大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探究

李鳳華

摘 要：檔案管理是一項最基礎(chǔ)的管理工作，特別是在信息時代，隨著檔案數(shù)量的不斷增加，為了減少檔案管理工作量，提升工作效率，必須要基于大數(shù)據(jù)背景去思考檔案管理工作，進而達成檔案管理目標(biāo)。這是在大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作的大勢所趨，必須要得到充分的重視。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代背景；檔案管理工作；改革策略

步入信息時代，各個領(lǐng)域的發(fā)展都面對著新的契機與挑戰(zhàn)，檔案管理工作同樣面臨著改革的需求，需要做出轉(zhuǎn)變，才能有更好的發(fā)展。在當(dāng)前的時代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展對于檔案管理工作來說有著很大影響，所以必須要基于這一背景進行工作改革，進而達成工作目標(biāo)，提升工作質(zhì)量。

一、培養(yǎng)信息化的人員隊伍

檔案管理人員隊伍是開展管理工作的核心隊伍，是影響檔案管理質(zhì)量的核心要素。特別是在大數(shù)據(jù)時代，隨著檔案數(shù)據(jù)的不斷累積，檔案管理工作人員所面臨的工作要求也更高。為了提升工作效率及質(zhì)量，檔案管理機構(gòu)首先必須要針對人員隊伍的綜合素養(yǎng)進行強化。首先在專業(yè)資質(zhì)方面應(yīng)當(dāng)有更高的要求，應(yīng)當(dāng)確保其具備檔案管理相關(guān)的從業(yè)資格證明，并且了解檔案管理工作的重要意義，不可輕視檔案管理工作的權(quán)威性，要具備嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作精神，才能夠勝任這一崗位的工作。在人員入職之前必須要開展系統(tǒng)性的素養(yǎng)培訓(xùn)，特別是針對基于大數(shù)據(jù)平臺的管理技術(shù)必須要進行針對性培訓(xùn)，要結(jié)合理論與實踐，讓員工把握檔案管理的技巧，避免空泛的講解，讓員工真正理解檔案管理工作應(yīng)當(dāng)怎樣去做，面對數(shù)據(jù)平臺繁雜的檔案信息應(yīng)當(dāng)如何高效處理等等。在實際開展工作時應(yīng)當(dāng)注重與各個相關(guān)部門的溝通，因為檔案的信息來源是廣泛的。要做好檔案信息的確認(rèn)以及實時更新必須要首先做好業(yè)務(wù)溝通，檔案人員需要與所有檔案相關(guān)的單位、部門甚至于本人有交流渠道，這樣在出現(xiàn)需要更改檔案信息的情況時才能第一時間獲取信息，完成檔案的調(diào)整，越是在信息繁雜的背景下，越是要確保信息的更新及時，避免遺漏。而且在數(shù)據(jù)越來越多的趨勢下，要做好檔案管理工作，檔案管理人員之間也要做好工作交接，避免混亂，任何檔案工作都必須要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖龊糜涗洠c其他同崗位人員完成工作交接，才能保證后續(xù)人員的工作更好入手。為了激勵人員的工作熱情，必須要嚴(yán)格落實獎懲，要保證專業(yè)敬業(yè)的員工得到更理想的福利與更多的晉升機會，對于新的技術(shù)必須要及時開展培訓(xùn)，以保證相關(guān)人員掌握之后再投入應(yīng)用[1]。

二、改革管理技術(shù)

在大數(shù)據(jù)背景下，隨著技術(shù)發(fā)展，檔案管理工作的技術(shù)改革也是必要環(huán)節(jié)。但是技術(shù)改革并不是隨意的，并不是盲目的引進新技術(shù)，而是要結(jié)合時代趨勢與實際工作需求去落實。當(dāng)前檔案管理技術(shù)的改革要點主要體現(xiàn)在以下幾點。其一是數(shù)據(jù)庫的建立與管理。數(shù)據(jù)庫是無紙化檔案管理的基礎(chǔ)，也是基于大數(shù)據(jù)技術(shù)建立的信息化管理機制，為了真正體現(xiàn)無紙化管理的優(yōu)勢，數(shù)據(jù)庫的信息更新首先要盡可能保證全面且及時，任何檔案信息有了更新，管理人員應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r間跟進了解，確認(rèn)信息的可靠性，及時錄入數(shù)據(jù)庫，避免信息遺漏。其二是要完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)成分支，對于不同層級、不同單位、不同部門、不同崗位、不同類型的檔案必須要在系統(tǒng)當(dāng)中做好分類，做好關(guān)鍵詞的關(guān)聯(lián)，確保在需要檔案時能夠盡快鎖定，及時調(diào)取信息。對于功能趨向完善的系統(tǒng)必須要及時引入，應(yīng)用在實際管理過程中。其三是考慮到當(dāng)前基于大數(shù)據(jù)技術(shù)與平臺的檔案管理所涉及的信息很多，且包含很多關(guān)鍵的機密信息，所以必須要利用網(wǎng)絡(luò)安保技術(shù)去維護檔案管理平臺的安全，而非隨意選擇免費的安全軟件去維護安全，這樣一來有更多風(fēng)險無法及時被發(fā)現(xiàn)并排除，這是檔案管理技術(shù)革新的大方向，只有考慮到技術(shù)的革新，才能保證后續(xù)檔案管理工作質(zhì)量與效率更高，并且更加安全[2]。

三、完善管理體系

管理體系的完善對于當(dāng)前的檔案管理工作來說是至關(guān)重要的任務(wù)。其主要體現(xiàn)在以下幾個方面。其一是管理規(guī)章的完善，在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理技術(shù)隨時都在更新，信息量隨時在增減，趨勢瞬息萬變，所以單一不變的規(guī)章很難滿足不同階段的檔案管理工作需求。為了滿足實際管理需要，對于管理規(guī)章的完善是重要一步，要將大數(shù)據(jù)時代的管理要點整合到規(guī)章當(dāng)中，體現(xiàn)約束力，引起管理人員的重視，要將管理責(zé)任落實到個人。其二是要對于管理工作進行全面采證，考勤認(rèn)證以及信息化管理系統(tǒng)的登錄、登出、操作認(rèn)證、記錄的自動生成等，都應(yīng)落實到位，確保每一天、每個人的工作，乃至于每一次操作都有據(jù)可依，這是至關(guān)重要的[3]。

結(jié)語：

在大數(shù)據(jù)時代背景下，隨著社會的加速發(fā)展，信息技術(shù)的不斷革新，檔案管理工作面臨著新的發(fā)展機遇，同時也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了迎合時代趨勢，提升管理效率與質(zhì)量，達成工作目標(biāo)，必須要首先了解管理要點，因此文中進行了解析探討，望引起相關(guān)人員關(guān)注，以推動工作發(fā)展。

參考文獻

[1] 王璞.淺談大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理[J].各界，2018，（20）：85.

[2] 張旭兆.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探討[J].青春歲月，2018，（32）：493.

[3] 吳微，陳陽.大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案管理探析[J].中小企業(yè)管理與科技，2019，（1）：11-12.