電子檔案自動(dòng)分類鑒定的應(yīng)用研究

摘 要：檔案文獻(xiàn)資料的儲(chǔ)存異常豐富，使用價(jià)值非常高，但是在對(duì)各種不同類型的文獻(xiàn)資料進(jìn)行儲(chǔ)存的時(shí)候，需要的人力、物力普遍比較大，同時(shí)其中的備份數(shù)額也比較多，這樣就無(wú)法保證工作效率。本文針對(duì)電子檔案自動(dòng)分類鑒定的具體應(yīng)用情況進(jìn)行分析，為電子檔案管理水平提升提供有效保障。

關(guān)鍵詞：電子檔案;自動(dòng)分類;分類鑒定;應(yīng)用措施

電子檔案管理工作在以往的開展和具體操作過(guò)程中，通常情況下都是直接由多位管理人員利用人工操作的方式，對(duì)各種不同類型的檔案、文獻(xiàn)、信息數(shù)據(jù)資料資源等進(jìn)行分類和整合。這種傳統(tǒng)的人工管理方法，不僅效率非常低，而且以人工的方式來(lái)進(jìn)行，很有可能會(huì)由于人為因素的影響，導(dǎo)致檔案管理的水平一直無(wú)法得到有效提升，甚至還有可能會(huì)留下一些漏洞問(wèn)題。久而久之，對(duì)我國(guó)當(dāng)前的檔案文獻(xiàn)資料信息的管理、整合和鑒定造成了非常大的影響，甚至電子檔案的利用率也無(wú)法得到有效提升。尤其是在當(dāng)前信息技術(shù)不斷進(jìn)步和快速發(fā)展的背景下，在對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理的時(shí)候，可以利用自動(dòng)化的方式，這樣不僅可以達(dá)到良好的管理效果，而且還可以提高電子檔案的利用率。

1 電子檔案自動(dòng)分類鑒定現(xiàn)存問(wèn)題分析

科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，對(duì)社會(huì)當(dāng)前的很多領(lǐng)域發(fā)展而言，具有非常重要的影響和作用，所以這些高新的科學(xué)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)地方。電子檔案在日常管理過(guò)程中，為了提高管理效率和管理質(zhì)量，將自動(dòng)分類技術(shù)以及分類系統(tǒng)合理的應(yīng)用其中，應(yīng)用效果普遍比較良好。但是電子檔案自動(dòng)分類鑒定系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，也會(huì)受到一些因素的影響，導(dǎo)致其自身存在的問(wèn)題也比較多。由于受到這些問(wèn)題的影響，不僅無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，而且也無(wú)法保證電子檔案資源的時(shí)效性。

1.1 硬件設(shè)備現(xiàn)存問(wèn)題

在對(duì)現(xiàn)階段電子檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)在很多具有綜合性應(yīng)用特征的電子檔案場(chǎng)所，其內(nèi)部的組織體系或者是現(xiàn)有的管理人員水平都不是很理想。與此同時(shí)，無(wú)論是現(xiàn)有的制度或者是人工，都無(wú)法實(shí)現(xiàn)與電子檔案自動(dòng)分類管理體系之間建立良好的配合，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)一致性。甚至在很多關(guān)鍵性的環(huán)節(jié)，還仍然處于非常落后的狀態(tài)，所以很多場(chǎng)所在對(duì)電子檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，仍然選擇利用最傳統(tǒng)的方式，也就是利用人工方式與自動(dòng)分類管理相互結(jié)合的方式[1]。但是這種方法在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中的效果并不好，甚至還會(huì)阻礙電子檔案自動(dòng)分類系統(tǒng)的構(gòu)建和利用。

1.2 無(wú)法及時(shí)轉(zhuǎn)化紙質(zhì)檔案資源

部分檔案信息資源在統(tǒng)計(jì)和具體應(yīng)用過(guò)程中，通常情況下都只有文獻(xiàn)資料的這種存在形式。這種類型的資料無(wú)法直接通過(guò)掃描技術(shù)就可以直接轉(zhuǎn)變成為相對(duì)應(yīng)的電子信息，這些資料具有非常嚴(yán)重的不健全性，而正是由于這種問(wèn)題，對(duì)檔案資源的信息化建設(shè)和發(fā)展造成了非常嚴(yán)重的阻礙影響。比如，在與實(shí)際情況進(jìn)行結(jié)合分析的時(shí)候，發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)階段很多事業(yè)單位在日常運(yùn)作和發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案資源管理的重視程度普遍比較低。還有很多單位并沒(méi)有配置符合實(shí)際要求的設(shè)備、體系，這樣就很難保證電子檔案自動(dòng)分類系統(tǒng)可以真正有效的落實(shí)到實(shí)處。比較常見的日常填寫電子表格，對(duì)員工而言必須要進(jìn)行電子文件備份，但是在具體操作過(guò)程中，更多的是以人工的方式來(lái)進(jìn)行。人工長(zhǎng)期處于一種高負(fù)荷的工作狀態(tài)下，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至還會(huì)導(dǎo)致很多電子信息資源的準(zhǔn)確性受到嚴(yán)重威脅[2]。除此之外，電子檔案管理工作在開展時(shí)，并沒(méi)有與其他部門之間建立良好的合作關(guān)系。很多文獻(xiàn)資料資源只能通過(guò)現(xiàn)實(shí)中的采集方式來(lái)進(jìn)行，比如很多紙質(zhì)資源在搜集和整理時(shí)，就很難將這些資源轉(zhuǎn)化成為電子檔案資源。

2 電子檔案自動(dòng)分類鑒定的具體應(yīng)用措施

隨著高新技術(shù)的不斷進(jìn)步和快速發(fā)展，越來(lái)越多的新型技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中，這些技術(shù)的整體應(yīng)用效果普遍比較良好。電子檔案管理理念的提出以及在現(xiàn)實(shí)生活中的合理利用，不僅可以減輕人工的負(fù)擔(dān)，而且還可以提高電子檔案信息資源的整體利用率。對(duì)于電子檔案而言，要想實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類鑒定，就必須要以自動(dòng)化的方式實(shí)現(xiàn)全方位檔案的編輯、制定和管理。尤其是在管理方面，要制定和落實(shí)符合實(shí)際要求的管理體系，與傳統(tǒng)人工操作方式進(jìn)行結(jié)合，對(duì)現(xiàn)有的管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和優(yōu)化。與此同時(shí)，還要對(duì)一些高新科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行引進(jìn)和利用，這樣可以在其起到良好的輔助作用，對(duì)電子檔案自動(dòng)分類鑒定效率和水平提升而言，具有非常重要的影響和作用。

2.1 全面協(xié)調(diào)電子檔案的分類管理

檔案的分類管理一直以來(lái)都可以被看作是電子檔案管理工作在具體開展過(guò)程中非常重要的環(huán)節(jié)，同時(shí)也是其中必不可少的重要組成部分。所以在日常管理過(guò)程中，為了保證管理效率和質(zhì)量可以得到有效提升，就必須要保證遵循最基本不被改動(dòng)的原則，同時(shí)還要尊重電子檔案原本的發(fā)展態(tài)勢(shì)。對(duì)于電子檔案而言，對(duì)其開展分類管理必須要與電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)同操作，這樣才能夠達(dá)到良好的應(yīng)用效果[3]。某一類電子檔案的分類或者是編輯，通常情況下都會(huì)與其他類電子檔案的管理產(chǎn)生一定的聯(lián)系。所以在這種形勢(shì)下，必須要結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)分類方式進(jìn)行科學(xué)合理的制定和利用，這樣可以促使電子檔案分類的合理性和科學(xué)性。除此之外，在對(duì)電子檔案管理進(jìn)行分類考慮的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)從全局的角度出發(fā)，對(duì)各個(gè)門類在其中的影響和作用進(jìn)行綜合分析，這樣可以從中找到具有系統(tǒng)化、統(tǒng)一化特征的管理分類方式，對(duì)檔案分類工作的有效落實(shí)具有實(shí)質(zhì)性意義。

2.2 結(jié)合具體實(shí)踐與電子檔案分類理論

要想從根本上保證電子檔案自動(dòng)分類鑒定的效果，就必須要保證電子檔案分類本身具有合理性和有效性。在分類時(shí)，要經(jīng)過(guò)統(tǒng)一的布局和規(guī)劃，在理論的基礎(chǔ)上，還要與實(shí)踐進(jìn)行結(jié)合，這樣才能夠保證電子檔案自動(dòng)分類可以真正有效的落實(shí)到實(shí)處。其實(shí)，電子檔案的分類管理與實(shí)踐都是必須要按照規(guī)定的原則來(lái)開展，所以必須要接受全局的統(tǒng)一協(xié)調(diào)和規(guī)劃，不能夠直接對(duì)電子檔案進(jìn)行一些不正確的分類和鑒定。只有這樣，才能夠在實(shí)踐中逐漸建立起符合實(shí)際要求，同時(shí)具有系統(tǒng)性和嚴(yán)謹(jǐn)性特的電子檔案自動(dòng)分類鑒定體系。

3 結(jié)束語(yǔ)

電子檔案自動(dòng)分類鑒定的提出以及相對(duì)應(yīng)模式的構(gòu)建和利用，不僅可以對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題進(jìn)行妥善處理，而且還可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案管理水平的有效提升。在保證電子檔案信息資源利用率得到有效提升的基礎(chǔ)上，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類與鑒定的有效落實(shí)。

參考文獻(xiàn)

[1]陳會(huì)明，史愛麗，王寧，金文光.人工智能在檔案工作中的應(yīng)用實(shí)踐與挑戰(zhàn)——以北京市市場(chǎng)監(jiān)督管理局為例[J].檔案與建設(shè)，2019（07）：53-56.

[2]陶水龍，薛四新，田雷.電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求研究[J].中國(guó)檔案，2019（05）：66-67.

[3]尹愛梅.基于信息化的國(guó)庫(kù)會(huì)計(jì)檔案管理電子化研究[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（22）：163-164.

作者簡(jiǎn)介

吳娜（1980-），女，漢，山西省呂梁市文水縣，本科，館員，研究方向：檔案分類管理保密。