以標(biāo)桿管理打造辦公室良性運(yùn)行機(jī)制

文/楊公院

山東能源棗礦集團(tuán)高莊煤業(yè)有限公司充分發(fā)揮辦公室工作的參謀助手、督促檢查、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和綜合服務(wù)職能，創(chuàng)新運(yùn)用標(biāo)桿管理，打造管理科學(xué)、運(yùn)行高效的良性運(yùn)行機(jī)制，在持續(xù)提升中助推了企業(yè)科學(xué)穩(wěn)健發(fā)展。

一、引思導(dǎo)行，凝聚標(biāo)桿管理的“共識合力”

棗礦集團(tuán)自推行標(biāo)桿管理以來，高煤公司辦公室借“東風(fēng)”、傳“家風(fēng)”、育“新風(fēng)”，從思想認(rèn)知層面，提升全員標(biāo)桿管理的意識和能力，為公司順利引入和成功運(yùn)用標(biāo)桿管理掃除障礙、鋪平道路。

1. 凝聚共識借“東風(fēng)”

高煤公司充分借助棗礦集團(tuán)深化對標(biāo)管理的“大勢”，乘借公司上下全力推行標(biāo)桿管理的“東風(fēng)”，在組織舉辦標(biāo)桿管理培訓(xùn)班基礎(chǔ)上，開展全員“學(xué)后感”交流互促活動，采取分組討論、集中座談的形式，人人談心得、講體會，鞏固知識、提高認(rèn)識，夯實理論基礎(chǔ)，從內(nèi)心深處、思想根源上提高全員對實施標(biāo)桿管理的認(rèn)知度、認(rèn)同度。

2. 匯聚合力傳“家風(fēng)”

為了把辦公室的優(yōu)良傳統(tǒng)轉(zhuǎn)化為實施標(biāo)桿管理的內(nèi)生動力，高煤公司積極倡導(dǎo)“位置就是責(zé)任、服務(wù)就是義務(wù)”的理念，大力弘揚(yáng)“精細(xì)嚴(yán)謹(jǐn)、務(wù)實勤勉”的精神，傳承和發(fā)揚(yáng)“同心同向、擔(dān)當(dāng)奉獻(xiàn)”的好“家風(fēng)”，努力塑造一支精益求精、拼搏進(jìn)取的辦公室人才隊伍，使其與標(biāo)桿管理精細(xì)規(guī)范的目標(biāo)追求“同頻共振”，匯聚標(biāo)桿管理在辦公室落地的強(qiáng)大合力。

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3. 集聚智慧育“新風(fēng)”

高煤公司辦公室注重發(fā)揮集體智慧，組織“頭腦風(fēng)暴”，碰撞智慧火花，創(chuàng)新推出標(biāo)桿管理運(yùn)用的“六個三”模式，即建立全員、全過程、全方位“三個維度”，落實主體、監(jiān)管、考核“三個責(zé)任”，做到復(fù)雜化到簡單化、簡單化到程序化的“三化”轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)行為、狀態(tài)、風(fēng)險“三個在控”，打造標(biāo)準(zhǔn)、流程、模式“三個固化”，提出貫徹問題導(dǎo)向習(xí)慣化、建模工作動態(tài)化、評價工作常態(tài)化“三個要求”，從而引領(lǐng)了標(biāo)桿管理具體實踐的“新風(fēng)尚”。

二、創(chuàng)標(biāo)建模，打造科學(xué)高效的“鐵打營盤”

高煤公司辦公室主動將標(biāo)桿管理理論本土化、實戰(zhàn)化，按照“六個三”的創(chuàng)建模式，結(jié)合實際工作，創(chuàng)新使用“兩圖一表”創(chuàng)標(biāo)建模工具，其中功能模塊圖厘清了“負(fù)責(zé)哪些事”的問題，工作流程圖理順了工作“怎么干”的步驟，工作標(biāo)準(zhǔn)表明確了工作“干到什么程度”的要求，以簡潔直觀的形式解答管理的“三個關(guān)鍵問題”。

1. 分田到戶，責(zé)任到人，科學(xué)劃分工作模塊

辦公室功能模塊圖是從業(yè)務(wù)職能角度建立的管理架構(gòu)圖，全面涵蓋、固化辦公室所有工作。按照全覆蓋、層次清、編碼準(zhǔn)的原則，將辦公室工作劃分為“文秘管理、車輛管理、檔案管理、事務(wù)管理、黨務(wù)管理”五個一級功能模塊，每個子模塊就是一個最小責(zé)任單元，都對應(yīng)唯一的責(zé)任考核主體，有效避免了因責(zé)任不清、“邊界”模糊造成工作的缺位和空位問題，確保了所有工作無遺漏、責(zé)任明。

2. 細(xì)化步驟，明確路徑，科學(xué)設(shè)計工作流程

在功能模塊圖的基礎(chǔ)上，高煤公司辦公室遵循“嚴(yán)謹(jǐn)、簡潔、閉環(huán)”的原則，對每個模塊設(shè)計工作流程圖，細(xì)化工作步驟，確保每項工作都有固定和標(biāo)準(zhǔn)化的工作路徑。例如經(jīng)理簽發(fā)的工作落實閉合單，參照日常管理步驟，設(shè)計了包括明確范圍、編號印刷、通知發(fā)放、建檔督察等8個環(huán)節(jié)在內(nèi)的流程圖，使工作顯性化，即使新同志也能依照此圖實現(xiàn)“上崗即上手”。

3. 統(tǒng)一要求，明確規(guī)則，科學(xué)制定工作標(biāo)準(zhǔn)

辦公室工作標(biāo)準(zhǔn)表是工作流程圖的配檔表，是對工作流程圖中各環(huán)節(jié)的補(bǔ)充說明和具體要求，包括需要控制的關(guān)鍵要素、參照的具體標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行的各項措施，確保所有工作有章可循、有據(jù)可依。通過標(biāo)準(zhǔn)表的編制和思考，有效促進(jìn)辦公室管理的精細(xì)化和顯性化。例如過去全憑經(jīng)驗的文字材料起草，就細(xì)分了致辭、匯報、講話、典型經(jīng)驗等13種類型，使多樣性的文字材料具有了統(tǒng)一性的管理模式，提高了公文寫作效率和質(zhì)量。

三、精益求精，實現(xiàn)良性運(yùn)行的“改進(jìn)提升”

通過“兩圖一表”，雖然摸清了辦公室工作的“家底”，完善了管理體系，但并非“一勞永逸”。為此，高煤公司辦公室不斷延伸拓展標(biāo)桿管理作用，以“三個庫”實現(xiàn)辦公室工作的持續(xù)改進(jìn)提升。

1. 以“工具庫”豐富提升渠道

高煤公司辦公室選取標(biāo)桿管理中具有實效性的“三大工具”，形成標(biāo)桿管理“工具庫”，包括問題導(dǎo)向習(xí)慣化、能效評價常態(tài)化和外部對標(biāo)課題化。問題導(dǎo)向習(xí)慣化改變了傳統(tǒng)問題處理方式，采用“責(zé)任層級法”和“六查五問六不放過”的“656”方法，將責(zé)任追溯向各層級拓展，向問題背后的管理缺失延伸。能效評價常態(tài)化改變了以往月、季、年工作總結(jié)的編寫形式，采用能效評價的方式，逐一對各方面工作開展問效、問責(zé)、問策，督促各單位自我審視、剖析和加壓，找出差距不足，分析原因、研究對策。外部對標(biāo)課題化，改變了以往“見啥學(xué)啥”的外出學(xué)習(xí)方式，將能效評價、問題分析中發(fā)現(xiàn)的偏差不足變?yōu)椤罢n題”，開展更具針對性、實效性的專題對標(biāo)，實現(xiàn)了外部智慧成果的“精準(zhǔn)導(dǎo)入”。

2. 以“數(shù)據(jù)庫”打牢提升基礎(chǔ)

高煤公司辦公室建立了輔助決策“大數(shù)據(jù)庫”，一方面建立了843頁、41.3萬字的全礦井基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)庫”，各單位都有一部講述自身沿革和主要工作的“白皮書”，并以電子化、專人負(fù)責(zé)的方式動態(tài)更新，促進(jìn)了管理成果的高效生成、轉(zhuǎn)化和推廣。另一方面，建立了標(biāo)桿管理“數(shù)據(jù)庫”，包括文件制度庫、兩圖一表庫、內(nèi)部數(shù)據(jù)庫、外部標(biāo)桿庫，并通過收集梳理管理“大數(shù)據(jù)”，提供決策支持。同時，實行了“一車一檔”全生命周期控制，對公務(wù)車輛從駕駛員信息、車輛保養(yǎng)及維護(hù)周期、油耗、行使里程等方面“一車一檔”建立“大數(shù)據(jù)”，規(guī)范管理，科學(xué)管控。

3. 以“人才庫”輸送提升動力

高煤公司辦公室注重人才培養(yǎng)和梯隊建設(shè)，積極建立“后備人才庫”和“基礎(chǔ)人才庫”。一方面，利用年度文秘技術(shù)比武，發(fā)現(xiàn)和考察全礦文秘專業(yè)人才，納入重點培養(yǎng)對象，在信息考核、調(diào)研工作時針對性下達(dá)任務(wù)，指導(dǎo)幫助其“練筆提能”。另一方面，注重基層檔案規(guī)范化建設(shè)和全員檔案意識的培養(yǎng)，積極開展檔案“進(jìn)基層、進(jìn)社區(qū)、進(jìn)家庭”三進(jìn)活動，創(chuàng)新開辦《高煤檔案》季度刊物，常態(tài)組織基層檢查、考核、指導(dǎo)，從而形成檔案管理方面的“基礎(chǔ)人才庫”，為檔案工作的整體提升提供動力和保障。