李榮梅 中國航發(fā)貴州紅林航空動(dòng)力控制科技有限公司

引言

為深入貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定精神，堅(jiān)持不懈改進(jìn)工作作風(fēng)，營造清風(fēng)氣正的創(chuàng)業(yè)氛圍，國家依法治企、合規(guī)經(jīng)營工作力度不斷加大，高頻次開展巡視、專項(xiàng)檢查、對規(guī)范“三公經(jīng)費(fèi)”開支，規(guī)范財(cái)務(wù)基礎(chǔ)管理，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督提出更高要求。

一、規(guī)范會議費(fèi)管理的重要性

規(guī)范會議費(fèi)的管理，對于貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定精神、推進(jìn)厲行節(jié)約，反對浪費(fèi)具有重要意義。

一是貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定的要求。會議費(fèi)管理嚴(yán)格、流程清晰，避免出現(xiàn)會議雜而多的現(xiàn)象，是落實(shí)八項(xiàng)規(guī)定精神要求的重要體現(xiàn)。

二是會議費(fèi)用支出合規(guī)的要求。會議費(fèi)用審批和開支不規(guī)范，容易造成會議費(fèi)用超預(yù)算，可能存在一定的廉潔風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)會議費(fèi)預(yù)算審批，制定會議費(fèi)開支標(biāo)準(zhǔn)、開支范圍，規(guī)范報(bào)銷流程，嚴(yán)控會議經(jīng)費(fèi)開支。

三是提高會議質(zhì)量和效率的要求。堅(jiān)持講實(shí)效、開短會，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、信息化手段改進(jìn)會議形式，采用電話、視頻等形式，提高會議效率與質(zhì)量。

二、會議費(fèi)管理中存在的問題

（一）未建立健全會議費(fèi)管理制度

企業(yè)未建立健全管理內(nèi)部控制制度或制度內(nèi)容不完整，制度中未對會議的必要性、規(guī)模、地點(diǎn)做出具體規(guī)定，缺乏會議費(fèi)報(bào)銷規(guī)定，未對會議費(fèi)的期間的伙食、住宿及其他費(fèi)用進(jìn)行規(guī)定，超標(biāo)準(zhǔn)列支會議費(fèi)。

（二）預(yù)算支出顆粒度大，無預(yù)算約束性

企業(yè)在制定年初預(yù)算時(shí)，僅對會議費(fèi)進(jìn)行總預(yù)算列支，未對具體的開支范圍、明細(xì)進(jìn)行規(guī)定，預(yù)算審批手續(xù)不全，導(dǎo)致預(yù)算支出“失控”。

（三）以會議費(fèi)的名義列支其他費(fèi)用

存在以會議費(fèi)的名義列支評審費(fèi)、獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)、招待費(fèi)、辦公會等支出，套取現(xiàn)金。

（四）會議費(fèi)報(bào)銷審核把關(guān)不嚴(yán)

報(bào)銷發(fā)票不規(guī)范，存在異地開會，開具本地會議場所會議發(fā)票的現(xiàn)象；原始報(bào)銷依據(jù)不充分，不提供會議預(yù)算、會議文件、會議簽到表等，甚至出現(xiàn)會議是否舉辦，都用各種發(fā)票報(bào)銷會議費(fèi)的情況發(fā)生。

（五）混淆會議類型，多列支會議費(fèi)支出

會議類型一般按重要性分為一、二、三類會議，企業(yè)在報(bào)銷時(shí)將會議類型進(jìn)行修改，提高會議費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，套取現(xiàn)金。

三、存在問題的原因分析

（一）責(zé)任意識不強(qiáng)，制度執(zhí)行不到位

在會議費(fèi)管理過程中，存在責(zé)任意識不強(qiáng)，制度執(zhí)行不到位的現(xiàn)象。會議費(fèi)制度未能及時(shí)修訂，部分條款不符合中央八項(xiàng)規(guī)定的要求。

（二）會議費(fèi)開支范圍、標(biāo)準(zhǔn)不明確

會議費(fèi)管理制度中未對不同類型的會議的開支標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確規(guī)定，開支的范圍籠統(tǒng)、不夠細(xì)化，導(dǎo)致日常核算中，會議費(fèi)支出的彈性較大，存在概念不清晰、口徑、標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范等問題，將一些無法入賬或需要調(diào)整的費(fèi)用列入會議費(fèi)中報(bào)銷，在執(zhí)行過程中存在偏差，出現(xiàn)無章可循的狀況。

（三）缺少歸口部門的管理，內(nèi)部管控力度不夠

在會議費(fèi)流程管控環(huán)節(jié)，缺少歸口單位管理，導(dǎo)致會議費(fèi)開支超預(yù)算，各單位自行組織會議，從聯(lián)系會議地點(diǎn)、食宿安排到會議費(fèi)報(bào)銷均由一個(gè)部門完成，內(nèi)部管控與監(jiān)督不到位，會議費(fèi)報(bào)銷與實(shí)際金額是否一致，無法核對，容易產(chǎn)生搭車報(bào)銷、列支其他費(fèi)用。

（四）內(nèi)控制度不健全，財(cái)務(wù)監(jiān)督職能弱化

內(nèi)部控制制度是企業(yè)運(yùn)行合規(guī)、合法、合理的重要保障。嚴(yán)格控制會議費(fèi)活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的規(guī)定，一般只有禁止性的規(guī)定，沒有相應(yīng)的處罰的規(guī)定，制度的約束力不強(qiáng)。財(cái)務(wù)人員一般僅對會議費(fèi)支出的票據(jù)的合法性和真?zhèn)芜M(jìn)行審核，而不能對支出的過程進(jìn)行監(jiān)督，更無法控制報(bào)銷結(jié)果。

四、規(guī)范會議費(fèi)具體措施和工作創(chuàng)新

針對在會議費(fèi)方面存在的問題，查找根源、深入分析，以完善制度建設(shè)為保障，預(yù)算管理為抓手、以歸口管理為統(tǒng)領(lǐng)，財(cái)務(wù)信息化為手段，規(guī)范會議費(fèi)全過程管控，助力企業(yè)規(guī)范管理水平和效率提升。

（一）完善、細(xì)化會議費(fèi)管理制度

根據(jù)《中央和國家機(jī)關(guān)會議費(fèi)管理辦法》（財(cái)行〔2016〕214號）規(guī)定，修訂完善企業(yè)會議費(fèi)管理制度，對會議類型、會議費(fèi)開支范圍、開支標(biāo)準(zhǔn)予以明確、細(xì)化；對不同業(yè)務(wù)類型的會議審批流程、相關(guān)手續(xù)等進(jìn)行規(guī)范，用制度約束會議費(fèi)的管理行為。

（二）以全面預(yù)算管理為抓手，確保會議費(fèi)合理支出

1.納入年初全面預(yù)算

每年年初將會議費(fèi)納入企業(yè)統(tǒng)一資金預(yù)算。一是加強(qiáng)業(yè)務(wù)歸口單位管理。根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不同，由會議費(fèi)歸口單位上報(bào)預(yù)算，納入該主管單位的年度預(yù)算總額。二是加強(qiáng)預(yù)算的審核。根據(jù)上報(bào)情況與預(yù)算單位積極溝通，確定會議費(fèi)的開支范圍和標(biāo)準(zhǔn)，合理有效開展預(yù)算編制、審核工作。

2.控制預(yù)算內(nèi)會議費(fèi)開支

為確保會議費(fèi)預(yù)算支出管控到位，在報(bào)銷過程中對會議費(fèi)進(jìn)行嚴(yán)格審核，對總預(yù)算超過10%、單項(xiàng)預(yù)算超過20%的費(fèi)用，要求進(jìn)行說明。

3.嚴(yán)格控制預(yù)算外會議費(fèi)支出

對于年初無預(yù)算的會議費(fèi)支出嚴(yán)格控制，執(zhí)行“一事一議”預(yù)算外審批程序，上報(bào)預(yù)算管理辦公室申請預(yù)算后，才予以執(zhí)行。

（三）強(qiáng)化業(yè)務(wù)歸口管理和事前審批，規(guī)范會議費(fèi)報(bào)銷管理

1.強(qiáng)化業(yè)務(wù)歸口管理

充分發(fā)揮會議費(fèi)歸口主管單位的職能作用，從會議費(fèi)的預(yù)算審核、過程控制，到預(yù)算調(diào)整，均由歸口主管單位審核，主要負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督經(jīng)辦部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)，對業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核，同時(shí)對會議費(fèi)負(fù)有統(tǒng)計(jì)和分析的責(zé)任。

2.加強(qiáng)事前審批，事中過程控制

為加強(qiáng)會議費(fèi)的開支，會議費(fèi)需進(jìn)行業(yè)務(wù)事前審批，實(shí)行“一會一報(bào)銷”制，企業(yè)不得超預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)列支。

（四）建立完善內(nèi)部控制制度，加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)督

針對近年來巡視及檢查中暴露的會議費(fèi)問題進(jìn)行梳理匯總，結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)及八項(xiàng)規(guī)定的管理要求，修訂完善會議費(fèi)相關(guān)制度，規(guī)范了會議費(fèi)的開支標(biāo)準(zhǔn)、范圍及審批程序及大額現(xiàn)金支付會議費(fèi)等。企業(yè)制定了費(fèi)用報(bào)銷財(cái)務(wù)審核相關(guān)細(xì)則，統(tǒng)一了財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督審核標(biāo)準(zhǔn)。

（五）加強(qiáng)會議費(fèi)報(bào)銷審核，規(guī)范會計(jì)核算

加強(qiáng)會議費(fèi)報(bào)銷審核，完善核算手續(xù)，報(bào)銷時(shí)需提供會議通知、會議簽到表以及會議記錄，對會議發(fā)生的辦公用品需提供發(fā)放明細(xì)等基礎(chǔ)資料，重點(diǎn)關(guān)注是否存在未列入年度會議預(yù)算、超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)開支會議費(fèi)的情況，從會計(jì)核算方面規(guī)范會議支出的報(bào)銷手續(xù)及流程，使之更加嚴(yán)謹(jǐn)、合理、合規(guī)。

（六）突出過程管控，以表單的形式展現(xiàn)

會議費(fèi)的開支審批強(qiáng)化過程管控，按照不同業(yè)務(wù)性質(zhì)的會議費(fèi)報(bào)銷審批，采用表格、表單形式將會議費(fèi)開支要求進(jìn)行列示。便于經(jīng)辦人員對照執(zhí)行，同時(shí)也便于財(cái)務(wù)人員的報(bào)銷審核，全面提升企業(yè)會議費(fèi)報(bào)銷工作效率。

（七）實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷，提升工作效率和質(zhì)量

通過“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)線上報(bào)銷、銀企直連；與稅務(wù)系統(tǒng)連接，自動(dòng)識別發(fā)票真?zhèn)?，?guī)范票據(jù)管理，通過實(shí)現(xiàn)影像上傳，促進(jìn)票據(jù)管理規(guī)范；充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的自動(dòng)處理能力，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自動(dòng)生成會計(jì)實(shí)時(shí)憑證，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的及時(shí)自動(dòng)上報(bào)，從而提高了工作效率和質(zhì)量。

五、會議費(fèi)全過程管控取得的工作成效

（一）進(jìn)一步提升了會議費(fèi)預(yù)算編制的科學(xué)性

結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，會議費(fèi)開支預(yù)算編制的科學(xué)性、合理性和準(zhǔn)確性進(jìn)一步提升，提高會議費(fèi)支出執(zhí)行力，確保費(fèi)用支出可控，降低風(fēng)險(xiǎn)，提高了會議費(fèi)預(yù)算事前、事中控制力。

（二）進(jìn)一步提升了規(guī)范會議費(fèi)的主動(dòng)性

企業(yè)各單位對會議費(fèi)支出編制積極主動(dòng)、編制數(shù)據(jù)更加合理、規(guī)范。業(yè)務(wù)歸口單位做到事前審批、事中控制、事后審核，進(jìn)而使會議費(fèi)的支出得到良好的控制，切實(shí)提高會議費(fèi)開支管理的效率和質(zhì)量。

（三）進(jìn)一步提升了會議費(fèi)報(bào)銷的嚴(yán)謹(jǐn)性

企業(yè)將相關(guān)法規(guī)、制度、辦法進(jìn)行有效整合，將風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)以表單列示形式固化，大幅減少各類報(bào)銷業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中違規(guī)違章情況發(fā)生。同時(shí)對會議費(fèi)租賃場所所發(fā)生的會議費(fèi)支出，全部對公結(jié)算，規(guī)避大額現(xiàn)金支出。

（四）進(jìn)一步提升了會議費(fèi)核算規(guī)范性和報(bào)銷效率

規(guī)范會議費(fèi)管理與會計(jì)核算，將原在會議費(fèi)科目下核算的項(xiàng)目評審費(fèi)、咨詢費(fèi)單獨(dú)列示，保證數(shù)據(jù)核算的準(zhǔn)確性，提高會計(jì)信息質(zhì)量；統(tǒng)一財(cái)務(wù)審核標(biāo)準(zhǔn)，避免因財(cái)務(wù)人員理解差異造成的審核口徑不統(tǒng)一問題，提高財(cái)務(wù)報(bào)銷工作效率。

（五）規(guī)范會議費(fèi)報(bào)銷，成本費(fèi)用得到有效控制

通過規(guī)范會議費(fèi)各項(xiàng)開支范圍、標(biāo)準(zhǔn)，會議費(fèi)開支得到有效控制，成本費(fèi)用逐年下降。

結(jié)語

會議費(fèi)是“三公經(jīng)費(fèi)”的重要組成部分，規(guī)范會議費(fèi)的管理，對于貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定精神、推進(jìn)厲行節(jié)約，反對浪費(fèi)具有重要意義。通過不斷創(chuàng)新工作方法和思路，實(shí)現(xiàn)了會議費(fèi)報(bào)銷全過程管控，強(qiáng)調(diào)自控與監(jiān)控相結(jié)合，將會議費(fèi)管理工作落到實(shí)處，建立長效機(jī)制，進(jìn)一步防范企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。