事業(yè)單位人事檔案主要信息審核認(rèn)定工作分析

劉昆 溫雪梅

摘 要：事業(yè)機構(gòu)內(nèi)部人事檔案屬于國內(nèi)人事管理活動的一項關(guān)鍵內(nèi)容。文章通過介紹人事檔案重要內(nèi)容審查存在的問題，提出了人事檔案重要內(nèi)容審查認(rèn)定辦法、標(biāo)準(zhǔn)以及依據(jù)，且就做好人事資料重要內(nèi)容審查認(rèn)定活動提出了科學(xué)措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案;重要信息;審查認(rèn)定

審核人事檔案是單位員工考察、提拔、應(yīng)用干部，評職稱以及辦理退休的關(guān)鍵步驟。為貫徹執(zhí)行從嚴(yán)治黨、嚴(yán)格管控監(jiān)督干部的規(guī)定，黨在2014年10月開始，于全國分三批安排組織人事檔案專門審查活動。其中，三齡、兩歷和一身份屬于這次專項審查的核心。通過長期的努力，職工人事資料“三齡、兩歷、一身份”審查認(rèn)定工作獲得了階段性效果，但在審查階段依舊發(fā)現(xiàn)了很多不足，影響人事業(yè)務(wù)的嚴(yán)肅性與標(biāo)準(zhǔn)性。

1 人事檔案重要內(nèi)容審查中存在的不足

1.1 “三齡”時間不精準(zhǔn)

首先，年齡不精準(zhǔn)，是指人事檔案資料中出生時間前后記錄不相同，與身份證不相同，年齡存在涂改等現(xiàn)象。造成年齡不真實的原因包括：歷史因素長時間沒有調(diào)整;公歷、農(nóng)歷亂用;個人有意調(diào)整;記錄個人檔案資料不仔細(xì)，筆誤導(dǎo)致。其次，黨齡不正確，關(guān)鍵在于入黨記錄時間不同，或是記錄時間錯誤。主觀方面，可能是由于個人對黨計算時間不清楚或有意調(diào)整入黨時間;客觀方面，就是歷史上各個階段黨齡計算方式不同導(dǎo)致。最后，工齡不正確，具體表現(xiàn)為工資表上參與工作時間記錄不同，缺乏工作佐證信息，檔案記錄前后參與工作時間不一樣。導(dǎo)致工齡不正確的原因也許是誤把參與工作時間由轉(zhuǎn)正開始算，亦或是沒有仔細(xì)記錄履歷表等證明信息。

1.2 “兩歷”資料不標(biāo)準(zhǔn)

針對學(xué)歷材料來說，因為沒有及時把獲取的學(xué)歷學(xué)位檔案信息交給人事檔案管理中心，或是檔案沒有隨人走，導(dǎo)致資料遺失等，因此，學(xué)歷入黨資料不齊全，學(xué)歷學(xué)位檔案資料不相同。而工作經(jīng)歷內(nèi)容，就體現(xiàn)為信息不齊全，工作履歷資料不齊全，遺失工作進修等培訓(xùn)進修內(nèi)容，造成工作經(jīng)歷斷開。

1.3 “一身份”佐證信息缺失

單位內(nèi)容職工的干部身份佐證信息缺失現(xiàn)象比較普遍，如缺少派遣證、薪資報酬審批表、任用審批表等。從客觀方面來說，是由于年代過久，機構(gòu)重組時檔案交接不合理、單位檔案者力量分配不夠等造成的;從主觀方面來說，就是事業(yè)單位缺乏高度重視，檔案管理者責(zé)任感不高、工作不仔細(xì)等導(dǎo)致的。

2 人事檔案重要內(nèi)容審查認(rèn)定介紹

2.1 認(rèn)定“三齡”的辦法

第一，出生時間認(rèn)定。在無其他認(rèn)定資料佐證的情況下，原則方面以人事資料中最先記錄出生時間的信息認(rèn)定為基礎(chǔ)。發(fā)現(xiàn)出生時間項出現(xiàn)涂改情況，要立即到公安部門認(rèn)真核查原始戶籍內(nèi)容認(rèn)定。戶籍信息晚于人事資料形成的，還要找其近家屬和出生證明等各種相關(guān)證據(jù)進行證明，出生時間根據(jù)陽歷日期認(rèn)定。第二，入黨日期認(rèn)定。原則方面以入黨志愿書所記錄的日期為準(zhǔn)，如果記錄的日期和上級黨委標(biāo)注不同，那么以上級黨委標(biāo)注日期為準(zhǔn)。上個世紀(jì)80年代之后的入黨日期以支部大會接收到的預(yù)備黨員那日開始認(rèn)定;黨齡應(yīng)從預(yù)備檔案轉(zhuǎn)成正式黨員那日開始計量認(rèn)定。其余黨派入黨日期認(rèn)定依據(jù)其規(guī)定。第三，參與工作日期認(rèn)定。單位內(nèi)部職工參與工作的日期，以其個人資料上的派遣報到證、公務(wù)員記錄表等原始檔案信息中記錄的原始日期認(rèn)定;派遣報到證和轉(zhuǎn)正定級表不同的，以后者日期認(rèn)定。有了人事代理的員工，根據(jù)其和相關(guān)單位簽署的勞動合約日期認(rèn)定參與工作的日期。

2.2 認(rèn)定“兩歷”的規(guī)定

學(xué)歷審查認(rèn)定由于學(xué)歷獲取日期在參與工作前后而存在差異：參與工作前獲取高等教育學(xué)歷的，是全日制教育，且根據(jù)全日制教學(xué)認(rèn)定，其余則一般以在職教學(xué)認(rèn)定。黨校學(xué)歷確認(rèn)，要整體審查其報考登記表、判斷表與學(xué)歷證明確定。在黨校學(xué)習(xí)進修1.5年以下的，不適合認(rèn)定學(xué)歷[1]。國外發(fā)布的學(xué)歷就以教育中心流行和服務(wù)中心提供認(rèn)證信息認(rèn)定。工作經(jīng)歷，根據(jù)干部履歷表、定級審查表核實認(rèn)定，且不可以產(chǎn)生斷層。產(chǎn)生階段性工作信息缺失的要立即補辦各種佐證信息，且交給組織人事中心審查簽名蓋章后入檔認(rèn)定。

2.3 認(rèn)定“一身份”的標(biāo)準(zhǔn)

社會招錄員工，根據(jù)錄任審批表、任免審批表等確認(rèn)其身份;軍轉(zhuǎn)服務(wù)人員，其身份要以退伍軍人記錄表、軍官任免晉銜報表以及入伍記錄表等信息審查確定;全日制學(xué)生，根據(jù)大學(xué)畢業(yè)生工作通知書、派遣證、轉(zhuǎn)正確定審批表以及薪資報酬審批表等有關(guān)信息審查認(rèn)定。

3 加強人事檔案重要內(nèi)容審查認(rèn)定的策略

3.1 注重資料審查登記

單位內(nèi)部人事檔案管理中心應(yīng)設(shè)置專業(yè)的人事檔案資料審查認(rèn)定服務(wù)小組，通過分管人事業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)作為小組長，管理整個審查認(rèn)定活動的統(tǒng)籌與協(xié)調(diào)，仔細(xì)做好審查前的資料登記任務(wù)。事業(yè)機構(gòu)檔案管理中心和人事部門緊密配合，基于職工的“三齡、兩歷、一身份”等內(nèi)容，記錄事業(yè)機構(gòu)人事檔案審查狀況登記表，給人事檔案資料審查做好準(zhǔn)備工作。

3.2 仔細(xì)做好資料內(nèi)容審查認(rèn)定

事業(yè)單位在組織人事檔案審查工作之前，應(yīng)安排人事檔案資料審查認(rèn)定業(yè)務(wù)小組參加審查業(yè)務(wù)理論培訓(xùn)。如果發(fā)現(xiàn)人事檔案內(nèi)容有缺失現(xiàn)象，立即和人事資料持有者交流，對缺失信息進行增補[2]。如果發(fā)現(xiàn)“三齡、兩歷、一身份”等關(guān)鍵信息內(nèi)容存在問題，要重新審核，并通過審核者提出大致的處理建議，然后交給整個核實認(rèn)定小組集中研究，記錄清晰的事業(yè)機構(gòu)人事檔案核實認(rèn)定表，分別交給本人、審查者與審查認(rèn)定服務(wù)小組負(fù)責(zé)人簽名，存進個人檔案內(nèi)。

3.3 制定審查認(rèn)定機制

事業(yè)機構(gòu)人事檔案內(nèi)容審查認(rèn)定屬于一項持續(xù)性任務(wù)。所以，要健全審查認(rèn)定工作機制，完善審查認(rèn)定行為，提高審查認(rèn)定結(jié)果的公平性、客觀性，真正實現(xiàn)對當(dāng)事主體負(fù)責(zé)、對用人機構(gòu)負(fù)責(zé)、對組織負(fù)責(zé)[3]。簡單的說，要健全任前審查機制，指對事業(yè)機構(gòu)新進員工、新提拔員工，主要做好任前人事資料審查，發(fā)現(xiàn)問題，立即處理。另外，要健全審查認(rèn)定申訴體系。在審查認(rèn)定環(huán)節(jié)發(fā)現(xiàn)問題的，如果查證屬實應(yīng)嚴(yán)肅處置。但在查證以前，應(yīng)允許當(dāng)事人以正當(dāng)渠道申訴或是提供各種佐證信息。

3.4 整理要滿足標(biāo)準(zhǔn)

1）檔案清晰，文字公正，沒有粘貼涂改;材料劃分正確，排列正常，層次清晰;內(nèi)容和目錄一樣，材料形成日期記錄無誤，材料類編號與頁碼記錄正確;技術(shù)加工與裝訂滿足要求，沒有亂孔、沒有脫頁漏裝、沒有損壞文字的資料?，F(xiàn)檔案整理不滿足要求的，根據(jù)《干部檔案整理工作細(xì)則》的規(guī)定加以整理。

2）干部檔案審查中根據(jù)規(guī)定要清除的不準(zhǔn)確信息或無需歸檔的信息等，應(yīng)在檔案目錄“標(biāo)注”欄上標(biāo)明清除日期、原因與經(jīng)手人，是個人的退返個人，是組織的退給組織，是能存儲文書資料的存為文書資料，其它能銷毀。

3）檔案管理中心有責(zé)任根據(jù)職權(quán)對入檔信息嚴(yán)格把關(guān)，對新獲取的檔案信息，應(yīng)逐頁逐項核實，保障信息完整、齊全，信息準(zhǔn)確;對資料涂改的，應(yīng)查明責(zé)任;對違背政策規(guī)定及本標(biāo)準(zhǔn)方法的相關(guān)信息應(yīng)進行糾正;對記錄不標(biāo)準(zhǔn)、手續(xù)不齊全的信息，應(yīng)責(zé)成產(chǎn)生材料的相關(guān)部門再次記錄、補辦手續(xù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張苗.人事檔案在機關(guān)事業(yè)單位人力資源管理中的作用[J].中外企業(yè)家，2019（23）：130.

[2]劉艷輝.機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2019（08）：299-300.

[3]梁宇.事業(yè)單位人事檔案主要信息審核認(rèn)定工作研究[J].檔案時空，2019（06）：54-55.