高等學(xué)校會計檔案管理研究

彭玫

摘 要：隨著高校財務(wù)工作改革的深入，會計檔案資料在各項經(jīng)濟決策和專項審計工作中發(fā)揮著越來越重要的作用。如何高效規(guī)范地做好會計檔案管理工作，是提高高校各項經(jīng)濟決策的準(zhǔn)確度和保證各項專項審計工作質(zhì)量的堅實基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：高校;會計檔案;信息化

一、高校會計檔案管理工作的特點

高校會計檔案是反映高校各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的載體，記載了各項經(jīng)濟活動同收付款有關(guān)的所有原始資料，涵蓋了經(jīng)濟業(yè)務(wù)從招投標(biāo)、合同簽訂、付款、驗收等全過程內(nèi)容，是財務(wù)會計工作的重要組成部分，具有以下特點。

（1）重要性。高等學(xué)校會計檔案包含會計憑證、總賬及明細(xì)賬本、決算報表、銀行對賬單、工資名冊等財務(wù)會計資料，是重要的原始經(jīng)濟資料，是各專項檢查、審計工作的主要核查判斷依據(jù)，也是進(jìn)行各項經(jīng)濟決策的重要參考資料，具有重要的保存價值。

（2）專業(yè)性。財務(wù)會計檔案是根據(jù)財務(wù)會計制度和單位相關(guān)財務(wù)管理辦法針對收付款而確定的支撐材料，包含招投標(biāo)文件或相關(guān)批文、收付款合同或協(xié)議、發(fā)票、清單、銀行收付款憑單及補充說明資料等內(nèi)容。

（3）唯一性。財務(wù)會計檔案的原始收付資料包含合同、發(fā)票、簽領(lǐng)表等都是唯一的，具有不可替代性。

（4）保存期限長。由于財務(wù)會計憑證的重要性和不可替代性，因此根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求，會計檔案的保管期限分為永久和定期，最少10年，最長30年，各單位應(yīng)嚴(yán)格遵守。

二、高校會計檔案管理現(xiàn)狀

（1）存儲保管方式單一，電子檔案缺乏規(guī)范的管理模式。目前高校財務(wù)會計檔案的儲存方式還是以紙質(zhì)檔案儲存為主，電子數(shù)據(jù)為輔，會計檔案存儲量大占用儲存空間多，紙質(zhì)檔案需要按照檔案法規(guī)定的相應(yīng)存儲條件，因此學(xué)校綜合檔案室的硬件環(huán)境都做了相應(yīng)改造，從室內(nèi)溫度、濕度、消防、防蟲等方面均進(jìn)行改造，耗費大量人力物力維護。多數(shù)學(xué)校尚未開展憑證電子化，只是保存了電子版的會計賬，早期是保存在光盤上，目前是存貯在服務(wù)器上。

（2）高校歷史悠久，會計檔案保管時間長，檔案數(shù)量巨大。以G大學(xué)為例，該校是省屬重點高等學(xué)校，1995年由三所院校合并建立，加上之前各校的辦學(xué)時間，歷史近30多年，這還是普通省屬高等學(xué)校，如果是國家級重點高校歷史更加悠久。同時隨著我國宏觀經(jīng)濟突飛猛進(jìn)的發(fā)展，高校也迎來了黃金發(fā)展階段，國家對教育的經(jīng)費投入逐年增加。伴隨著高校的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)流程日益規(guī)范，使得會計檔案數(shù)量大幅增長，G大學(xué)年資金量20多億，資產(chǎn)近80億，每年的憑證量達(dá)90000多份，裝訂保管工作量巨大。隨著政府會計制度的施行，高校會計核算采用雙分錄，勢必造成會計憑證量進(jìn)一步增加。

（3）會計檔案借閱量大。由于高校主要業(yè)務(wù)活動是教學(xué)和科研活動，目前國家規(guī)定縱向科研項目結(jié)題都需要提供相應(yīng)的收支憑證復(fù)印件，科研項目研究周期少則兩年，多則3―5年，時間跨度大。以G大學(xué)為例，一年的縱向科研項目近千項，結(jié)題審計的憑證借閱量逐年增加，同時國家加大了對高校各項專項審計工作的力度，從校內(nèi)各項經(jīng)濟責(zé)任審計到各主管部門的專項審計，每年高校都要接受數(shù)個專項審計，需要提供相應(yīng)的財務(wù)檔案資料進(jìn)行審計，因此繁重的借閱任務(wù)是高校會計檔案管理的特殊性。

（4）銷毀工作難度大。按照國家檔案法規(guī)定，會計憑證、賬簿保管期限為30年，年度報表永久保存，月度、季度報表保管期限為10年，銀行對賬單、調(diào)節(jié)表等保管期限為10年。但由于高校涉及的經(jīng)濟業(yè)務(wù)眾多，高校歷史悠久，時間跨度大，例如涉及部分經(jīng)濟糾紛事項包含建設(shè)工程項目、用工爭議事項、收費投訴等等，訴訟時間長，過程煩瑣，因此對于已經(jīng)到了保管期限的會計檔案單位一般都不敢核銷。造成保管壓力大，無論是存儲空間和存儲質(zhì)量上都有困難。

（5）會計檔案管理人員配備不足，業(yè)務(wù)能力有待加強。由于行政事業(yè)單位的用人制度對人員編制控制較嚴(yán)，高校的會計檔案裝訂管理人員人手嚴(yán)重不足。以G大學(xué)為例，會計檔案裝訂管理主要由財務(wù)處負(fù)責(zé)，財務(wù)處要完成日常煩瑣復(fù)雜的核算管理業(yè)務(wù)，而憑證裝訂工作量十分巨大。由于人員編制影響，往往是返聘已經(jīng)退休的財務(wù)人員從事裝訂管理工作，但對于每天幾百份憑證量一個退休人員是無法完成的，所以還有安排勤工助學(xué)的學(xué)生兼職完成，但因為學(xué)生工作時間有限，流動性較大，對于憑證裝訂質(zhì)量都有一定影響。人手不足使得財務(wù)部門經(jīng)常出現(xiàn)全體人員一起加班裝訂憑證的場面，工作強度大，同時裝訂管理人員的待遇也有待提高。

三、提高高校會計檔案管理水平的措施

1.從思想上高度重視，認(rèn)識高校會計檔案工作的重要性

從領(lǐng)導(dǎo)到每一位會計人員要充分認(rèn)識會計檔案在財務(wù)工作中的重要性。會計檔案是財務(wù)人員辛勞工作的結(jié)晶，體現(xiàn)了廣大財務(wù)工作者付出的巨大勞動，規(guī)范有效的會計檔案管理為財務(wù)管理工作水平提供了有力的保障，也是各項審計監(jiān)督工作的有效證據(jù)。只有思想上的高度重視才可以在憑證審核環(huán)節(jié)提高會計核算人員的憑證編制質(zhì)量，審核憑證附件資料的準(zhǔn)確有效和完整性，從源頭控制會計檔案的質(zhì)量，在裝訂環(huán)節(jié)加強裝訂人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。

2.提高會計檔案信息化管理水平

（1）改變過去紙質(zhì)檔案保管為主的狀況，提高會計電子檔案管理水平。目前在我國信息產(chǎn)業(yè)整體水平迅猛發(fā)展的帶動下，高校財務(wù)信息化平臺建設(shè)發(fā)展也上了一個新臺階。以G大學(xué)使用的神州浩天高校財務(wù)信息化軟件為例，目前已開發(fā)出了憑證影像系統(tǒng)、財務(wù)檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)解決了紙質(zhì)憑證查詢和管理麻煩、工作效率低，易損壞的缺點，將紙質(zhì)憑證轉(zhuǎn)換成電子影像文件保持憑證原貌，高效使用、快速調(diào)閱，降低了管理成本。系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)庫（mongo）存貯保密性強，不被盜用、篡改，而圖片信息上傳成功后被存儲于SQL Server數(shù)據(jù)庫中，與其他各個系統(tǒng)相匹配，方便用戶調(diào)閱各個憑證的具體信息，為財務(wù)審計、科研審計工作帶來極大便利。高校應(yīng)該積極利用軟件公司的產(chǎn)品，不斷提高高校財務(wù)管理工作水平，把財務(wù)檔案管理工作從大量重復(fù)煩瑣的手工勞動中解放出來，提高工作效率和工作質(zhì)量。對于高校電子檔案的管理可以采用兩種途徑，一是針對當(dāng)年會計憑證開始采用憑證影像系統(tǒng)的會計檔案可利用軟件系統(tǒng)根據(jù)單位業(yè)務(wù)量情況配備專門工作人員，當(dāng)天的憑證及時進(jìn)行掃描備份，再進(jìn)行裝訂整理。而對于歷史年度的會計憑證，結(jié)合單位資金情況，可選擇專業(yè)公司批量完成掃描工作，也可以選擇有利用價值的（例如科研項目有結(jié)題需要、涉及重大經(jīng)濟事項、設(shè)備采購、工程建設(shè)、工資發(fā)放等）經(jīng)濟事項進(jìn)行掃描備份，解決歷史遺留問題。

（2）加強財務(wù)電子檔案的管理制度建設(shè)。為了配合高校會計電子檔案管理的發(fā)展需要，必須制定完善的電子檔案管理制度，明確對于各種不同會計電子檔案采用何種介質(zhì)進(jìn)行保存，明確各方的責(zé)任和業(yè)務(wù)。目前高校會計賬的存儲方式已由過去普遍采用刻錄光盤的方式，轉(zhuǎn)變?yōu)槟壳翱梢圆捎梅?wù)器備份等方法。對于會計憑證、會計序時賬、會計報表等檔案資料都要明確各自存貯方式，只有制定了細(xì)致規(guī)范有效的檔案管理辦法才能使得財務(wù)人員有法可依，切實提高財務(wù)工作效率和工作質(zhì)量。

3.提高會計檔案管理人員的工作責(zé)任心，重新梳理會計檔案查閱流程

一方面要充分理解檔案管理人員工作的難點，同時要提高責(zé)任心，認(rèn)識到會計原始檔案的不可復(fù)制性、唯一性。會計檔案作為經(jīng)濟活動載體在審計和各項經(jīng)濟決策中發(fā)揮越來越重要的作用。過去的會計憑證裝訂人員多數(shù)只是完成裝訂、歸檔工作，對會計檔案工作的重要性了解不足，因為會計檔案經(jīng)常會有搬運、查閱的工作，經(jīng)手人員多，如果不做好完備的登記、接收工作，會造成難以彌補的后果。

4.加快高校會計檔案的銷毀工作

由于高校的辦學(xué)歷史長，涉及的經(jīng)濟業(yè)務(wù)量大，會計檔案數(shù)量巨大，保管方式單一，許多超過銷毀年限的會計檔案也不敢銷毀。由于高校屬于行政事業(yè)單位，資金來源主要是財政撥款和行政事業(yè)性收費，接受的上級主管部門的專項審計、檢查任務(wù)繁多，年限跨度大，每次都需要提供財務(wù)會計原始檔案，因此高校財務(wù)會計檔案往往只有增加沒有減少，給保管工作帶來很大壓力。不僅需要較大的存儲空間，而且還要做防蟲防火等工作，希望通過電子檔案管理的推進(jìn)，提供多方面的會計檔案查詢方法，這樣即使在原始紙質(zhì)憑證已經(jīng)銷毀的情況下有需要查詢的工作仍然可以通過電子檔案來完成，保證了各項工作的順利進(jìn)行。

隨著政府會計制度改革的深化，給高校財務(wù)工作帶領(lǐng)了新的機遇和挑戰(zhàn)，如何在新形勢下重新梳理各項財務(wù)工作流程，規(guī)范各項財務(wù)規(guī)章制度，提高財務(wù)管理工作水平是廣大高校財務(wù)工作者需要思考的問題。

參考文獻(xiàn)

1.陸曉萍.淺析事業(yè)單位會計檔案管理的現(xiàn)狀.現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（15）.（責(zé)任編輯：蘭卡）