司法機(jī)關(guān)案卷檔案保存機(jī)制探討

高苗苗

摘 要：司法機(jī)關(guān)案卷檔案文件形式多種多樣，內(nèi)容復(fù)雜，保存意義大，難度也大，單位應(yīng)打造高素質(zhì)專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)，創(chuàng)新案卷檔案保存模式和管理理念，實(shí)現(xiàn)案卷檔案保存與利用的銜接，提升案卷檔案管理保存水平。

關(guān)鍵詞：司法機(jī)關(guān);案卷檔案;保存機(jī)制;探討

一般來說，司法機(jī)關(guān)是指人民法院，但是從廣義上講，人民法院、人民檢察院、公安部門、司法行政部門都屬于司法機(jī)關(guān)的范疇，因?yàn)檫@些部門的工作性質(zhì)及內(nèi)容不同，所以，在檔案管理上，也存在不同的要求。鑒于司法機(jī)關(guān)的政治性質(zhì)，對于案卷檔案的保存有著極高要求[1]。在信息化及互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下，司法機(jī)關(guān)應(yīng)該合理應(yīng)用現(xiàn)代化科技，優(yōu)化案卷檔案保存機(jī)制，提升檔案保存的可靠性和安全性，同時(shí)優(yōu)化檔案利用率。

1 司法機(jī)關(guān)案卷檔案概述

司法機(jī)關(guān)在日常工作過程中，會(huì)產(chǎn)生大量工作檔案，包括案卷檔案、會(huì)計(jì)檔案、行政檔案、黨建檔案等。其中，案卷檔案屬于訴訟文書檔案，包含訴訟文書、證據(jù)材料等內(nèi)容，是司法機(jī)關(guān)檔案管理部門的重點(diǎn)管理對象。

與其他行政機(jī)關(guān)工作檔案不同，案卷檔案它的本質(zhì)是檔案，是反映人們社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，是法律援助工作的總結(jié)，僅此一份，一旦損壞或丟失，將造成不可估量的損失。而且，案卷檔案除了是一種信息的保存外，還具有持續(xù)的效力，因?yàn)?，按照《中華人民共和國檔案法》、《人民法院檔案管理辦法》等法律法規(guī)的規(guī)定，案件結(jié)束后，案卷檔案即可入檔。但是，案件經(jīng)法院審判后的結(jié)案，并不等同于法律意義上的結(jié)束，按照《訴訟法》所規(guī)定的再審制度，如若案件審判后，出現(xiàn)新的證據(jù)，是可以推翻審判結(jié)果進(jìn)入再審程序的，需要重新開啟原有案件卷宗，持續(xù)更新，完整反映案件的審判過程[2]。

除了保存意義重大外，司法機(jī)關(guān)案卷檔案保存難度也極大。案卷卷宗中包含各類法律文書、證據(jù)材料、法律條文等，文件形式多種多樣，內(nèi)容復(fù)雜，紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、電子檔案共存，保存方法各異，管理難度大。而且，按照《人民法院檔案管理辦法》的規(guī)定，案卷卷宗的保存期限為長期或永久。

2 司法機(jī)關(guān)案卷檔案保存現(xiàn)狀

1）案卷檔案管理人員綜合素質(zhì)不足。司法機(jī)關(guān)工作性質(zhì)特殊，政治地位敏感，工作人員大多為國家公務(wù)員，而且檔案管理工作由書記員、法官助理等兼任，還有一部分是專門聘請的專業(yè)人員，從案卷檔案管理團(tuán)隊(duì)組成上來看，專業(yè)方向不一，很難協(xié)調(diào)好雙方的工作。而且，在信息化時(shí)代，部分案卷檔案為數(shù)字形式檔案，在無紙化辦公要求下，各地紛紛開展檔案管理的信息化建設(shè)，這要求檔案管理人員，能夠掌握基本的計(jì)算機(jī)知識和技能。但是，從目前來看，兼具司法專業(yè)知識、檔案管理知識及信息素養(yǎng)的檔案管理人員，少之又少。兼職檔案管理人員，熟知法律知識，但是缺乏專業(yè)的信息管理知識;專職檔案管理人員，專業(yè)素養(yǎng)過關(guān)，但是法律知識欠缺;而一些工作經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工，可能在常年工作下，法律素養(yǎng)及專業(yè)素養(yǎng)均較高，但是學(xué)習(xí)能力退化，信息素養(yǎng)偏低[3]。

2）保存模式和管理理念落后?，F(xiàn)階段，司法機(jī)關(guān)所采用的案卷檔案保存模式、管理理念較為落后，缺乏大局觀念，重內(nèi)不重外。雖然說，案卷檔案是在司法機(jī)關(guān)審判活動(dòng)中形成的記錄，但是，案卷檔案的利用并不局限于審判業(yè)務(wù)部門，執(zhí)行部門等也可能要利用這些檔案，其他法院及上級法院，由于需要調(diào)取相關(guān)聯(lián)的案例，或者對案件審判展開司法監(jiān)督，調(diào)用相關(guān)案卷檔案。而且，監(jiān)獄管理部門在對在押犯人作出減刑假釋處理時(shí)，檢察機(jī)關(guān)在起訴過程中確認(rèn)案件當(dāng)事人情況時(shí)，也需要用到這些檔案[4]?，F(xiàn)階段的保存模式和管理方法，有違案卷檔案保存和管理的初衷，無法發(fā)揮其信息指導(dǎo)價(jià)值。

3）案卷檔案的保存與利用銜接不足。保存的作用，是為了后續(xù)更好的利用，所以，這是兩個(gè)密切銜接的過程。但是，現(xiàn)階段在司法機(jī)關(guān)案卷檔案管理中，保存與利用明顯脫軌。通常情況下，法院的案卷調(diào)取都比較緊急，為了保證司法效率，案卷調(diào)用、歸檔的信息輸入，通常會(huì)比實(shí)踐更慢一步，很容易發(fā)生紕漏。這一現(xiàn)象的發(fā)生，與檔案保存方式較為傳統(tǒng)有關(guān)，檔案利用信息無法及時(shí)反應(yīng)在管理平臺上，造成了檔案管理的不透明。而且，實(shí)體案卷的利用十分不便，程序繁瑣，而且，在利用過程中，管理難度大，很容易出現(xiàn)各種意外。

3 司法機(jī)關(guān)案卷檔案機(jī)制的構(gòu)建

1）打造高素質(zhì)專業(yè)化檔案管理團(tuán)隊(duì)。針對目前檔案管理人員總體素質(zhì)無法滿足案卷檔案保存要求的問題，司法機(jī)關(guān)應(yīng)該積極作出改變，打造專業(yè)協(xié)調(diào)的檔案管理隊(duì)伍。首先，協(xié)調(diào)好檔案管理部門的工作，合理分工，充分發(fā)揮司法人員對于案卷內(nèi)容的敏感性，嚴(yán)格按照案件進(jìn)程的法律程序，有序存檔，保證檔案內(nèi)容質(zhì)量，便于后期的檔案查詢和利用。充分利用檔案管理人員的專業(yè)度，優(yōu)化檔案保存方式，做好案卷檔案保存工作。其次，為了打造全能型的檔案管理人員，司法機(jī)關(guān)應(yīng)對癥下藥，制定個(gè)性化的培訓(xùn)方案，比如說兼職檔案管理的書記員、法官助理等，需展開展檔案管理專業(yè)教育，幫助其熟練掌握現(xiàn)代化的案卷檔案保存理念和方法。引進(jìn)高學(xué)歷具備較高信息素養(yǎng)的檔案管理專業(yè)人才，并引導(dǎo)其在日常工作中，逐步熟悉法律知識，掌握司法程序，同時(shí)，推動(dòng)專職人員和兼職人員的交流互動(dòng)，互相學(xué)習(xí)，共同提升[5]。

2）創(chuàng)新案卷檔案保存模式和管理理念。要想提升案卷檔案利用率，更好的發(fā)揮其社會(huì)效用，司法機(jī)關(guān)應(yīng)該轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的管理模式，改變各級法院各自管理本院形成訴訟檔案的方法，實(shí)現(xiàn)案卷檔案的集中統(tǒng)一保存管理，實(shí)現(xiàn)資源的共享。國家應(yīng)該充分重視基層法院的案卷檔案保存管理工作，給予足夠的資金支持，讓基層法院能夠健全檔案管理部門，打造現(xiàn)代化案卷檔案保存室，配置足夠的檔案管理專業(yè)人員，為全國司法檔案庫的構(gòu)建，打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，推動(dòng)案卷檔案的數(shù)字化建設(shè)，借助電子卷宗，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的異地共享，加強(qiáng)實(shí)體卷宗的調(diào)用、借閱管理，降低檔案損毀、丟失風(fēng)險(xiǎn)。

3）實(shí)現(xiàn)案卷檔案保存與利用的接軌。司法機(jī)關(guān)應(yīng)該嚴(yán)格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施細(xì)則》、《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《人民法院檔案管理辦法》等規(guī)章制度，完善案卷保存機(jī)制，設(shè)立相對應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)，按照檔案分類和載體差異進(jìn)行案卷檔案保存。為了優(yōu)化案卷檔案的利用，應(yīng)該充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)及設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、攝影機(jī)、掃描儀、專用微機(jī)、空調(diào)、消防設(shè)施等，建立共享數(shù)據(jù)平臺，實(shí)現(xiàn)信息的異地共享，使用者登陸平臺后，輸入關(guān)鍵詞，即可快速查詢找出所需資源，大大提升工作效率。

4 結(jié)語

司法機(jī)關(guān)在審判活動(dòng)中，會(huì)產(chǎn)生大量訴訟文書檔案，案卷檔案就屬于其中的一種，數(shù)量最多，且內(nèi)容最為繁雜，相較于其他檔案，管理難度大，且專業(yè)性較強(qiáng)，需要嚴(yán)格按照相關(guān)準(zhǔn)則進(jìn)行內(nèi)容的采集、整理、分析、保存和利用[5]。隨著時(shí)間的延長，案卷檔案內(nèi)容會(huì)不斷增加，依靠傳統(tǒng)的管理方式，采用原始資料保存的方法，可行性低，很容易出現(xiàn)案卷檔案丟失、損壞的情況。為了形成一個(gè)龐大的案卷檔案庫，相關(guān)部門應(yīng)該借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)案卷檔案的紙質(zhì)化保存和數(shù)字化管理，全面提升案卷檔案管理利用水平。

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