行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設思考

[摘 要]行政事業(yè)單位在我國經(jīng)濟發(fā)展中占有不可或缺的地位。隨著經(jīng)濟的飛速發(fā)展，行政事業(yè)單位的管理模式已偏于落后，以往傳統(tǒng)的方式已經(jīng)不符合社會發(fā)展的需要，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的規(guī)范已經(jīng)成為其發(fā)展的必要途徑，在內(nèi)部控制中采用信息化建設則是重要的組成部分。文章從行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設的意義出發(fā)，分析了行政事業(yè)單位信息化建設的現(xiàn)狀，對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)構建進行研究，為內(nèi)部控制信息化建設提出幾點解決措施，旨在為我國行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設助力。

[關鍵詞]行政事業(yè)單位;內(nèi)部控制;信息化建設

[中圖分類號]F275

1 前 言

隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，市場環(huán)境也在發(fā)生著轉變，行政事業(yè)單位要想在這種條件下尋求發(fā)展，勢必要對其內(nèi)部控制進行完善，運用現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)手段，采用信息化建設的方法實現(xiàn)內(nèi)部管理，這是順應社會發(fā)展的必然趨勢，而如何進行信息化建設，是行政事業(yè)單位管理者一直關注的話題。

2 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設的意義

所謂的內(nèi)部控制，就是單位為了生存，根據(jù)市場環(huán)境而制定的一套管理模式，這種管理模式隨著單位組織結構的變化而改變。我國的行政事業(yè)單位所涉及的領域較廣，存在多種類型，具體細分為事業(yè)單位、行政單位，它是在單位統(tǒng)一領導下，通過組織機構的合理建立、單位制度的制定、措施的實行及工作流程的遵守等這些方式來防范單位存在的潛在風險，以便于履行其單位職能，最終達到管理目標。內(nèi)部控制信息化建設是通過運用現(xiàn)代化的信息手段，與傳統(tǒng)的控制模式相結合，建立起一套科學合理的管理體系。內(nèi)部控制信息化建設的組成分為四個部分，分別是集成化和平臺化的系統(tǒng)架構、環(huán)境信息化、智能化的風險評估、對內(nèi)部控制的監(jiān)督。

3 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設現(xiàn)狀

當前，我國一些行政事業(yè)單位已經(jīng)采用信息化建設來進行內(nèi)部控制，雖然成果顯著，但是事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化水平和會計信息化水平之間仍然存在著一些差距。根據(jù)相關數(shù)據(jù)分析，我國會計信息化水平達到95%左右，而內(nèi)部控制信息化水平僅僅停留在5.7%，行政事業(yè)單位運用信息化手段大多是用辦公軟件以及上網(wǎng)查找資料的階段，并沒有將信息化建成一套內(nèi)部管理體系，而出現(xiàn)內(nèi)部管理人員信息化水平不高、組織機構欠缺、內(nèi)部管理制度有待改進、監(jiān)管辦度不大等現(xiàn)象，這些因素直接影響著行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理質(zhì)量，使行政事業(yè)單位的整體形象降低。

3.1 內(nèi)部管理人員信息化水平不高

在行政事業(yè)單位內(nèi)部，其內(nèi)部管理主要涵蓋兩個方面，第一，在業(yè)務方面的內(nèi)部管理;第二，在組織結構中的內(nèi)部管理。這兩種內(nèi)部管理側重的方向不同，所建立的信息化建設內(nèi)容也應該有所區(qū)分，但是現(xiàn)有的管理模式并沒有細化，一些行政事業(yè)單位內(nèi)部管理混亂，沒有形成先進的管理觀念，管理人員信息化水平整體不高，單位內(nèi)部控制制定的方案沒有切實落到實處，因此建立的信息化管理模式效果不佳。例如，有些行政機構在管理中還在依靠財務管理制度，僅通過之前的一些經(jīng)驗來進行內(nèi)部控制;還有些行政機構雖然建立起了內(nèi)部控制信息化體制，但是建立的體制并沒有考慮到本單位自身的特點，在實際操作過程中存在諸多問題。

3.2 內(nèi)部管理制度有待改進

行政事業(yè)單位內(nèi)部管理制度是單位實現(xiàn)內(nèi)部管理的重要依據(jù)，是信息化建設能否順利推進的必要條件，財政部雖然也制定了《內(nèi)部會計控制規(guī)范》，但這套規(guī)范僅適用于企業(yè)集團中，對行政事業(yè)單位并未起到約束作用，由于信息化建設的提出沒有前期經(jīng)驗作為借鑒，加上單位內(nèi)部財務管理制度不健全，行政事業(yè)單位只能參照國外一些管理經(jīng)驗，這些管理經(jīng)驗并不適應本單位內(nèi)部管理，需要在此基礎上改進和創(chuàng)新。沒有相應的管理制度保障，單位內(nèi)部管理已經(jīng)不符合當今發(fā)展需要，單位內(nèi)部各部門間沒有形成一整套完善的管理模式，極易有違反制度的情形出現(xiàn)，嚴重影響到內(nèi)部管理制度的實行。

3.3 監(jiān)督力度不大

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的監(jiān)管力度不足，導致各崗位間分工不明確，沒有起到互相制約的作用，一方面，管理人員由于敬業(yè)意識弱，對自己要求不嚴格，工作中敷衍了事，只有上級檢查時才能專注些，缺乏執(zhí)行力度;另一方面，從外在因素分析，行政事業(yè)單位主要依靠國家和社會的監(jiān)督，對此也沒有形成監(jiān)督標準，缺乏相互交流，使得外部監(jiān)督效果不佳。因為行政事業(yè)單位工作的特殊性，單位中部分信息存在保密性，雖然在法律法規(guī)約束下，但是也極易出現(xiàn)濫用職權，貪污腐敗的現(xiàn)象。

4 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)構建研究

隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，信息化的優(yōu)勢逐漸顯露出來，運用信息化系統(tǒng)實現(xiàn)內(nèi)部控制使得單位內(nèi)部管理范圍擴大，管理內(nèi)容也涉及各個環(huán)節(jié)，而行政事業(yè)單位在進行內(nèi)部管理時需要應用到信息化，建立核心的管理理念，考慮到整個單位實際情況，建立一套信息化管理系統(tǒng)，應用信息系統(tǒng)對整個單位每種事項進行全方位管理，達到提高工作效率的目的，促進行政事業(yè)單位內(nèi)部管控的發(fā)展。行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)主要從以下幾個環(huán)節(jié)出發(fā)。

4.1 控制對象

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化系統(tǒng)的控制范圍應該集中在單位所有經(jīng)濟活動中，經(jīng)濟活動包含日常采購、財務報銷、各種資產(chǎn)管理等，同時應監(jiān)管這些經(jīng)濟活動運行流程，使行政事業(yè)單位整個財務工作都能夠在控制范圍內(nèi)。在保證日常管理的基礎上，對單位前期預算管理、固定資產(chǎn)管理、日常收支管理形成一套管理系統(tǒng)，將預算與實際發(fā)生額進行比對，以便準確分析資金流動情況，將這些數(shù)據(jù)集中到一起，為管理者決策提供重要依據(jù)。

4.2 采集系統(tǒng)

采集系統(tǒng)的作用是將控制對象里產(chǎn)生的各類信息進行收集，而在行政事業(yè)單位信息化系統(tǒng)中，采集系統(tǒng)將其日常發(fā)生的業(yè)務結果信息歸類收集，收集后將這些信息依照最初設定好的處理原則進行再處理，處理后的數(shù)據(jù)統(tǒng)一保存在固定的數(shù)據(jù)庫中，為下一項工作提供分析數(shù)據(jù)。采集系統(tǒng)在整個信息化系統(tǒng)中發(fā)揮著重要作用，如果這一環(huán)節(jié)的采集數(shù)據(jù)不準確，將直接影響到整個系統(tǒng)運行效果，使分析失去可行性。

4.3 規(guī)則庫系統(tǒng)

規(guī)則庫系統(tǒng)將信息化系統(tǒng)細分為兩塊，分別是非結構化和結構化，它為信息化系統(tǒng)提供內(nèi)部控制準則，是整個系統(tǒng)運行的指引方向，每個單位制定的規(guī)則庫系統(tǒng)都不相同，這個系統(tǒng)要根據(jù)單位自身特點制定相關規(guī)范，每個流程及考核標準均不相同，而在實際操作時，因為每個人對規(guī)則的理解不同，極易出現(xiàn)判斷失誤的情形，所以這一系統(tǒng)的操作需要人為審核。

4.4 風險分析系統(tǒng)

風險分析系統(tǒng)是整個系統(tǒng)的最后一環(huán)，它根據(jù)前期三個系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)對單位經(jīng)濟活動進行比對，分析整個單位風險情況，如果出現(xiàn)較高的風險，及時預警，提醒管理者引起重視，盡早做出判斷處理，為行政事業(yè)單位提供安全保障。

5 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設措施

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化管理系統(tǒng)由眾多模塊組成，每個模塊間互相制約，缺一不可。利用內(nèi)部控制信息化建設來增強行政事業(yè)單位內(nèi)部管控，是促進經(jīng)濟發(fā)展的關鍵環(huán)節(jié)，應該具體從以下幾個方面入手。

5.1 提高內(nèi)部信息化人員思想意識

增強內(nèi)部信息化人員的思想意識，主要有三點。

第一，加強行政事業(yè)單位管理者的思想意識，使管理者發(fā)揮帶頭作用。我國《會計法》規(guī)定，單位的負責人要建立本單位內(nèi)部控制制度，是單位的主要管理者，而行政事業(yè)單位中機關管理者則作為主要管理者，管理者要增強自身內(nèi)控的思想意識、強化單位內(nèi)控管理制度，以此來影響整個單位員工。

第二，在單位內(nèi)部開展信息技術化培訓，指導員工進行信息化學習，提高單位內(nèi)部信息化水平，增強內(nèi)部控制信息化基礎。

第三，提高行政事業(yè)單位員工的法律意識，遵守職業(yè)道德，從而提升整個單位內(nèi)控人員的整體素質(zhì)，使行政事業(yè)單位內(nèi)控信息化建設得到提高。

5.2 完善內(nèi)部控制信息化制度

行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化制度在實行過程中，應該不斷改進完善，借鑒西方發(fā)達國家成功的信息化建設成果，結合本單位自身情況加以改進，建立健全內(nèi)部控制信息化制度，對本單位內(nèi)部控制職位劃分清晰，各職位人員崗位職責要有具體的規(guī)定，運用信息化技術構建內(nèi)控框架，只有這樣，才能順應時代進步與發(fā)展，符合行政事業(yè)單位未來發(fā)展要求。

5.3 提升信息技術應用水平

現(xiàn)階段，我國行政事業(yè)單位的信息技術應用水平薄弱，在日常工作中發(fā)揮的作用不高，不能滿足當前工作需要，僅停留在財務數(shù)據(jù)的處理上;行政事業(yè)單位在進行信息化建設時，可以將最新的信息技術水平應用到日常管理中，將原有的信息技術進行調(diào)整改進，使信息化技術真正應用到內(nèi)部管理中，提高整個單位的工作效率，保障數(shù)據(jù)的安全完整性。行政機關在分析自身存在的問題和需要基礎上，引進國外先進的信息技術和經(jīng)驗，不斷完善本單位內(nèi)部控制信息技術，對信息技術進行創(chuàng)新管理，使內(nèi)部管控工作更加安全，減少風險。

5.4 加強內(nèi)部控制信息化建設監(jiān)督

在將行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化制度完善創(chuàng)新的同時，也要加強對內(nèi)部制度的監(jiān)督管理，保障經(jīng)濟活動順利進行。具體要從以下兩個方面來進行：第一，加強內(nèi)部控制監(jiān)督管理部門建設。在單位內(nèi)部建立審計部門，嚴格把控監(jiān)督職能，對行政事業(yè)單位內(nèi)部重大經(jīng)濟活動和風險較高的事件進行特別監(jiān)督，在實行過程中發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保經(jīng)濟活動安全性;第二，在內(nèi)部控制管理中建立數(shù)據(jù)監(jiān)管平臺，監(jiān)管平臺要建立多樣化的評估標準，對日常經(jīng)濟活動進行實時測評，使行政事業(yè)單位管理部門能夠?qū)崟r獲取有效數(shù)據(jù)和安全報告。

6 結 語

行政事業(yè)單位要根據(jù)市場變化及時調(diào)整自身內(nèi)控制度，運用信息化建設提高內(nèi)部管理水平，不斷增強內(nèi)控人員思想意識，完善內(nèi)部控制信息化制度，提升信息技術應用水平，同時，對內(nèi)部控制信息化建設進行監(jiān)督管理，只有這樣，才能推動行政事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

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[作者簡介]董英慧（1974—），女，漢族，遼寧蓋州人，中國科學院沈陽自動化研究所財務處副處長，高級會計師，學士學位 ，研究方向：會計學。