褚蓮清
摘 要:通過(guò)筆者在工作中總結(jié)的一些實(shí)操經(jīng)驗(yàn),在Excel的幫助下,用自創(chuàng)的方法來(lái)完人事檔案整理的分類、排列、編號(hào)、編目等一系列的工作,改變傳統(tǒng)的人事檔案的整理操作方式,大大提高了檔案整理工作的效率和質(zhì)量。
關(guān)鍵詞:Excel;人事檔案;整理;工作效率和質(zhì)量
人事檔案管理工作分為檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目與檢索、編研、利用等幾個(gè)環(huán)節(jié)。其中檔案的整理工作,就是將零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案,進(jìn)行分類、組合、排列和編目,使之系統(tǒng)化、有序化的一個(gè)業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié)[1—1],是整個(gè)人事檔案管理過(guò)程中的核心內(nèi)容,是提高人事檔案管理的質(zhì)量及效率的前提和基礎(chǔ)保障。
傳統(tǒng)的人事檔案整理方式一般采用將收集的材料排序后逐一插入個(gè)人檔案中,然后進(jìn)行分類、手工編目、電腦著錄目錄這樣一個(gè)工作流程進(jìn)行的。一般單位根據(jù)在職人員的歸檔要求,每年都要把個(gè)人的年度工作考核表、工資變動(dòng)審批表、晉職、入黨等材料歸入到個(gè)人的人事檔案里。
大型的企事業(yè)單位或公司一般購(gòu)置或開(kāi)發(fā)有自己的人事檔案管理系統(tǒng)軟件來(lái)管理人事檔案,而更多的小企業(yè)或公司沒(méi)有專用軟件進(jìn)行人事檔案管理。沒(méi)有專業(yè)的檔案管理軟件的情況下,人事檔案的日常業(yè)務(wù)工作的工作量就相對(duì)巨大。特別是在人員較多的單位,材料種類多、數(shù)量大,且大多是無(wú)規(guī)律排列(除工資變動(dòng)審批表外),將這些沒(méi)有規(guī)律排序的材料逐份著錄、逐份放置到每個(gè)人的檔案中,在實(shí)體操作過(guò)程中將花費(fèi)大量的人力和時(shí)間,且容易發(fā)生插錯(cuò)檔案的情況(這對(duì)檔案的評(píng)級(jí)工作來(lái)說(shuō)是一票否決項(xiàng))。
由于每一個(gè)人的檔案都是獨(dú)立的電子目錄,著錄過(guò)程中快速查找到其電子檔案也是一件麻煩的事情,雖然計(jì)算機(jī)有搜索功能,但是面對(duì)上千人的材料著錄時(shí),不是很便捷準(zhǔn)確。
如何提高歸檔文件整理水平和工作效率,把檔案人員從單調(diào)繁瑣的工作中擺脫出來(lái)?利用Excel基本表的建立,則可快速便捷地完成檔案整理工作。
用Excel 完成人事檔案整理工作的過(guò)程主要有以下幾部分。
1 建立Excel基本表
打開(kāi)Excel,建立建檔人員的基本表?;颈順?biāo)題行一般包括序號(hào)、姓名、檔案號(hào)、卷內(nèi)材料、所在單位、籍貫(便于區(qū)分同名同姓人員)等信息,每種信息各占一列表(表中序號(hào)實(shí)際為檔案排架上的檔案排列序號(hào))。
2 與電子目錄建立超級(jí)鏈接
在基本表的“卷內(nèi)材料情況”單元格下方,選擇一個(gè)“見(jiàn)目錄”單元格,建立一個(gè)超級(jí)鏈接。
具體是利用Excel(插入)菜單中的(超級(jí)鏈接)命令,在打開(kāi)的(插入超級(jí)鏈接)對(duì)話框中,指定要鏈接的文件名,從而使其與事先錄好的個(gè)人電子檔案目錄文檔建立起鏈接。
此外,選定列表中的任意一個(gè)單元格,點(diǎn)擊(數(shù)據(jù))菜單的選擇(篩選)命令中的(自動(dòng)篩選)子命令,即可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)篩選功能。
該功能可以只選擇符合某一特定條件信息,把不符合條件的所有信息全部隱藏起來(lái),從而提高搜索的效率。
3 利用建立好的表格進(jìn)行檔案材料的編碼、錄入和排序
根據(jù)檔案材料情況(單位或姓氏排列),利用“篩選”功能選取單位或姓氏,錄入則集中在所需的范圍內(nèi)。然后點(diǎn)擊該人員的“見(jiàn)目錄”直接進(jìn)入Word或Excel的檔案目錄文件,進(jìn)行材料的編目、編號(hào)、錄入,同時(shí)在紙質(zhì)材料上用鉛筆標(biāo)出排序號(hào)(這里的序號(hào)是檔案排架上的檔案序號(hào),是為了便于將所有材料后續(xù)按序排列后插入檔案盒而設(shè)置的,入檔案盒前需要擦掉)。
按照材料上的序號(hào)進(jìn)行排列后可將材料依次放入個(gè)人的檔案盒中,整個(gè)檔案整理過(guò)程就完成了。
4 其他
基本表中,對(duì)本單位選拔的同一學(xué)校多的可特別備注,包括學(xué)歷、是否黨員、籍貫等都可特別備注。因?yàn)橥粚W(xué)校產(chǎn)生的學(xué)歷類、包括黨員考察類的表格基本上是一致的,如果這類學(xué)生高中期間又是同一地區(qū),那么高中類的檔案材料又基本上是相同的表格材料,因此。在建立新進(jìn)職工的時(shí)候,遇到相同學(xué)校、同等學(xué)歷、黨員、籍貫等(部分相同就可實(shí)現(xiàn)),就可參考現(xiàn)有人員檔案電子目錄進(jìn)行簡(jiǎn)單的拷貝后,修改完成,這樣可大大減少檔案人員對(duì)新進(jìn)人員的檔案著錄的工作量,從而提高了檔案整理和著錄的效率。
這一方法,對(duì)特別熟悉本單位檔案人員情況的檔案人員特別方便。
5 效果分析
通過(guò)建立的Excel基本表幫助,實(shí)現(xiàn)了在著錄過(guò)程中快速點(diǎn)擊直接找到被著錄檔案的電子目錄文件,比計(jì)算機(jī)上的搜索功能找到的檔案電子目錄文件更快速和準(zhǔn)確;第二,在著錄過(guò)程中直接將檔案在庫(kù)房排架上的排序號(hào)標(biāo)注在檔案材料上,依據(jù)排序號(hào)快速排列好檔案材料的順序;擺脫過(guò)去人工到庫(kù)房?jī)?nèi)把沒(méi)有排序的材料分揀到檔案盒中的繁瑣勞動(dòng),簡(jiǎn)化了整理工作程序,提高的檔案整理的工作效率和質(zhì)量;第三,檔案人員不需要把檔案盒從庫(kù)房中拿出來(lái)就可以完成整理、著錄和排序的工作,只是最后才需要在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)把每份材料分裝到檔案盒,避免了檔案反復(fù)拿出庫(kù)房的情況,減少了檔案人員搬運(yùn)的工作量,同時(shí)對(duì)檔案本身也起到了很好的保護(hù)作用。
參考文獻(xiàn)
[1] 常蟲宜? 卿成 羅芳松 .檔案工作基礎(chǔ)講義.P93.