文秘工作與檔案管理工作的一體化

張艷

【摘 要】文秘工作是企業(yè)經營發(fā)展中不能缺少第一部分，隨著信息化水平的提高，文秘工作與檔案管理逐漸融合為一體?；诖宋恼轮饕獙ξ拿毓ぷ髋c檔案管理的一體化發(fā)展策略展開探討。

【關鍵詞】文秘工作;檔案管理;一體化;文秘檔案

文秘檔案管理工作在單位的整體工作體系中具有非常重要的作用，可以將單位工作的整體管理水平提高，從而營造一個較為安全的檔案管理環(huán)境，也可以保護單位員工的隱私安全。但是在文秘的檔案管理實踐中，還存在許多不足和缺點。所以我們要合理適當對工作進行改善和優(yōu)化，從而提高管理水平，使管理指標得以實現，為整個單位的蓬勃發(fā)展打下堅實的基礎。

1、文秘在企業(yè)管理的特點及作用

文秘的特點有著諸多的表現，其特點主要有：一是職業(yè)性。文秘體現出了很強的職業(yè)性特點，尤其是非常專業(yè)的文書與秘書職業(yè)性，這是文秘的特點之一。二是能力要求的多樣性。文秘不僅要求具備書寫能力，而且還需要具備良好的口語表達能力、交際能力等，體現出了文秘能力要求的多樣性特點。三是公共性。文秘開展的工作多從企業(yè)的整體角度開展，包括公關工作、企業(yè)各部門之間的協調工作、企業(yè)對外事務的處理、日常接待以及企業(yè)內部上情下達、下情上報等信息傳遞和處理工作，這些工作都具有很強的公共色彩，體現出了文秘公共性的特點。

2、文秘工作與檔案管理現狀

2.1制度不夠完善，管理不夠到位

在現階段，開展文秘檔案管理工作普遍存在著一些問題，例如制度不夠完善、管理不夠到位等。在實際的工作中，文秘檔案管理直接影響到單位是否正常穩(wěn)定運行，如果在管理工作中存在著一些問題和隱患，對于單位的發(fā)展會產生不好的影響甚至危害。大多數單位把工作的重點放在服務工作中，雖說服務在文秘工作體系中是工作的核心，但是檔案管理工作也非常重要，現在許多單位對這項工作缺乏一定的重視[1]。

2.2文秘素質水平不高

在辦公室的工作當中，因為工作比較瑣碎，所以秘書在工作當中需要有足夠的專業(yè)性，以及整理事務的能力。在當今的企業(yè)發(fā)展狀況下，許多企業(yè)在招聘秘書時，對于秘書的要求普遍不高，而因為秘書本身的素質達不到標準，所以在企業(yè)工作當中并不能為企業(yè)很好地服務，許多企業(yè)內部的秘書人員學歷普遍偏低，更有其他崗位轉向秘書工作的，所以他們缺乏專業(yè)的秘書知識，在為企業(yè)工作時，他們并不能展現出真正秘書應該具有的專業(yè)水平，所以導致整個秘書的隊伍積極性不足。

2.3工作缺乏積極性

文秘與檔案管理工作是行政性工作，相對類似銷售等工作來說具有一定的穩(wěn)定性，換句話說就是缺乏一定的激情，重復的工作但是沒有相應的激勵機制使得辦公室人員缺乏對崗位的熱情。有些繁瑣但是比較簡單的工作抑制了員工的積極性，大部分行政崗相對于一些別的部門或是崗位來講，會缺少相應的培訓受教育的機會。這一定程度上阻礙了工作人員的進步，信息技術的發(fā)展，辦公室工作的模式發(fā)生了很大的改變，辦公軟件的輔助加快了工作的進程，提高了工作效率，但是這些技術的發(fā)展也給大部分工作人員帶來了一定的挑戰(zhàn)，一部分結構的辦公室成員不能很好的適應這個工作環(huán)境的變化，沒有適應例如運用內部OA系統(tǒng)進行文件的流轉，一直在習慣于紙質辦公，現如今，大部分文秘工作著在兼做檔案管理的工作，這給比較繁重的任務中又加大了工作量，工作人員必須提升自己各方面的能力來適應社會的變化和所在單位的發(fā)展。當然，科學技術的發(fā)展，計算機網絡的進步，要求自身也要進步，自己要認真學習相關的一些系統(tǒng)軟件的用法以及如何快速的操作實踐。一部分工作人員在面對如此繁重的工作任務是不是想著如何提高工作效率，而是歸根于工作量的變多。

3、提升文秘檔案管理科學化的有效策略

3.1培養(yǎng)一體化的工作思維

一體化的工作思維，對于文秘工作和文案檔案管理方面的工作人員來講都是極其重要的，可將其作為基本的工作理念，對兩個職位內的員工進行引導，并促使文檔管理工作的落實更為高效，并更具銜接性。實際的工作中，工作人員要結合科學發(fā)展觀這一理念，樹立全局性的思維，并使其邏輯思維更為完整，體現系統(tǒng)化的特點，在實踐工作中也可貫徹落實這一思維理念。另外，這部分工作人員還應自覺提高綜合素養(yǎng)，對文秘工作和文書檔案管理工作之間的關系予以明確，強化對于此部分知識的理解，為日后二者的有機融合奠定基礎。

3.2樹立價值觀念，強化服務意識

第一，樹立創(chuàng)新意識。作為辦公室文秘人員，要順應時代發(fā)展趨勢，切實轉變思想觀念，創(chuàng)新工作模式，并深度剖析本職工作的內涵，通過總結實踐經驗優(yōu)化工作手段，全身心的投入工作。同時還需提高自身工作衡量標準，客觀認知個體的綜合能力，充分發(fā)揮文秘人員的職能優(yōu)勢，實現自身經濟價值與工作崗位價值的統(tǒng)一。第二，強化風險意識。作為企事業(yè)單位的文秘人員，應深刻認知辦公室在企業(yè)運營體系中發(fā)揮著重要作用，積極倡導愛崗敬業(yè)精神，嚴格遵守行業(yè)的職業(yè)規(guī)范，為基層工作傾注充沛的情感。在實際工作過程中，由衷的關心體貼每一位員工，盡可能的了解職工的心理變化與生活近況，為其提供必要的幫助，消除其后顧之憂，為企事業(yè)單位的運營創(chuàng)造有利條件。

3.3提升文秘人員綜合素質

第一，強化相關理論的培訓。掌握扎實的理論知識才能更好地指導實踐工作，辦公室文秘人員必須不斷強化自身理論知識的學習，其一，積極地了解、學習國家新頌布的相關法律，把握國家發(fā)展的方向，樹立正確的價值觀，這對于企業(yè)、機關單位的文秘人員而言非常關鍵。其二，認真學習企業(yè)領導層制定的政策，尤其關于文化方面的政策，根據企業(yè)的核心價值觀，著力發(fā)揚集體主義精神。第二，強化專業(yè)技能培訓。一般辦公室文秘人員的工作難度存在一定的差異。所以，需要文秘人員具備較高的專業(yè)技能。企業(yè)、機關單位管理者要重視文秘人員的業(yè)務培訓。伴隨我國科學技術的不斷發(fā)展，思維觀念日益更新，作為一名辦公室文秘，也要與時俱進，不斷更新自身的思想及專業(yè)技能，促進企業(yè)提升辦公質量與效率[3]。

3.4注重文秘檔案管理信息化建設

隨著互聯網時代的飛速發(fā)展，專業(yè)的工作人員要將傳統(tǒng)工作和信息化技術融合發(fā)展，這樣才能夠提升工作效率，讓工作更加準確穩(wěn)定地進行，所以開展文秘檔案管理信息化建設是非常重要的。由于文秘檔案管理工作較為復雜，所以現代的信息技術有著很大的發(fā)展方向和應用空間，這種技術可以將工作的標準進行統(tǒng)一，科學檢索和錄入檔案信息，以此來提高工作的規(guī)范性。而且在實際的工作中，我們需要找到一條高效的信息化工作道路，這是現代文秘檔案管理工作發(fā)展的最主要方向。

4、結語

綜上所述，文秘在企業(yè)組織結構內起到銜接上級與基層的重要作用。文秘的工作水平高低，對企業(yè)的辦公效率起到重要的影響，只有不斷地提高自身的職業(yè)水平，對工作進行有效的統(tǒng)籌協調，有序處理工作內容，積極主動與各部門進行溝通，準確的掌握并傳遞有效的信息，建立正確積極的工作態(tài)度，才能使電力建設企業(yè)辦公室文秘的工作水平得到有效的提高。

【參考文獻】

[1]劉海霞.互聯網時代做好文秘檔案管理工作的思路[J].知識窗（教師版），2018（04）：51.

[2]嚴文枝.互聯網時代做好文秘檔案管理工作思路的探討[J/OL].中國戰(zhàn)略新興產業(yè)，2018-09-30.

[3]張馨月.互聯網時代如何做好檔案管理工作[J].檔案天地，2015（S1）：117-118.