城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題的思考

王洪林

摘 要：隨著我國(guó)科技水平的不斷提升以及國(guó)民經(jīng)濟(jì)的快速增長(zhǎng)，城市建設(shè)取得了顯著的成果，并且在未來(lái)城市建設(shè)也會(huì)朝著更加穩(wěn)定高效的方向發(fā)展。在城市建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生許許多多的檔案，這些檔案不僅見(jiàn)證了城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，而且是城市建設(shè)過(guò)程中有力的數(shù)據(jù)依據(jù)，但是由于這些檔案越來(lái)越多，檔案管理成為了一個(gè)需要重點(diǎn)研究的問(wèn)題。本文將主要闡述城建檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，以及根據(jù)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性具體探討如何進(jìn)行城建檔案管理數(shù)字建設(shè)。

關(guān)鍵詞：城建檔案;管理;數(shù)字化;問(wèn)題思考

隨著我國(guó)城市建設(shè)進(jìn)程的大力推進(jìn)，城建檔案的數(shù)量越來(lái)越多，越來(lái)越復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需要，因此尋找高效的、合理的檔案管理方法是目前需要解決的問(wèn)題。隨意信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)被應(yīng)用到了社會(huì)的各個(gè)方面，數(shù)字化檔案管理方法被應(yīng)用到了城建檔案管理過(guò)程中，這種檔案管理方法和傳統(tǒng)的檔案管理方法相比，具有極大的優(yōu)勢(shì)，它不僅可以保存檔案的完整性和系統(tǒng)性，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案資源遠(yuǎn)距離共享，從而促進(jìn)了城市建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展。

1 目前城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程的問(wèn)題

城建檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，為了使得城建檔案更好的為城市建設(shè)服務(wù)，因此在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中一定要注重它的時(shí)效性，影響它的時(shí)效性的因素有很多，比如科學(xué)技術(shù)的水平、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)的性能等等。城建檔案數(shù)字化建設(shè)必須建立在物質(zhì)載體上，因此物質(zhì)載體的性能會(huì)直接影響檔案的儲(chǔ)存和管理，因此在選擇載體過(guò)程中應(yīng)該選擇使用時(shí)間長(zhǎng)、穩(wěn)定性好的載體。數(shù)字化城建檔案具有穩(wěn)定性差個(gè)安全性差的特點(diǎn)，由于數(shù)字化檔案保存在信息化設(shè)備中，當(dāng)信息化設(shè)備被病毒入侵或者損壞時(shí)，城建檔案會(huì)被破壞，而且很難復(fù)原。雖然信息設(shè)備的保密系統(tǒng)很強(qiáng)，數(shù)字化城建檔案也是不安全的，因?yàn)橐恍┎环ǚ肿訒?huì)利用一些非法的手段進(jìn)入電腦竊取城建檔案，由于城建檔案很容易被拷貝和復(fù)制，這也就進(jìn)步提升了城建檔案的不安全性，因此在建設(shè)數(shù)字化城建檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該選擇良好的信息設(shè)備，穩(wěn)定性好的儲(chǔ)存載體，并且保證檔案管理周?chē)h(huán)境具有極高的安全性。

2 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

傳統(tǒng)的城建檔案管理方法主要是通過(guò)管理人員進(jìn)行分類(lèi)和管理，并且這些文件基本都是紙質(zhì)版的，因此在管理過(guò)程中不僅需要花費(fèi)大量的人力和物力，而且這些檔案保存起來(lái)非常不便，需要占據(jù)很大的空間。傳統(tǒng)的城建檔案在管理過(guò)程中雖然是以分類(lèi)目錄的形式進(jìn)行整理的，但是在查閱過(guò)程中非常不變，并且隨著翻閱次數(shù)的增多，紙質(zhì)城建檔案很容易被破壞。另外，傳統(tǒng)的城建檔案都保存在館內(nèi)，因此無(wú)法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案查看，因此傳統(tǒng)的城建檔案管理方法存在著很多弊端，對(duì)城建檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新成為了未來(lái)城建檔案管理研究的主要方向。數(shù)字化檔案具有共享性、多樣性、經(jīng)濟(jì)環(huán)保的特點(diǎn)，電子文件不僅可以在同一時(shí)間被多個(gè)使用者使用，而且可以被不同使用者下載到u盤(pán)隨時(shí)隨地的觀看，并且可以進(jìn)行復(fù)制存到自己的電腦里，另外，電子檔案可以運(yùn)用信息設(shè)備進(jìn)行遠(yuǎn)距離的快速傳送，對(duì)人們的生活和企業(yè)的發(fā)展具有重要的積極作用。數(shù)字化檔案具有開(kāi)放性、保護(hù)原件性的特點(diǎn)。檔案會(huì)被頻繁的使用，如果是紙質(zhì)版的檔案在長(zhǎng)時(shí)間的使用下，會(huì)嚴(yán)重影響其內(nèi)容的清晰度和完整性，電子文件不僅可以被多個(gè)使用者同時(shí)使用，而且它在使用過(guò)程中它的內(nèi)容基本不會(huì)被損害，因此可以說(shuō)電子檔案具有保護(hù)原件性的特點(diǎn)。電子檔案雖然經(jīng)常會(huì)在日常工作被查看和打印，但是正常的檔案使用行為不會(huì)對(duì)電子檔案的使用壽命造成任何影響，因此建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理顯得尤為重要。

3 城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的主要步驟

3.1 構(gòu)建城建檔案數(shù)字化建設(shè)的具體規(guī)劃

前提的規(guī)劃是一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié)，因?yàn)橹挥凶龊们疤岬囊?guī)劃環(huán)節(jié)，才能確保之后的檔案管理工作順利進(jìn)行。前期的規(guī)劃工作需要花費(fèi)大量的人力和時(shí)間，因?yàn)樾枰阎暗募堎|(zhì)檔案全都轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，所以城建檔案管理人員需要在轉(zhuǎn)化之前對(duì)檔案館的進(jìn)行一次全面徹底的調(diào)查，并且在轉(zhuǎn)化工作中管理人員需要注意力集中，一絲不茍，按照相關(guān)的規(guī)范完成工作。

3.2 構(gòu)建城建檔案數(shù)字化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

數(shù)字化城建檔案的最大的優(yōu)勢(shì)就是具有共享性，因此應(yīng)該構(gòu)建城建檔案數(shù)字化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，比如可以建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的信息化以及管理標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的信息化主要是指一套統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)，它的主要作用是給管理人員在進(jìn)行城建檔案采集信息管理、分類(lèi)等一系列過(guò)程提供一套統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)。管理標(biāo)準(zhǔn)主要是對(duì)城建檔案的接收、管理細(xì)則進(jìn)行明確的規(guī)定，從而便于后期管理工作的進(jìn)行。

3.3 建設(shè)信息檔案管理系統(tǒng)

城建檔案信息管理系統(tǒng)是數(shù)字化城建檔案建設(shè)過(guò)程中的核心，因?yàn)槌墙n案的管理工作都需要利用信息管理系統(tǒng)來(lái)完成，如果沒(méi)有信息管理系統(tǒng)，那么城建檔案管理工作將無(wú)法開(kāi)展，由此可見(jiàn)信息檔案管理系統(tǒng)的重要性。為了提高城建檔案管理工作的質(zhì)量和效率，城建檔案管理部門(mén)應(yīng)該讓專業(yè)的公司開(kāi)發(fā)一個(gè)能夠滿足需求的信息管理系統(tǒng)。信息管理系統(tǒng)的安全性是一個(gè)應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題，如果信息管理系統(tǒng)的安全性不高，那么很有可能導(dǎo)致城建檔案被破壞、丟失，因此應(yīng)該采用身份驗(yàn)證、密碼設(shè)置、訪問(wèn)控制等方式來(lái)增加信息管理系統(tǒng)的安全性。

3.4 建設(shè)信息庫(kù)

信息庫(kù)是城建檔案數(shù)字化管理必不可少的一部分，信息庫(kù)建設(shè)工作主要包括錄數(shù)據(jù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)以及目錄中心等的建設(shè)。為了提高城建檔案管理工作的效率，可以根據(jù)信息類(lèi)型的不同，建立不同特色的信息庫(kù)。

3.5 提高信息檔案的使用率

建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理的主要目的不是為了保存檔案，而是為了確保城建檔案的完整性，供城建部門(mén)以及其他部門(mén)的使用，從而促進(jìn)城市現(xiàn)代化建設(shè)。因此在建設(shè)數(shù)字化城建檔案管理過(guò)程中，相關(guān)人員要根據(jù)不同部門(mén)對(duì)相關(guān)檔案的需求進(jìn)行數(shù)字化管理建設(shè)，從而最大程度地提高信息檔案的使用率，發(fā)揮信息檔案的積極作用。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，建設(shè)城建檔案管理數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的結(jié)果，數(shù)字化城建檔案不僅具有多樣性、共享性的特點(diǎn)，而且具有開(kāi)放性、保護(hù)原件的特點(diǎn)，因此建設(shè)城建檔案管理數(shù)字化對(duì)城市的發(fā)展具有一定程度的推動(dòng)作用。為了能夠使得城建檔案數(shù)字化建設(shè)能夠順利開(kāi)展，相關(guān)人員應(yīng)該從具體規(guī)劃、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理系統(tǒng)、信息庫(kù)以及信息檔案的使用率五個(gè)方面出發(fā)，從而使得數(shù)字化城建檔案更好的為社會(huì)服務(wù)。

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