信息化建設對內(nèi)部控制的影響

陳聰

摘要：本文從餐飲企業(yè)當前存在的內(nèi)控管理問題出發(fā)，從環(huán)境、活動、交流、監(jiān)督、風險五個角度研究信息化建設對企業(yè)內(nèi)部控制的影響，并給出企業(yè)內(nèi)部控制的信息化優(yōu)化策略，希望能為餐飲從業(yè)者提供一定的借鑒和參考。

關鍵詞：信息化建設;內(nèi)部控制;餐飲企業(yè)

一、餐飲企業(yè)的管理特點及其存在的內(nèi)控問題

餐飲行業(yè)屬于勞動密集型產(chǎn)業(yè)，存在頻繁的資金交易行為，并且大量的操作流程都是以手工方式實現(xiàn)，操作信息管理相對復雜，且出錯頻率較高，極大地增加了企業(yè)的內(nèi)控管理難度。加上大多數(shù)客戶信息無法長久保留，更缺乏全面的數(shù)據(jù)整合分析，無法為企業(yè)的經(jīng)營管理提供有效的指導信息，企業(yè)管理者也就不能有針對性地制訂市場營銷方案和內(nèi)控改善措施，限制了企業(yè)的發(fā)展空間。傳統(tǒng)的餐飲企業(yè)的內(nèi)部控制主要從經(jīng)理人員管理和運營過程管理兩個方向出發(fā)。通過對經(jīng)理人員加強管理實現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)控制，但其缺陷在于經(jīng)理人的管理權(quán)限過大，如果用人不當或者經(jīng)理人管理經(jīng)驗不足，直接影響到企業(yè)內(nèi)部的運營效率;運營過程控制則是對企業(yè)日常的采購、加工、生產(chǎn)等各個流程實施內(nèi)部控制管理，其問題在于對財務、部門協(xié)作等方面缺乏管理控制，控制范圍不全面，并且在進行內(nèi)控管理時，內(nèi)控的手段比較單一，內(nèi)控規(guī)范標準不嚴密，內(nèi)控的反饋也不及時，使企業(yè)內(nèi)控效率低下，管理風險較大。

二、企業(yè)信息化對內(nèi)部控制的影響

（一）信息化對內(nèi)控環(huán)境的影響

內(nèi)控環(huán)境是指影響企業(yè)內(nèi)控系統(tǒng)運行的多種外界因素的總稱，主要包括內(nèi)控組織結(jié)構(gòu)、內(nèi)控觀念以及相關內(nèi)控制度。實施信息化建設后，內(nèi)控的組織結(jié)構(gòu)會更加扁平化，上下級交流的會更加通暢并且迅速，內(nèi)控的層次減少，效率提高。信息化為企業(yè)的財務管理提供了更多技術管理手段，在應用新技術的同時，企業(yè)的內(nèi)控方式和員工的內(nèi)控觀念也隨之發(fā)生改變，對企業(yè)的管理者來說是一個較大的考驗。因為要求他們充分發(fā)揮示范引導作用，幫助企業(yè)員工樹立正確的內(nèi)控觀念，快速掌握技術方法，形成新的內(nèi)控管理模式。在制度層面，企業(yè)的內(nèi)控制度就要有針對性地結(jié)合新的控制內(nèi)容和控制流程加以調(diào)整和改進，對一些新出現(xiàn)的內(nèi)控環(huán)節(jié)要深入分析其運行特點后制定相關內(nèi)控條例，保障內(nèi)控制度體系的完整性和有效性。而且信息化建設除了在前期引入投入較多外，后期會為企業(yè)節(jié)省大量的成本費用，使企業(yè)資金流相對充裕，能將管理重點轉(zhuǎn)向如人力資源等方面的開發(fā)和優(yōu)化。

（二）信息化對內(nèi)控活動的影響

控制活動指的是企業(yè)進行內(nèi)部控制采取的一系列措施及程序，在信息化建設背景下，企業(yè)財務管理目標發(fā)生了變化，其內(nèi)控目標必然也要做出相應的改變，物質(zhì)資本消耗在逐漸下降，知識資本費用在逐漸上升，因此內(nèi)控活動及其目標也會更多圍繞人力資源等方面展開。并且在控制活動中，各種信息技術的使用也使財務控制的手段更加靈活、多樣，活動前期的風險預防、中期的檢查糾正、后期的評價反饋功能都得到了明顯增強，內(nèi)控活動力度有了顯著提升。

（三）信息化對內(nèi)控交流的影響

信息化建設下財務與業(yè)務的一體化使會計人員從事后的靜態(tài)核算處理逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮械膭討B(tài)核算管理，他們可以實時獲取財務信息，及時發(fā)現(xiàn)財務異常情況，并采取有效措施進行調(diào)整糾偏。調(diào)整的過程是與業(yè)務行為同步進行的，措施滯后的風險性更小，并且這種糾偏控制是在掌握企業(yè)的信息流和物流的情況下與企業(yè)的生產(chǎn)、制造、銷售人員共同完成的，內(nèi)控措施更具全局性，內(nèi)控管理更高效。

（四）信息化對內(nèi)控監(jiān)督的影響

實施信息化建設后，內(nèi)控監(jiān)督的內(nèi)容也發(fā)生改變。如企業(yè)的流程控制是由人工和計算機程序共同完成，在人工方面要減少違規(guī)操作，必須對人工輸入及數(shù)據(jù)查詢等相關權(quán)限加強監(jiān)督控制;程序方面要對計算機程序的運行結(jié)果定期核實，確保系統(tǒng)運行無誤，及時查處系統(tǒng)漏洞。相關數(shù)據(jù)更改要做詳細記錄，并就更改原因及時復核，保障系統(tǒng)數(shù)據(jù)真實、可靠。

（五）信息化對內(nèi)控風險的影響

信息技術的使用在一定程度上擴大了企業(yè)財務管理的范疇，財務人員除了要完成基本的會計核算等工作外，還需完成集成環(huán)境下的許多管理功能，如網(wǎng)上支付，催賬信息的處理，財務信息的查詢和分析等。而這種環(huán)境下企業(yè)面臨的風險也會相應加大，網(wǎng)上信息數(shù)據(jù)作假、人員不按規(guī)定操作系統(tǒng)都有可能加大財務人員的管理負擔。因此，提升財務人員的風險識別水平，提高其信息處理能力，從而有效減少舞弊及操作失誤現(xiàn)象就顯得尤為重要。

三、企業(yè)內(nèi)部控制的信息化優(yōu)化策略

（一）加強供應鏈管理系統(tǒng)的信息化建設

餐飲行業(yè)最重要的就是食品安全管理，對食品源頭進行綜合管理的供應鏈管理系統(tǒng)發(fā)揮著巨大作用。尤其是在餐飲行業(yè)逐步實現(xiàn)從生產(chǎn)到源頭的一體化發(fā)展，供應鏈系統(tǒng)管理的功能作用也就更為突出。當前許多餐飲企業(yè)在供應鏈系統(tǒng)中引入了類似ERP操作管理系統(tǒng)，規(guī)范了管理流程，強化了系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能。以采購環(huán)節(jié)為例，以往的供應商的選擇都是通過人員手工記錄整理其產(chǎn)品品質(zhì)，以及通過供應數(shù)量及價格等相關信息進行篩選，選擇的主觀性較強，也容易出現(xiàn)一些不法人員的貪污受賄現(xiàn)象。而通過信息化后的供應鏈管理系統(tǒng)可將所有信息錄入系統(tǒng)內(nèi)，操作員利用先進的數(shù)據(jù)信息處理工具對數(shù)據(jù)進行整合分析。結(jié)合分析結(jié)果對各供應商進行綜合評分，并以此為依據(jù)考評篩選供應商，使整個管理更加科學、高效，結(jié)果也更為客觀、合理。

（二）基于信息系統(tǒng)建立標準化內(nèi)控體系

標準化內(nèi)控體系包括制定嚴格的信息內(nèi)控制度，構(gòu)建權(quán)責清晰的信息化管理體系、精細化流程管理以及智能化、透明化的結(jié)算管理體系等多方面內(nèi)容。通過規(guī)范操作行為能夠有效地規(guī)避企業(yè)內(nèi)部舞弊、不法謀利的現(xiàn)象，提高管理成效，提升管理效益。構(gòu)建權(quán)責清晰的管理體系是為了強化監(jiān)管機制，解決經(jīng)理人權(quán)限過大的問題，通過明確各崗位管理職責，規(guī)范管理流程，促進運營系統(tǒng)的有序穩(wěn)定。如某食堂實現(xiàn)了食材出入庫全自動化，入庫時通過智能秤稱量并自動更新后臺信息數(shù)據(jù)，不在訂購計劃內(nèi)或數(shù)量超出訂購計劃的食材限制入庫，出庫流程也同樣如此，進出庫過程由專人負責監(jiān)管并做好詳細記錄，并與系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行比對，一旦發(fā)現(xiàn)異常，責任追究到崗到人，能形成有效的信息反饋機制，避免虛假入庫或私自出庫現(xiàn)象，全面把控進出庫管理流程。而在前臺運營環(huán)節(jié)，改變傳統(tǒng)的落座---點餐---結(jié)賬模式，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)電子選餐，后臺廚房自動接收，減少信息傳遞錯誤，提高傳菜速度。引入智盤自主刷卡結(jié)算系統(tǒng)，只要將價位不同的事物放置到射頻式餐盤中，系統(tǒng)就可直接計算出菜價，并在表盤顯示總價和明細，顧客只需刷卡結(jié)付即可。電子票據(jù)由系統(tǒng)自動生成并將統(tǒng)計結(jié)果傳遞給財務信息系統(tǒng)，財務人員根據(jù)信息內(nèi)容進行財務核算，減少了中間環(huán)節(jié)，不僅能降低管理費用，保障收款的準確、高效，還能有效地降低收銀人員舞弊的風險。同時，利用先進的信息技術軟件改變內(nèi)控模式，從經(jīng)營層面來說，改變了單一的訂餐模式。通過建立CRM系統(tǒng)，對一些特定的客戶進行詳細記錄，內(nèi)容包括消費特點、用餐習慣等，在形成一定的數(shù)據(jù)積累后，利用數(shù)據(jù)挖掘等技術手段對數(shù)據(jù)進行整合分析，深入了解客戶信息，從而制定更為精準的營銷策略。該餐廳還借鑒了O2O平臺引入大數(shù)據(jù)分析技術，利用信息化的訂餐軟件低成本、多渠道的開展外賣及宣傳活動，將重點放在在線支付功能改進上，逐步完善了餐廳的付款支付流程，豐富了財務數(shù)據(jù)庫，并且將各時段、各季節(jié)、各人群的消費信息自動整合，推出符合消費者用餐偏好的餐品，極大地提升了餐廳的經(jīng)營效益。

四、結(jié)束語

總之，信息化對餐飲企業(yè)長久的生存發(fā)展至關重要，各企業(yè)一定要引起重視，加快建設腳步，全面提升企業(yè)的信息化內(nèi)控管理水平。

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