng)的文案編輯與管理經(jīng)驗(yàn)，也不知應(yīng)如何去分配輕、重事務(wù)的優(yōu)先級(jí)，難以對(duì)面臨的突發(fā)事件作出及時(shí)處理。因此在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)達(dá)的現(xiàn)代社會(huì)，辦公室文秘專業(yè)技能、綜合技能的限制，會(huì)大大降低企業(yè)事務(wù)處理的工作效率、工作質(zhì)量。

3 辦公室文秘工作效率提升的應(yīng)對(duì)策略研究

3.1 制定嚴(yán)格的文秘工作考核與協(xié)調(diào)制度

文秘人員工作效率、工作質(zhì)量的好壞，不能僅僅靠企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的口頭評(píng)價(jià)來決定，而需要通過一系列工作考核制度的制定，從具體工作事務(wù)的執(zhí)行、完成情況方面，對(duì)文秘人員的整體工作作出評(píng)價(jià)。首先要在文秘職業(yè)素養(yǎng)的考核中，制定工作態(tài)度、工作積極性、溝通能力、服務(wù)精神等指標(biāo)，根據(jù)企業(yè)員工、客戶對(duì)文秘人員的評(píng)價(jià)，將其表現(xiàn)分為多個(gè)等級(jí)，并推選出多個(gè)較為優(yōu)秀的文秘工作人員。其次，應(yīng)根據(jù)文秘人員的日常工作任務(wù)，制定文書寫作、網(wǎng)絡(luò)辦公、手寫速記、會(huì)議策劃、接待服務(wù)等工作的考核標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)以上多種工作考核制度，可以對(duì)文秘人員工作效率進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管，加強(qiáng)文秘人員的工作積極性、職業(yè)責(zé)任感，促使文秘養(yǎng)成端正的工作態(tài)度、服務(wù)意識(shí)，從而提高其日常事務(wù)處理的工作效率。

3.2 加強(qiáng)文秘人員職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)技能的培訓(xùn)

文秘人員作為企事業(yè)辦公室的主要工作人員，其應(yīng)該具備完善的知識(shí)結(jié)構(gòu)、專業(yè)技能，并根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的相關(guān)要求，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指派的一系列工作任務(wù)進(jìn)行完成，這樣才能保障辦公室文秘工作效率、工作質(zhì)量的提高。在這一內(nèi)部工作制度的要求下，政府或企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門要定期對(duì)文秘人員進(jìn)行培訓(xùn)，聘請(qǐng)專業(yè)的專家或講解人員，組織文秘開展文案編輯、檔案管理、會(huì)議籌備、客戶接待、述職報(bào)告等知識(shí)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)文秘人員的專業(yè)知識(shí)教育、服務(wù)與奉獻(xiàn)精神教育等，使文秘理論知識(shí)真正能轉(zhuǎn)化為相應(yīng)生產(chǎn)力，來促進(jìn)企事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的順利、高效開展。

3.3 設(shè)置科學(xué)化、合理化的工作效率獎(jiǎng)懲機(jī)制

企事業(yè)單位辦公室工作效率獎(jiǎng)懲機(jī)制的構(gòu)建，主要考量文秘人員的工作態(tài)度、工作能力與工作結(jié)果，依據(jù)不同文秘人員的工作情況，對(duì)其給予相應(yīng)的物質(zhì)、薪酬獎(jiǎng)勵(lì)或懲罰，督促其努力完成下一步的文案處理、接待等工作。對(duì)于那些緊跟時(shí)代潮流、工作態(tài)度端正、工作效率高的文秘人員，要從薪資獎(jiǎng)勵(lì)、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、職位晉升與精神鼓勵(lì)等方面，給予其優(yōu)厚的待遇與獎(jiǎng)勵(lì)，優(yōu)先為這些工作人員提供專業(yè)的工作培訓(xùn)、指導(dǎo)機(jī)會(huì)，推動(dòng)文秘人員的工作能力、工作效率的進(jìn)一步提升。而對(duì)于那些工作懈怠、效率較低的文秘人員，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行思想教育、崗位調(diào)整或辭退處理，來保證文秘工作的高效率完成。

4 結(jié)語

企事業(yè)單位辦公室日常事務(wù)的處理中，不僅要求文秘工作能夠保質(zhì)保量，而且更注重文秘開展文案策劃、文檔管理、會(huì)議服務(wù)、述職報(bào)告、客戶接待等工作的效率，注重在單位時(shí)間內(nèi)文秘人員的工作完成情況。通過從文秘工作考核制度、職業(yè)技能培訓(xùn)、工作獎(jiǎng)懲機(jī)制等方面入手，制定辦公室文秘工作效率的實(shí)施策略，可以有效保障政府機(jī)構(gòu)或企業(yè)各項(xiàng)事務(wù)的順利完成。

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作者簡(jiǎn)介

劉紅新（1973-），男，漢族，河南湯陰縣人，本科，現(xiàn)在安陽市湯陰縣衛(wèi)生健康委員會(huì)擔(dān)任基層指導(dǎo)股股長(zhǎng)。