探討流動人員人事檔案管理

李娜

摘 要：本文以流動人員的人事檔案管理為研究對象，對優(yōu)化此類檔案管理效果的方法提供策略性方案。通過對流動人員人事檔案管理難度的分析，從宏觀制度、整體工序、技術條件、創(chuàng)新思想，這四個方面，詳細說明流動人員人事檔案的管理優(yōu)化策略，為相關研究提供參閱材料。

關鍵詞：流動人員；人事檔案；信息管理

人事檔案的管理工作，是檔案管理的重要組成部分，具有很強的社會性與服務性。尤其是流動人員的人事檔案，需得到管理部門與工作人員的高度重視，并在弱化難點與問題的基礎上，保證檔案管理的質量與效率。而實現(xiàn)這一管理目標，應對流動人員人事檔案管理中的難點進行分析，保證策略的針對性。

1 流動人員人事檔案的管理難點

流動人員的檔案材料，受到人員流動性的影響，難以滿足檔案管理全面性的客觀要求。由于人員的流動性較強，工作人員在離開原崗位與職位之后，可能發(fā)生多種變故，而在重新找到工作之前，檔案資料發(fā)生個人手中的概率也相對較高。而從質量化管理的角度出發(fā)，由于社會人力資源的職業(yè)化分類較為具體，在對不同類型崗位的人員檔案進行管理的過程中，很難對其職業(yè)化特征作出詳實的描述。由此，也為檔案管理的具體性與科學性帶來了阻礙[1]。除此之外，檔案管理中由于數(shù)據(jù)信息過于龐大，對于數(shù)據(jù)的高效率查詢，也提出了更高的要求，需要對檔案進行多類型的劃分，才能在交叉網(wǎng)絡系統(tǒng)中，保證檔案資料查詢的質量條件。

2 流動人員人事檔案的管理優(yōu)化策略

2.1 加強制度建設，強調政策引導作用

流動人員人事檔案管理工作中，制度內容是約束其質量的核心。在進行檔案管理優(yōu)化的過程中，需將政策性的內容作為引導，在結合實際工作條件的基礎上，保證人事檔案的管理質量，并在崗位技能、工作流程、績效評估、監(jiān)督考核等內容中，形成具體的管理制度。由此，為檔案管理工作，提供詳細的指導，使工作人員在能夠在具體工作內容的指導下，保證檔案管理的專業(yè)化與素質化。

例如，在檔案資料采集的過程中，重點的強調流動人員人事檔案的特殊性，并針對這一情況采取更具針對性的工作方法，通過對人員資料的采集與整理，執(zhí)行追蹤采集、定向采集、補充采集、定時采集的工作方法，防止出現(xiàn)信息遺漏的問題。同時，還要在制度內容中，強調用人單位與流動人才在檔案管理中的責任地位，使流動人員人事檔案管理，在完整的制度內容下，形成系統(tǒng)發(fā)展結構，并在執(zhí)行過程中，深刻展示政策理念，保證檔案管理的規(guī)范化體系建設。

2.2 完善工序流程，補充檔案服務屬性

檔案管理的主要目標，是為了更好的為社會提供信息服務，使檔案材料的應用價值得以展示。在流動人員人事檔案的管理過程中，必須強調檔案材料在使用過程中的服務性，通過工序流程的優(yōu)化與整改，使群眾在調取、使用人事檔案的過程中，可以享受更加高效率的服務。由此，不僅在檔案管理工作中，深刻的展示了“一次辦好”的政策號召，也使檔案管理部門的工作效率得到與優(yōu)化，為工作系統(tǒng)性升級奠定了堅實的基礎。

以某市的檔案局為例，在強調“一次辦好”原則的基礎上，列出了執(zhí)行清單，將企業(yè)、個人在辦理檔案事務時的工序流程進行調整，以此保證檔案服務的質量條件。當所需的材料齊全且具有法定效率的前提下，最大程度的縮減原有的工序步驟。在設置接待查檔、資訊查檔、文檔服務、意見反饋這四個流程的基礎上，可以獨立的對工序與內容進行選擇，以此保證服務的針對性與效率性。

2.3 升級技術手段，加強檔案管理能力

檔案管理的技術升級，主要集中資料管理與品質服務兩個方面。資料管理的內容中，應對現(xiàn)有的檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進行升值，并在其結構中加入智能化的數(shù)據(jù)分析程序，由此保證檔案管理分類的合理性。同時，在數(shù)據(jù)化服務系統(tǒng)中，可以在內容上，對數(shù)據(jù)的分類管理形式進行調整，針對檔案查詢的資料統(tǒng)計，對應用頻率較高的查詢方式進行分類調整，以此保證維護檔案查詢的速率水平。另外，在技術開發(fā)的過程中，還需設置網(wǎng)絡化的信息平臺。

例如，在平臺建設過程中，可以保證其對于社會的開放狀態(tài)，并在運行中，設置檔案查詢預約項目。由此可以在檔案管理部門與用戶之間形成良好的互動，并補充“一次辦好”的工作內容，以更加典型化的服務方式，展示互聯(lián)網(wǎng)技術的應用優(yōu)勢。而在這一技術條件的升級建設中，也真正實現(xiàn)了檔案管理部門的服務型發(fā)展建設。

2.4 堅持發(fā)展觀念，不斷創(chuàng)新工作內容

流動人員人事檔案的管理，必須時刻保持發(fā)展與創(chuàng)新狀態(tài)。不僅要在管理理念、管理形式、管理技術的內容上進行創(chuàng)新，也要在人才創(chuàng)新性上進行塑造，并在整體人員梯度的建設中，維持健康的成長狀態(tài)[2]。在堅持學習型團隊結構的同時，通過不斷推進的思想理念學習與技術內容創(chuàng)新，使人事檔案管理的先進性得到基礎性的保障。

方法上，不僅要對傳統(tǒng)紙質文檔材料的管理進行優(yōu)化升級，也要在信息化手段中保證科技成長狀態(tài)。例如，在環(huán)境管理中，可以通過室內的傳感器設備，建立智能化控制系統(tǒng)，保證紙質檔案管理的科技型發(fā)展狀態(tài)。而在數(shù)字檔案管理的過程中，需對系統(tǒng)與程序進行持續(xù)性的優(yōu)化，保證科學電子檔案管理的同時，使人員能夠在不斷學習的過程中，熟練使用系統(tǒng)程序，保證技術與操作的同步發(fā)展狀態(tài)。

3 總結

綜上，新時代背景環(huán)境下，流動人員的人事檔案，必須在管理過程中，強調檔案管理的質量水平，并在應用過程中，盡可能的提高檔案材料的使用價值。在發(fā)揮檔案功能價值的同時，使其處于健康發(fā)展狀態(tài)，更好的配合市場人才管理需要，形成新時代環(huán)境下的人事資源信息系統(tǒng)。

參考文獻

[1]馬愛芝，王學光.流動人員人事檔案管理信息化探究——以河北省為例[J].蘭臺內外，2018（11）：11-12.

[2]傅劍波，朱萬木，劉學偉.加強流動人員人事檔案管理 提高公共就業(yè)與人才服務水平[J].蘭臺世界，2017（23）：37-39.