訂單在ERP核算規(guī)范化中的應用

鮑雪冬 劉玉鵬

SAP系統(tǒng)中內部訂單可以用來規(guī)集費用、費用控制、成本分析等?？梢噪S時分析內部訂單各不同期間的實際、實際對比，按月、季指標分析，分析內部訂單發(fā)生的行項目等功能。本文以管道公司為例，探析通過SAP深化應用，利用訂單功能，實現(xiàn)會計核算業(yè)務統(tǒng)一規(guī)范。

一、問題分析

管道儲運有限公司管轄38條輸油管線，全長6758km，沿線共有89座輸油站庫，途經(jīng)北京、天津、山東、江蘇等14個省、自治區(qū)和直轄市。共有29個直屬二級單位。包括天津輸油處、寧波輸油處、黃島油庫等16個輸油生產單位，以及管道科學研究院、搶維修中心、信息化管理處等13個技術服務和生產保障單位。

管道公司設兩級財務機構。一級是公司財務處及附屬（會計核算中心）;二級是各單位計財科、各工程項目財務部、代管碼頭公司、代管商儲分公司、代管國儲公司財務部;在崗財務人員201人。

如何在點多、線長、人員分散、各自獨立判斷的會計核算業(yè)務中，實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范，以利于后期的查詢、分析，為企業(yè)決策提供可靠的依據(jù)，是財務管理的重要基礎工作。

二、解決思路

根據(jù)會計制度、管理制度等將會計科目的含義進一步細化，實現(xiàn)制度信息化，規(guī)范核算內容，避免不規(guī)范的核算項目。同時不具有會計業(yè)務知識的人員在進行費用報銷提報時，也可根據(jù)項目名稱選對會計科目。防止沒有依據(jù)不合規(guī)的費用支出。根據(jù)管理制度變化，及時在系統(tǒng)中進行更改，確保令行禁止，制度及時準確落實。

原有的會計科目比較粗放，如嚴控費用中的會議費，不區(qū)分組織會議和參加和會議，無法直接統(tǒng)計組織會議時發(fā)生的住宿、餐飲、會議室租賃、資料、交通等費用形式。

不同單位核算標準和會計科目不一致，在管道公司內部不同的會計科目下面，造成標準及形式的混亂。搬家費，有些單位核算在福利費、有些單位核算在差旅費;在核算臨時搶險職工就餐補貼時，存在核算在維修費、非貨幣性福利、食堂經(jīng)費補貼等形式;在核算消防制服時，放在勞動保護費、低值易耗品、消防費等。

各種混亂的形式，嚴重影響會計信息的質量，無法為管理決策提供充分的數(shù)據(jù)信息，使財務數(shù)據(jù)利用價值減弱。若要發(fā)揮好財務管理在企業(yè)管理中的中心作用，基礎管理必須加強，基礎管控需要進一步強化。

財務管理在企業(yè)管理中的中心作用需要將日常管理規(guī)范化、將規(guī)范的管理制度化、將制度信息化，通過財務信息系統(tǒng)對管理進行優(yōu)化，深化系統(tǒng)應用，實現(xiàn)會計科目定義及核算內容與核算系統(tǒng)有機結合，進行信息化轉化，充分發(fā)揮好信息系統(tǒng)的作用。

三、主要做法

通過對《中國石油化工股份有限公司會計手冊》、會計制度、管理制度等進行分析，將會計科目進一步細化。共計對56類會計科目細分出351個明細項，利用統(tǒng)計訂單，和程序校驗，實現(xiàn)制度信息化，固化在日常使用的ERP及費用報銷系統(tǒng)中，規(guī)范了核算的內容，避免不規(guī)范的核算，同時不具有會計業(yè)務知識的人員在進行費用報銷提報時，也可根據(jù)項目名稱選對會計科目。

如會議費，按照《中國石油化工股份有限公司會計手冊》的定義，《管道儲運有限公司會議管理辦法》的要求，根據(jù)制度附件6.3《會議費用審批單》的分類，將會議費分為參會、組織住宿、組織餐飲、組織會議室、組織資料、組織交通等項目，有項目名稱的費用可以核算，沒有項目名稱的獎勵、參觀等費用項目將無法核算到會議費中。

如福利費，根據(jù)會計手冊，公司歷年發(fā)布的有關福利費的要求《管道儲運有限公司福利費開支管理規(guī)定》、《管道儲運公司、分公司福利費收支管理暫行辦法》、《關于明確職工福利費有關項目執(zhí)行口徑的通知》、《管道儲運（分）公司職工福利費管理補充規(guī)定》、《關于加強有關費用列支渠道管理的通知》、《關于補充說明有關費用列支渠道的函》等文件，結合內審外查中提出的管理要求，對職工福利費進行梳理分類，將有文件依據(jù)的福利費進行統(tǒng)計，列出日常使用的29項福利費類別，在ERP中進行固化，防止沒有依據(jù)的福利費支出。

如黨組織工作經(jīng)費，集團公司2017年修訂下發(fā)了《黨組織工作經(jīng)費管理辦法》，2018年版《中國石油化工集團（股份）公司會計手冊》對黨組織工作經(jīng)費內容也進行了修訂，根據(jù)這些制度和管理要求，經(jīng)與公司黨委工作部及時聯(lián)系，在系統(tǒng)中進行了同步修訂，將黨組織工作經(jīng)費分為7類教育、組織、活動、表彰、慰問、設施、黨建等七類，與制度保持一致。

如搬家費，根據(jù)管理需要隨時對系統(tǒng)進行調整，當根據(jù)總部制度變化，將搬家費從差旅費規(guī)范到福利費支出時，及時在系統(tǒng)中進行更改，確保令行禁止，制度及時準確落實。

如離退休人員費用，根據(jù)總部對離退休人員費用精細化管理的要求，將總部離退休人員費用的分類情況進行系統(tǒng)設置后，可及時統(tǒng)計相關數(shù)據(jù)，對各類支出情況進行分析，為管理決策提供依據(jù)。

四、實施效果及改進方向

通過PDCA循環(huán)，分析實施中出現(xiàn)問題的種影響因素，找出影響問題的原因，針對原因，進行補充、修改完善，系統(tǒng)應用進一步深化，與日常管理結合更加緊密。以往核算較雜亂的黨組織活動經(jīng)費、會議費、低值易耗品、福利費等費用核算進一步規(guī)范，在總部的通報及內審外查中發(fā)現(xiàn)的核算不規(guī)范、會計科目使用不當?shù)默F(xiàn)象大幅下降。

五、結語

財務管理在企業(yè)管理中發(fā)揮著中心作用。隨著經(jīng)濟的發(fā)展以及我國市場經(jīng)濟體制的不斷完善和發(fā)展，會計準則也在不斷的完善中，現(xiàn)有準則沒有涉及的新業(yè)務隨時可能出現(xiàn)，這就需要會計人員充分發(fā)揮自身職業(yè)判斷能力，但規(guī)范統(tǒng)一的核算是企業(yè)的基本要求，這要求在今后的工作中對系統(tǒng)進行不斷的完善和規(guī)范，將規(guī)則和制度固化在日常賬務系統(tǒng)中，實時起到規(guī)范作用。（作者單位：中國石化管道儲運有限公司）