畢業(yè)生檔案棄檔風(fēng)險(xiǎn)及預(yù)警管理

姚佳均

摘 要：大學(xué)畢業(yè)生檔案記載著大學(xué)生在校期間各個(gè)方面的基本情況，是用人單位全面了解大學(xué)生的重要依據(jù)。但是，現(xiàn)在大學(xué)生畢業(yè)生棄檔的問題非常嚴(yán)重，這不利于我國各項(xiàng)相關(guān)工作的開展。本文圍繞畢業(yè)生檔案棄檔風(fēng)險(xiǎn)和預(yù)警管理展開分析。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；棄檔風(fēng)險(xiǎn)；預(yù)警管理

1 大學(xué)畢業(yè)生檔案的作用分析

1.1 大學(xué)畢業(yè)生檔案是畢業(yè)生的重要材料和憑證

從畢業(yè)生自身分析，畢業(yè)生檔案是其就業(yè)之后從事眾多活動(dòng)不可或缺的憑證。畢業(yè)生工作之后的轉(zhuǎn)正定級(jí)、職務(wù)晉升、保險(xiǎn)繳納以及研究生考試等等都需要檔案給予相關(guān)信息，發(fā)揮其重要的憑證作用。從國家、社會(huì)方面進(jìn)行分析，畢業(yè)生檔案是國家和組織甄選人才的重要依據(jù)之一。面對(duì)企事業(yè)單位的招聘、公務(wù)員的錄取等工作，調(diào)查檔案必然是要開展的一項(xiàng)考查環(huán)節(jié)，假如在考查的過程中發(fā)現(xiàn)畢業(yè)生檔案材料存在漏洞甚至是直接丟失，國家相關(guān)機(jī)關(guān)和用人單位是有權(quán)拒絕接收該畢業(yè)生的，直接會(huì)對(duì)畢業(yè)生的就業(yè)造成限制。

1.2 大學(xué)畢業(yè)生檔案是用人單位深層次了解畢業(yè)生的重要性依據(jù)

首先，通過大學(xué)畢業(yè)生檔案，用人單位能夠及時(shí)全面地掌握畢業(yè)生的基本情況。通過大學(xué)畢業(yè)生檔案，我們可以看到此畢業(yè)生的學(xué)歷、學(xué)習(xí)成績(jī)、實(shí)習(xí)經(jīng)歷以及工作經(jīng)歷等等，更為重要的是還能了解到大學(xué)畢業(yè)生的思想狀況以及道德素質(zhì)，情況反映的較為全面。如果一個(gè)用人單位想要對(duì)畢業(yè)生的情況盡快掌握，選擇查閱畢業(yè)生的檔案是最為快捷的途徑。另外，通過查閱畢業(yè)生的檔案還可以幫助用人單位合理配置人才資源。通常而言，大學(xué)畢業(yè)生檔案所反映的員工狀態(tài)和信息是更為客觀、真實(shí)的。這可以為各級(jí)組織和部門制定合理的人力資源戰(zhàn)略提供有效的依據(jù)。通過對(duì)檔案的查閱，幫助用人單位及時(shí)發(fā)現(xiàn)人才、選拔人才、分配人才，將人的能力發(fā)揮到最大。

2 大學(xué)畢業(yè)生棄檔的風(fēng)險(xiǎn)源

2.1 從國家方面入手分析，隨著棄檔現(xiàn)象的不斷增加，構(gòu)建和諧社會(huì)的步伐會(huì)受到影響

在新的歷史時(shí)期，大學(xué)生就業(yè)工作和整個(gè)國家的穩(wěn)定密切相關(guān)，怎樣以合理的方式最大限度地保障畢業(yè)生的權(quán)利，促使大學(xué)生更好就業(yè)是現(xiàn)在政府和社會(huì)共同關(guān)注的焦點(diǎn)和重點(diǎn)問題。隨著棄檔問題的出現(xiàn)和不斷蔓延，在一定程度上反映了中國現(xiàn)有就業(yè)保障體制中存在漏洞，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度分析，這不利于學(xué)生未來生活和工作的發(fā)展。

2.2 從個(gè)人角度入手分析，棄檔可以影響到自身工齡計(jì)算、轉(zhuǎn)正等工作的開展

根據(jù)現(xiàn)有的政策，應(yīng)屆畢業(yè)生即使沒有找到工作，但是只要將檔案轉(zhuǎn)入人才市場(chǎng)做人事代理就可以了，在人事代理的這段時(shí)間工齡計(jì)算、轉(zhuǎn)正、調(diào)資等事宜都是可以正常辦理的。許多畢業(yè)生因?yàn)閷?duì)這個(gè)政策了解不夠，所以在就業(yè)之后沒有在第一時(shí)間辦理人事代理等相關(guān)手續(xù)，限制了自身工齡、養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)年限等的認(rèn)定，造成了很大的損失。

2.3 從社會(huì)層面進(jìn)行分析，棄檔者的失信導(dǎo)致檔案管理部門承擔(dān)著高額的管理成本

隨著棄檔、死檔現(xiàn)象的增加，導(dǎo)致人社局的檔案管理部門承擔(dān)著大量的人力、財(cái)力和精力開展管理工作，目前已經(jīng)苦不堪言，但是這種惡劣的情況卻還在繼續(xù)。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，人社局檔案管理部門只要接收到檔案，即使本人沒有辦理相關(guān)的手續(xù)，該部門還是要先開展管理工作，不能將檔案退回或者是銷毀。因此，許多大學(xué)生在質(zhì)疑檔案管理部門為什么收費(fèi)過高的問題時(shí)要多從自身找原因。

3 畢業(yè)生檔案風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警管理對(duì)策

3.1 人社局檔案管理部門應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范管理的原則，靈活收取相關(guān)的費(fèi)用

對(duì)于存在大量棄檔現(xiàn)象的地區(qū)，此地區(qū)的人才市場(chǎng)檔案管理部門一定要對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行規(guī)范性管理，并且還要及時(shí)和當(dāng)事人聯(lián)系，與此同時(shí)，對(duì)于部門所保管的棄檔、死檔等都要妥善安置。另外，結(jié)合當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況看選擇降低管理費(fèi)用或者是不收管理費(fèi)用的方式能夠?qū)墮n問題的蔓延速度降下來。比如，現(xiàn)在已經(jīng)有一些省市開始嘗試著對(duì)應(yīng)屆生不收檔案保管費(fèi)，這是值得各個(gè)地區(qū)學(xué)習(xí)和借鑒的。除此之外，為了更加有效地解決大量棄檔問題引起的無法收取保管費(fèi)用的問題，我們可以嘗試著將收費(fèi)的環(huán)節(jié)提前，換句話說，在學(xué)生畢業(yè)之前由學(xué)生代為簽人事代理合同并且收取相關(guān)的費(fèi)用。

3.2 對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行改革，重新樹立人事檔案形象

通過分析現(xiàn)有的大量棄檔現(xiàn)象，從深層次進(jìn)行挖掘，我們國家相關(guān)的人事制度和檔案制度肯定都存在各種各樣的問題。人事檔案面對(duì)新的形勢(shì)下人事制度改革的特點(diǎn)該怎樣適應(yīng)，對(duì)現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行改革，是值得我們不斷深究的。具體來講，可以從以下幾個(gè)方面著手改革：首先，不斷強(qiáng)化人事檔案在用人環(huán)節(jié)上的作用，現(xiàn)在我們實(shí)行的用人程序是先簽約再調(diào)檔，但是卻導(dǎo)致出現(xiàn)檔案可調(diào)檔或者是不調(diào)檔的現(xiàn)象，模棱兩可讓人無所適從。對(duì)于這種問題，各個(gè)用人單位在用人時(shí)一定要堅(jiān)持調(diào)檔之后再簽約，調(diào)檔審查優(yōu)先于簽約階段，之前出現(xiàn)的無檔調(diào)檔或者是重新建檔的方式都是必須要避免的；其次，個(gè)人在交納社會(huì)保險(xiǎn)或者落戶的時(shí)候，必須由檔案管理部門出具人事代理合同，這樣可以幫助我們?cè)黾訖n案在個(gè)人活動(dòng)中的約束力；第三，和全國各個(gè)高校的招生電子檔案結(jié)合起來，建立起流動(dòng)性且透明度高的個(gè)人電子檔案賬戶，并且要加入誠信記錄，邀請(qǐng)個(gè)人參與更新、監(jiān)督其中的信息。

3.3 社會(huì)、高校等相關(guān)職能部門要加大對(duì)畢業(yè)生檔案相關(guān)政策宣傳的力度

想要從根本上解決棄檔問題還是要從提升畢業(yè)生檔案意識(shí)方面下功夫，以政策宣傳的方式可以幫助我們達(dá)到此效果。關(guān)于檔案的作用、各類人事代理的相關(guān)政策都是我們要進(jìn)行政策宣傳的主要內(nèi)容。政策宣傳的主體是高校和相關(guān)的人社局檔案管理部門。宣傳的對(duì)象可以鎖定各大高校畢業(yè)生，將其作為宣傳的主體對(duì)象，而在校生是關(guān)鍵被宣傳對(duì)象。宣傳的方式是比較多的，尤其隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的推廣與普及，有效增加了我們的宣傳方式。現(xiàn)在比較容易被學(xué)生接受的載體包括網(wǎng)絡(luò)、宣傳單以及微博等等。

3.4 建立全國聯(lián)網(wǎng)，省、市、縣、學(xué)校多方共同參與的畢業(yè)生檔案查詢綜合系統(tǒng)

通過觀察我們發(fā)現(xiàn)，在棄檔的一些畢業(yè)生中，很大一部分學(xué)生是因?yàn)楫厴I(yè)多年之后，不知道自己的檔案現(xiàn)在處于什么地方進(jìn)行保管，并且找不到合適的渠道進(jìn)行查找。面對(duì)這個(gè)問題，我們應(yīng)該進(jìn)一步升級(jí)畢業(yè)生檔案網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，畢業(yè)生只要輸入相關(guān)的信息，就可以準(zhǔn)確地知道自己檔案現(xiàn)在的處理情況，一方面滿足畢業(yè)生隨時(shí)可以查找到自己檔案取向的要求，另一方面還大大降低了檔案管理人員的工作量。所以，現(xiàn)在我們可以嘗試建立全國聯(lián)網(wǎng)，省、市、縣、學(xué)校多方共同參與的畢業(yè)生檔案查詢綜合系統(tǒng)，盡可能避免畢業(yè)生棄檔問題的發(fā)生。

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