企業(yè)檔案管理工作中的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

肖運(yùn)玲

中圖分類號(hào)：F273 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）6-100-02

摘 要 本文以企業(yè)檔案管理為主題展開論述，首先對(duì)本文的研究背景進(jìn)行了簡(jiǎn)要介紹，然后分析了企業(yè)檔案管理的重要性，之后重點(diǎn)對(duì)企業(yè)檔案管理工作完善策略進(jìn)行了分析探討。

關(guān)鍵詞 企業(yè)發(fā)展 檔案管理 信息資源

檔案管理是企業(yè)管理工作的重要內(nèi)容之一，通常情況下，企業(yè)檔案會(huì)以文字、音像、實(shí)物等形式進(jìn)行儲(chǔ)存，屬于企業(yè)無形資產(chǎn)的重要組成部分，檔案信息的科學(xué)的整理，能夠?yàn)槠髽I(yè)進(jìn)行管理決策提供可靠的依據(jù)。通常情況下，企業(yè)檔案管理工作會(huì)涉及到企業(yè)的各個(gè)部門，為此，現(xiàn)代企業(yè)必須對(duì)檔案管理工作的必要性有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，并從多個(gè)層面入手加強(qiáng)檔案管理工作的完善。

一、企業(yè)檔案管理的重要性分析

（一）能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供保障

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)體系不斷完善的過程中，國(guó)內(nèi)企業(yè)數(shù)量及規(guī)模在不斷增加，在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展過程中，所存有的檔案數(shù)量也在不斷增加，因此企業(yè)檔案管理工作的壓力也在持續(xù)增長(zhǎng)。而企業(yè)的基礎(chǔ)管理、信息資源以及無形資產(chǎn)等無不體現(xiàn)在檔案之中，在新形勢(shì)下，上述因素直接作用于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理效果，因此，檔案管理工作的開展，能夠?yàn)槠髽I(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展提供良好的保障。

（二）有利于促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)工作的開展

企業(yè)文化是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力，也是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要體現(xiàn)。而檔案則是企業(yè)文化保存和延續(xù)的重要載體，通過企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)開展，能夠使企業(yè)優(yōu)秀文化得到保存，并不斷作用于企業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展，所以，企業(yè)檔案管理工作的開展有著重要的意義。

（三）企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力

這一方面的作用主要體現(xiàn)在信息化檔案管理工作方面，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，其在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用程度不斷加深，隨著檔案信息化管理系統(tǒng)的建立，企業(yè)檔案管理工作效率得到了明顯的提升。而在檔案信息化建設(shè)過程中，企業(yè)檔案信息得到了共享和充分利用，促使檔案管理工作更好的服務(wù)與企業(yè)的運(yùn)營(yíng)管理，進(jìn)而為企業(yè)的發(fā)展提供了強(qiáng)勁的動(dòng)力。

二、企業(yè)檔案管理工作完善策略探討

（一）加強(qiáng)檔案管理制度的建設(shè)

為了不斷完善檔案的管理工作，企業(yè)必須建立起現(xiàn)代化的管理制度，通過制度的形式，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行約束，促使每一項(xiàng)工作都能夠高效開展。為此，針對(duì)檔案管理工作的開展，企業(yè)應(yīng)該根據(jù)自身實(shí)際情況制定專門的檔案管理制度，在制度中針對(duì)檔案管理工作的流程以及各個(gè)環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行明確，從檔案信息的建立，到檔案的保存，再到檔案的使用，都應(yīng)該以制度的形式予以明確，只有這樣，才能夠確保檔案管理工作的規(guī)范化。而且，在所建立的檔案管理制度中，應(yīng)該融入監(jiān)督制度以及懲處制度，通過科學(xué)的監(jiān)督，確保每一環(huán)節(jié)的工作都能夠按照規(guī)定有序開展，尤其針對(duì)重要檔案信息的使用，必須進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)督，而針對(duì)在檔案管理中出現(xiàn)失誤的人員，則要進(jìn)行必要的責(zé)任追究，通過這種方式，對(duì)相關(guān)人員的行為進(jìn)行有效約束，進(jìn)而有效推動(dòng)檔案管理工作的開展。另外，為了更好的適應(yīng)外部環(huán)境的變化，還應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案的編修制度，針對(duì)現(xiàn)有的檔案，有計(jì)劃的進(jìn)行編修，以確保檔案信息的完善，通過這種方式，使得檔案管理工作能夠緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，更好的適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)環(huán)境。

（二）加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)

信息化技術(shù)在現(xiàn)代社會(huì)中的應(yīng)用范圍及深度不斷增加，為了更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的變化，有必要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)，通過這種方式，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行適當(dāng)?shù)母倪M(jìn)，以提升檔案管理工作效果。為此，針對(duì)檔案管理工作的開展，企業(yè)必須建立其相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，針對(duì)傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)化資料，以數(shù)據(jù)信息的形式進(jìn)行保存，當(dāng)然，在保存過程中，需要管理人員和技術(shù)人員做好相應(yīng)的信息分類，然后在存入數(shù)據(jù)庫。所建立的信息化管理系統(tǒng)，必須嚴(yán)格進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，因?yàn)椴⒉皇撬腥藛T都能夠隨便訪問檔案信息系統(tǒng)，受企業(yè)實(shí)際工作的需求，部分人員在訪問檔案信息時(shí)，需要要特定的賬號(hào)和密碼，而且系統(tǒng)針對(duì)任何人的任何一次訪問都應(yīng)該全面記錄，而且在未經(jīng)允許的情況下，不得使用私人硬盤對(duì)檔案信息進(jìn)行拷貝。另外，企業(yè)要安排技術(shù)人員對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查維護(hù)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行，而且需要根據(jù)機(jī)構(gòu)的實(shí)際需求對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行必要的升級(jí)，從而為檔案管理工作的開展提供強(qiáng)有力的支持。

（三）對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新

對(duì)于企業(yè)而言，檔案中往往會(huì)對(duì)企業(yè)各個(gè)部門信息進(jìn)行記載，如人事調(diào)動(dòng)情況、特殊技術(shù)人才信息等，其中部分信息對(duì)機(jī)構(gòu)工作的開展具有重要的參考作用。在傳統(tǒng)的管理工作中，檔案管理部門表現(xiàn)出明顯的獨(dú)立性，企業(yè)其它部門很少參與到檔案信息的管理工作中，而且，在很多部門看來，檔案管理部門僅僅是企業(yè)的文件保存部門。而在現(xiàn)代化管理模式下，有必要對(duì)這一狀態(tài)進(jìn)行必要的調(diào)整，加大檔案管理部門與其它部門的聯(lián)系程度，只有這樣，才能夠促進(jìn)檔案管理工作主動(dòng)參與到企業(yè)的建設(shè)發(fā)展活動(dòng)中去，為各個(gè)部門工作的開展提供必要的指導(dǎo)，緩解部門之間的割裂狀態(tài)，充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)與指導(dǎo)作用。

（四）加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理人員是企業(yè)檔案管理工作的主體，因此，為了充分發(fā)揮檔案管理人員的主體作用，企業(yè)必須加強(qiáng)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。具體而言，企業(yè)首先應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，具體的培訓(xùn)實(shí)踐工作可以分三階段進(jìn)行，在第一階段，主要引導(dǎo)員工對(duì)檔案管理工作內(nèi)容及部門工作環(huán)境進(jìn)行全面熟悉和了解，進(jìn)而為后期檔案管理工作的具體開展奠定良好的基礎(chǔ)；第二階段，針對(duì)檔案管理工作的具體實(shí)施，重點(diǎn)進(jìn)行工作技能的傳授，這是整個(gè)培訓(xùn)工作的重點(diǎn)，例如培訓(xùn)工作人員如何利用信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行信息整理和存儲(chǔ)，在這一階段的培訓(xùn)工作中，可以采用老帶新的方式；第三階段，重點(diǎn)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，通過設(shè)立相應(yīng)的模擬情景安排員工進(jìn)行工作模擬，然后查找管理人員工作技能實(shí)施中存在的不足之處，并安排回籠培訓(xùn)，通過這種方式，確保參與培訓(xùn)的檔案管理人員能夠掌握必備的工作技能。其次，在階段性培訓(xùn)工作結(jié)束之后，需要對(duì)參訓(xùn)工作人員安排必要的考核測(cè)試活動(dòng)。利用考核環(huán)節(jié)，對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行檢驗(yàn)，確保培訓(xùn)效果。在為參訓(xùn)人員所安排的考核測(cè)試活動(dòng)中，應(yīng)該包含理論測(cè)試和實(shí)踐考核，因?yàn)樯鲜鰞煞矫娴囊蛩厝币徊豢?，促使員工在后期的工作實(shí)踐中能夠以扎實(shí)的理論基礎(chǔ)支撐其各項(xiàng)實(shí)踐工作的開展，并通過長(zhǎng)期的工作實(shí)踐來完善其理論知識(shí)，進(jìn)而不斷提升其專業(yè)素養(yǎng)。在這一考核模式下，通過考核的員工可以為其分配相應(yīng)的工作，而未能通過考核的員工則需要接受再培訓(xùn)，通過這種方式，確保參與培訓(xùn)的員工能夠真正發(fā)揮自身在檔案管理工作中的作用。

（五）強(qiáng)化服務(wù)，加強(qiáng)檔案知識(shí)資源共享

對(duì)于企業(yè)而言，檔案信息是企業(yè)的珍貴資源，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)體系不斷完善的進(jìn)程中，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，企業(yè)的生產(chǎn)管理、產(chǎn)品推廣以及售后服務(wù)等工作逐步朝著智能化方向發(fā)展，為此，企業(yè)檔案管理部門應(yīng)該對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，重點(diǎn)做好檔案資源信息利用和共享工作，通過這種方式，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的開展提供智能化服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作的開展，對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展有著重要的影響，為此，現(xiàn)代企業(yè)要能夠在認(rèn)識(shí)檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，從多個(gè)層面入手對(duì)檔案管理工作予以完善，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案管理工作的實(shí)際作用。

參考文獻(xiàn)：

[1] 張小麗.論新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（21）.

[2] 劉磊.探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].赤子（上中旬），2015（21）.

[3] 姜福寧.探究新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化策略[J].黑龍江史志，2015（09）.

[4] 馬金花.新形勢(shì)下檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)與完善策略[J].人力資源管理，2015（06）.

[5] 郭婧懿.醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）.