摘 要:社會救助是一項最基礎(chǔ)的社會保障,是社會的“穩(wěn)定器”和“安全網(wǎng)”。社會救助的內(nèi)容具有多樣化,范圍較為廣泛,也涉及到很多的部門,都在為廣大人民更多更好的服務(wù),創(chuàng)造更好的生活環(huán)境。被救助人員的檔案管理決定著社會救助是否能夠起到該有的作用。本文就社會救助檔案管理的現(xiàn)狀,管理體制和原則以及社會救助檔案管理的措施進(jìn)行簡要分析,希望可以幫助社會救助檔案的管理工作順利進(jìn)行。
關(guān)鍵詞:社會救助;檔案管理;措施
1 社會救助檔案管理工作的意義
社會救助檔案是一項歷史數(shù)據(jù),是各類社會救助活動的全面記錄。當(dāng)救助單位想要了解這些信息資源時,這是非常重要的一部分,是救助單位管理工作的良好基礎(chǔ)。同時,社會救助檔案對社會救助信息庫有著重大影響,是實施社會救助行動的保證,是救助單位未來社會救助行為可持續(xù)發(fā)展的有力保證,就有可能發(fā)生的社會救助爭議而言,救助檔案記錄可以在重要時刻發(fā)揮其證明作用,有助于保護(hù)救助單位的權(quán)益,這不僅體現(xiàn)在保護(hù)經(jīng)濟(jì)方面,也有利于社會救助工作穩(wěn)定持續(xù)健康的發(fā)展[1]。社會救助部門還應(yīng)該建立信用體系,社會救助檔案可以證明單位的誠信程度,從而可以樹立救助單位良好的形象,同時,這些檔案資料可以作為單位文化建設(shè)的素材,將救助單位的發(fā)展進(jìn)程全面展示,這樣不但可以得到政府部門的關(guān)注,也會增加工作人員的熱情,并有助于推進(jìn)社會救助工作的開展。
2 社會救助檔案的現(xiàn)狀
有效的社會救助檔案管理是非常重要的,但是由于中國地域遼闊,人員分布廣泛,很難實現(xiàn)統(tǒng)一管理,因此,社會救助的管理已經(jīng)引發(fā)許多問題,各地的管理水平也長短不齊。但是隨著社會救助工作的發(fā)展,根據(jù)相關(guān)案件統(tǒng)計,中國80%的救助部門已經(jīng)開始建立檔案管理,甚至一部分大型的救助單位已經(jīng)建立了內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)。因此,就檔案管理的現(xiàn)狀來說,盡管在不同情況下還存在許多問題,但總體而言,中國的社會救助單位已經(jīng)對救助檔案管理工作有了深刻的認(rèn)識并加以重視。
3 救助檔案管理的體制和原則
3.1 救助檔案管理體制
社會救助檔案是一項專業(yè)的檔案,在促進(jìn)民政領(lǐng)域工作和發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。而民政社會救助檔案是基于國家檔案部門的管理,并由民政部門指導(dǎo)。社會救助檔案管理的體制有三點:第一是城市居委會和鄉(xiāng)鎮(zhèn)村民委員會要積極協(xié)助上級政府部門管理其下的社會救助檔案。二是各個民政部門、救助站以及街道辦事處應(yīng)聘用檔案專業(yè)管理人員來負(fù)責(zé)救助檔案的整理,存檔和管理工作。第三點是要促進(jìn)檔案管理部門和民政的合作工作,結(jié)合當(dāng)?shù)貙嶋H狀況,建設(shè)符合本地區(qū)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和制度,為下級部門管理社會救助檔案提供幫助。
3.2 救助檔案管理原則
社會救助的內(nèi)容非常多,因此檔案管理工作必須基于一定的原則,只有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一,管理工作才會變得高效便捷。
1)依法管理。社會救助檔案是屬于專業(yè)檔案,在進(jìn)行檔案管理的過程中,要依據(jù)相關(guān)法律進(jìn)行管理,這就需要民政部門和國家檔案管理部門共同努力,積極進(jìn)行調(diào)查研究,制定出切實可行的管理法規(guī),真正實現(xiàn)社會救助檔案管理有法可依,完善社會救助檔案管理體制。
2)分級管理。在社會救助檔案管理過程中,需要堅持分級管理的原則,國家、地域、地方各級部門之間相互劃分檔案管理職責(zé),各級之間相互配合,上級指導(dǎo),使社會救助檔案的管理合理有序進(jìn)行。要真正做到在社會救助檔案管理中,各司其職保證檔案管理進(jìn)程的持續(xù)安全有效。
3)分類管理。首先是較簡單的救助檔案,例如臨時救助,特困救助、救災(zāi)等類型,這些部分都是經(jīng)過批準(zhǔn)后直接給予救助金,因此是非常簡便的。另外一種類型是比較繁瑣的,特困人群最低生活保障的救助工作,因為這些接受最低生活保障救助的人群是在不斷變化,因此這一過程是一個繁重且不斷變化的過程,在記錄檔案時就會非常麻煩,也要特別仔細(xì),認(rèn)真的記錄以防止出現(xiàn)漏洞。最后一個類型是社會上的流浪人員、乞討者的社會救助,這些人員的流動性非常大,也無法準(zhǔn)確確認(rèn)其身份,對于他們的救助依照我國的相應(yīng)規(guī)定政策,這一類人群的救助可以不必進(jìn)行檔案記錄,所以相應(yīng)的檔案管理制度和原則可以對其不成立[2]。
4 社會救助檔案管理的有效措施
4.1 完善檔案管理制度,規(guī)范檔案管理
規(guī)章制度是檔案管理的基礎(chǔ),可以使得管理工作很系統(tǒng)的完成。因此,建立合理有效的管理系統(tǒng)是很有必要的,包括信息采集制度、存檔制度、保存制度以及查閱制度等一系列的規(guī)章制度,建立一個全方位的管理體系。明確社會救助檔案管理的工作內(nèi)容和職責(zé),明確處理標(biāo)準(zhǔn)并闡明程序。在系統(tǒng)形成的基礎(chǔ)上,考慮制度的實施程度更為重要,根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)章規(guī)定,定期檢查檔案管理制度在各個社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的執(zhí)行情況,并要求所有社區(qū),鄉(xiāng)鎮(zhèn)都按照系統(tǒng)規(guī)則收集和管理檔案資料,確保社會救助檔案可以客觀、準(zhǔn)確的反應(yīng)真實情況,更好的推進(jìn)社會救助檔案管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化進(jìn)行。
4.2 資料定期更新,細(xì)致管理
慈善救助、低保戶通常以家庭為單位,實施一個家庭一個存檔模式,五保、優(yōu)撫對象、醫(yī)療救助普遍采取以人為單位,實行一人一個存檔模式。提交檔案信息時,確保保單提交的申請表、批準(zhǔn)表、個人證件、收入證明以及申請所需要的其他材料等全面、真實有效,按照規(guī)范要求粘貼整齊。在存檔時必須完整的裝訂成冊,使用規(guī)定的文件盒并執(zhí)行編號管理。定期組織更新社會救助檔案,更新不必要的和過時的信息,更新家庭地址,收入情況,聯(lián)系方式,家庭成員和其他相關(guān)的社會救助所需要的信息,并及時準(zhǔn)確地了解每個人的真實生活情況。根據(jù)戶主的實際情況,將其分為三類管理,以綠色為代表的管理為一類,一年進(jìn)行一次家庭調(diào)查,真正了解家庭情況,根據(jù)真實狀況進(jìn)行調(diào)整。第二類用黃色標(biāo)記,每六個月進(jìn)行一次家庭調(diào)查,按照規(guī)定完成動態(tài)調(diào)查表,根據(jù)實際情況適當(dāng)調(diào)整救助。第三類則用紅色標(biāo)記,根據(jù)家庭情況包括家庭成員的身體狀況,子女上學(xué)、家庭成員就業(yè)情況等采取動態(tài)監(jiān)測,通過救助對象每月的增加和減少情況調(diào)整檔案資料,以確保保存信息與實際信息保持一致,從而使社會救助檔案管理過程更加標(biāo)準(zhǔn),真實,有序的進(jìn)行。
4.3 檔案管理工作要多元化發(fā)展
社會救助檔案管理工作的開展要求多方面的合作,根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),對檔案進(jìn)行更科學(xué)的管理。在救助檔案管理過程中,檔案部門應(yīng)提供更大的宏觀的技術(shù)指導(dǎo),并進(jìn)行不斷的技術(shù)創(chuàng)新,探尋檔案管理的新模式,并充分利用信息技術(shù)來管理應(yīng)用,例如可以創(chuàng)建一個獨立的網(wǎng)站只運行社會救助檔案相關(guān)的搜索和資料,并在網(wǎng)站上面設(shè)置專欄以供實時更新內(nèi)容,也可以在網(wǎng)站上傳播社會救助的知識,或者普及社會救助的檔案知識,這樣社會救助檔案不僅可以保存,而且又向普通民眾提供相關(guān)知識。而且還可以編寫工作手冊,并為每個救助單位編寫管理守則。另外,有必要提高有關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)水平和專業(yè)素養(yǎng),并通過定期培訓(xùn)使他們具有適當(dāng)?shù)膶I(yè)知識。
5 結(jié)束語
新時代的關(guān)鍵任務(wù)是完善和落實社會救助檔案管理系統(tǒng),規(guī)范救助檔案管理,加強(qiáng)檔案信息建設(shè),提高社會救助檔案現(xiàn)代化管理,要做到實時更新定期追蹤,保障每一位有需要的公民都能得到應(yīng)有的救助,促使社會救助檔案管理工作的順利進(jìn)行及持續(xù)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]韓兆妍.探析社會救助檔案的管理[J].傳媒論壇,2019,2(07):163+165.
[2]劉歡.新時期社會救助檔案管理初探[J].內(nèi)江科技,2017,38(08):17-18.
作者簡介
許麗(1978-),女,漢族,副研究館員,大學(xué)本科,研究方向:社會救助檔案管理。