淺析新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作

李國英

摘 要：在新形勢下要想高效的開展機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作，首先就需要找出目前在事業(yè)單位，人事檔案管理過程中所存在的問題，針對這些問題進(jìn)行有效地改善，才能從根本上提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率。

關(guān)鍵詞：新形勢，機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人事檔案，管理工作

1 目前機(jī)關(guān)單位在新形勢下人事檔案管理工作中所存在的問題

機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理制度的制定過程中，需要充分地注重人事檔案管理的質(zhì)量，朝著智能化、專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化的方向進(jìn)行發(fā)展。但是目前機(jī)關(guān)事業(yè)單位在人事檔案管理工作中仍然存在著一些不容樂觀的現(xiàn)象，阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的質(zhì)量。其中主要包括以下幾個方面：

1.1 檔案管理模式陳舊

隨著信息技術(shù)及社會的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)沒辦法適應(yīng)社會的發(fā)展了，現(xiàn)在的機(jī)關(guān)單位人事檔案管理，更多的是需要借助互聯(lián)網(wǎng)信息，進(jìn)行信息化數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。但是目前有很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位并沒有意識到這個觀念，在人事檔案管理過程中仍然采用著最為傳統(tǒng)的檔案記錄管理模式，這種模式不僅缺乏創(chuàng)新精神，而且還很難與社會接軌，嚴(yán)重的影響到人事檔案管理質(zhì)量。據(jù)稱，某部門曾做過一次調(diào)查，對近3000名的干部的“三齡一厲”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）逐一審查，盡消耗了一月之余的時間才完成調(diào)查，而造成這樣現(xiàn)象的原因就是人事檔案管理未及時更新，在檔案儲存過程中仍然使用著最傳統(tǒng)的檔案記錄模式，而這樣的模式在資料查詢過程中，需要耗費(fèi)大量的人力和精力。

1.2 人事檔案管理工作人員的素質(zhì)不高

因為檔案管理的這一項工作缺乏相應(yīng)的技術(shù)性和創(chuàng)新性，這也就造成了缺失專業(yè)管理人員的狀況，許多人員并沒有接受相應(yīng)的培訓(xùn)及技術(shù)指導(dǎo)就直接上崗，導(dǎo)致人事檔案管理人才缺乏相應(yīng)的工作技能。在信息飛速發(fā)展的今天專業(yè)的檔案管理人才顯得尤為重要，因為隨著信息技術(shù)在工作中的不斷滲透，不專業(yè)的人才很難適應(yīng)工作的強(qiáng)度，導(dǎo)致機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作效率沒辦法得到保證。例如，在日常機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作過程中，人事檔案的管理工作人員大多都是由內(nèi)部科室重組以及人員競爭上崗。而這些人事檔案管理人員并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對待檔案保管的重要性、保管要求以及檔案材料的收集，整理，歸檔等業(yè)務(wù)都不是很了解。所以在日常等管理工作過程中很難高效地完成工作任務(wù)。

2 新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的策略

2.1 提高管理人員對待檔案存儲工作的重視

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作過程中，首先就要相關(guān)人員能夠充分地對檔案管理工作提起充分地重視。了解檔案管理對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位在日常工作過程中的重要作用，端正工作人員在檔案管理過程中的態(tài)度，只有這樣才能夠潛移默化的讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事部門的工作人員對待檔案管理工作提起充分地重視，以此從根本上保證人事檔案管理的質(zhì)量。除此以外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位還需要為人事檔案管理部門提供相應(yīng)的人力資源設(shè)備，以及充足的資金等，從外部條件上來滿足人事檔案管理部門的管理需求，以保證他們的管理質(zhì)量。例如，管理人員在制定機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理策略的過程中，應(yīng)該將管理深入的落實到各項管理工作的細(xì)節(jié)之中，避免管理工作只是形式化。同時還應(yīng)該采取相應(yīng)的激勵制度，以這樣的方式來充分地調(diào)動管理人員的價值，激發(fā)管理人員認(rèn)真進(jìn)行管理工作的積極性。在這個過程中相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)就需要對人事檔案管理工作表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行相應(yīng)的獎勵。而對于檔案管理工作中出現(xiàn)相應(yīng)錯誤的職工進(jìn)行懲罰，這樣就可以端正他們對待管理工作的態(tài)度，促使他們能夠以最佳的狀態(tài)進(jìn)行人事檔案管理工作，以此逐步的提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的質(zhì)量。

2.2 提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作中，人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)會直接影響到人事檔案管理工作的質(zhì)量，所以機(jī)關(guān)事業(yè)單位就需要注重人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以達(dá)到提升人事檔案管理工作質(zhì)量的目的。例如，在日常機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作過程中，機(jī)關(guān)單位就可以適時的組織管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，以此來不斷地增強(qiáng)檔案管理人員的工作素質(zhì)，以保證檔案管理工作的高效進(jìn)行。培訓(xùn)完成以后就可以對管理人員進(jìn)行相應(yīng)的知識考核來檢驗培訓(xùn)的成果，最主要的還是通過考核能夠及時的找到，管理人員在日常工作過程中的薄弱之處，方便檔案管理人員能進(jìn)行針對性的改善，以此讓人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠得到根本上的提升。除此以外，事業(yè)部門也需要充分地提起對人事檔案管理工作人員的重視，以保護(hù)他們在工作過程中的積極性，促使他們在工作過程中能夠形成一個端正的工作態(tài)度，進(jìn)而達(dá)到保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作效率的目的。

2.3 在檔案管理工作過程中融入先進(jìn)技術(shù)

隨著信息化時代的到來，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作過程中，也需要與時俱進(jìn)的更新管理技術(shù)，科學(xué)合理的運(yùn)用計算機(jī)進(jìn)行輔助人事檔案管理。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理過程中，運(yùn)用計算機(jī)管理技術(shù)具有相對較強(qiáng)的安全性、高效性和專業(yè)性，能夠讓人事檔案管理效率得到整體的提升。例如，在日常機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理過程中，檔案管理工作人員就可以充分地利用計算機(jī)中的檔案管理系統(tǒng)對單位的檔案進(jìn)行信息化的管理，將各部門的人事檔案的數(shù)據(jù)錄入到相對應(yīng)的管理系統(tǒng)中去，這樣進(jìn)行分類儲存，十分方便在今后的工作過程中進(jìn)行查看，而且通過這樣的方式進(jìn)行檔案管理，還會從一定程度上減輕檔案管理工作人員的工作壓力，以此讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作得到高效的開展。

2.4 增強(qiáng)檔案管理項目

在新形勢下為了全面的提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作過程中的全面性，機(jī)關(guān)單位就需要適當(dāng)?shù)脑黾尤耸聶n案的管理項目。因為傳統(tǒng)的人事檔案管理項目已經(jīng)完全跟不上現(xiàn)在社會發(fā)展的腳步了，所以就需要適當(dāng)?shù)貙n案管理項目進(jìn)行調(diào)整。這其中就主要包括了對人事檔案管理工作制度的完善、人事檔案信息的整理、人事檔案的保存以及人事檔案的借閱項目等等，通過增加機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理項目能夠讓人事檔案管理的真實性、有效性以及全面性得到更高效的保證。例如，在日常機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理過程中，一些人因工作需求要借閱人事檔案時，借閱人員就需要出示相關(guān)的借閱證件，證件上嚴(yán)格的注明借閱人的基本信息和借閱范圍以及需要借閱的時間等等，這樣就避免了借閱混亂的現(xiàn)象。除此以外，檔案管理人員還應(yīng)該在計算機(jī)里輸入借閱人的相關(guān)信息查詢借閱人借閱檔案的次數(shù)、借閱檔案的時間、借閱過的檔案內(nèi)容等，以此來保證檔案借閱管理的規(guī)范性。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作過程中，只有將每一項工作進(jìn)行不斷地完善，才能讓工作質(zhì)量得到不斷地保證，也只有這樣才能更快的適應(yīng)現(xiàn)在飛速發(fā)展的社會。

3 結(jié)語

總而言之，在新形勢下機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的高效完成，對于事業(yè)單位今后的檔案管理發(fā)展具有極其重要的意義。因此在機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作過程中，就需要管理人員不斷地發(fā)現(xiàn)，目前人事檔案管理工作過程中所存在的問題，對這些問題進(jìn)行針對性的解決，以此從根本上提升檔案管理效率，讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位能夠緊跟著社會發(fā)展的腳步，不斷前進(jìn)，為今后更好地建設(shè)祖國，服務(wù)祖國打下良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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